Quelltext der Seite Speichern in E-Akte (Outlook)

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==Allgemeines==
<imagemap>
Datei:Schriftverkehr_outlook_Speicherdialog_E-Akte.png|

rect 278 32 412 62 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Aktennummer|Eingabe der Aktennummer, zu welcher die E-Mail zur E-Akte gespeichert werden soll.]]
rect 280 64 334 92 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Dokumentenkennzeichen|Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei und von der Kanzlei.]]
rect 337 65 923 93 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Korrespondenzk.C3.BCrzel|Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten E-Mails nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg der E-Mail]]
rect 281 96 899 122 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Beteiligter|Auswahl eines zur Akte gespeicherten Aktenbeteiligten.]]
rect 279 125 918 152 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Bemerkung|Als Bemerkung wird der E-Mailbetreff vorgeschlagen.]]
rect 279 155 918 184 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Schlagwort|Zum schnelleren Auffinden der Mail kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung gewählt werden.]]
rect 280 318 899 422 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#E-Mail.2F_Anh.C3.A4nge|E-Mail/Anhänge]]
rect 287 192 941 220 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Rubrik|Zum schnelleren Auffinden der E-Mail kann zusätzlich eine farbige Rubrik gewählt und der E-Mail zugeordnet werden.]]
rect 286 223 603 250 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Versandweg|Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand der Mail erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.]]
rect 286 256 602 281 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Unterordner|Dient der Wahl des Unterordners, unter dem die E-Mail gespeichert werden soll.]]
rect 276 281 482 310 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Eingangsstempel|Eingangsstempel]]
rect 798 282 900 311 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Vorschau|Vorschau]]
rect 278 426 298 446 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Betreff_E-Mail|Betreff E-Mail]]
rect 277 452 589 481 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Dokumenten_Status|Je nach Dokumenten Status werden die E-Mails in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.]]
rect 278 484 589 514 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Senden_an_Postkorb|Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den Postkorb]]
rect 702 487 824 510 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Sofortnachricht|Sofortnachricht]]
rect 280 519 298 537 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Senden_an_WebAkte|Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.]]
rect 9 546 197 567 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#E-Mail_aus_Outlook_l.C3.B6schen|Löscht die E-Mail nach Speicherung zur E-Akte aus dem Outlook Posteingang.]]
rect 276 546 392 565 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#E-Mail_drucken|Druckt die E-Mail nach dem Speichervorgang zur E-Akte über die in Microsoft Outlook hinterlegten Druckeinstellungen unter Datei/Drucken aus.]]
rect 485 546 641 567 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#mit_Druckeinstellungen|Der Ausdruck der zuvor zur E-Akte gespeicherten E-Mail erfolgt über das RA-MICRO Druckmenü, worüber die Auswahl eines Druckers sowie eines Druckerschachts erfolgen kann.]]
rect 10 590 312 621 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Verf.C3.BCgung|Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.]]
rect 314 590 615 622 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Notiz|Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.]]
rect 617 589 923 622 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Wiedervorlage|Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.]]
rect 326 633 427 666 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#SClip|Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann.]]
rect 427 632 527 665 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Kostenblatt|Kostenblatt]]
rect 529 632 627 665 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Rotzettel|Die gespeicherte E-Mail wird als Anlage dem E-Brief mit E-Rotzettel übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.]]
rect 631 632 728 665 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#E-Versand|Die E-Mail kann über den E-Versand elektronisch, bsw. per E-Brief oder beA, versandt werden.]]
rect 729 632 828 666 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#OK_und_Schlie.C3.9Fen|Der Vorgang wird gespeichert und die Maske geschlossen.]]
rect 830 631 929 666 [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Abbruch_und_Schlie.C3.9Fen|Der Vorgang wird abgebrochen und die Maske geschlossen]]

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==Funktionen im Bearbeitungsbereich==
===Aktennummer===
Eingabe der Aktennummer, zu welcher die E-Mail zur E-Akte gespeichert werden soll.

===Dokumentenkennzeichen===

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als&nbsp;''intern'', ''an die Kanzlei''&nbsp;(a) und ''von der Kanzlei''&nbsp;(v).

[[Datei:Z komfobox.png|link=]] Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht ''Standardtexte'' die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

===Korrespondenzkürzel===

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Sortieren der gespeicherten E-Mails nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg der E-Mail (an die Kanzlei und von der Kanzlei).

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen]auf der Karteikarte ''E-Akte'' nicht gesetzt ist.

[[Datei:Z komfobox.png|link=]] Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht&nbsp;''Standardtexte'' die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

===Beteiligter===
Auswahl eines zur Akte gespeicherten Aktenbeteiligten.

===Bemerkung===
Als Bemerkung wird der E-Mailbetreff vorgeschlagen.

Über die Schaltfläche [[Datei:Z komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

===Schlagwort===
Zum schnelleren Auffinden der Mail kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung gewählt werden.

Über die Schaltfläche [[Datei:Z komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

===Rubrik===
Zum schnelleren Auffinden der E-Mail kann zusätzlich eine farbige Rubrik gewählt und der E-Mail zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche [[Datei:Z komfobox.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Änderungen können auch später im Kontextmenü der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Dokument-Metadaten Dokument-Metadaten] vorgenommen werden.

===Versandweg===
Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand der Mail erfolgt - per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Brief E-Brief], direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''E-Akte'' nicht aktiviert ist.

===Unterordner===
Dient der Wahl des Unterordners, unter dem die E-Mail gespeichert werden soll.

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] angelegt wurden und wenn die zugeordnete [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte_(Einstellungen) Einstellung] der ''E-Akte'' unter ''Allgemein'' bzw. in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''E-Akte'' gesetzt ist.

===Eingangsstempel===
Hierüber kann der Eingangsstempel aktiviert und das Datum eingestellt werden.
Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen.

Die Position des Eingangsstempels richtet sich nach der DIN-Norm für das Brief-Adressfeld, kann bei Bedarf über den Editor (sh. [[Speichern_in_E-Akte_(Outlook)#Vorschau|Vorschau]] ) angepasst werden.

===Vorschau===
Hierüber wird der Editor gestartet und die Position des Stempels kann verändert werden.

Im Editor selbst kann das Eingangsdatum noch einmal kontrolliert und angepasst werden. Bei Auswahl ''Stempel erzeugen'' wird der Stempel an der hinterlegten Standardposition aufgebracht. Per Mausklick auf den Stempel wird der Editiermodus aktiviert und der Stempel kann verschoben und bei Erreichen der gewünschten Position über ''Position speichern'' als neue Standard-Position hinterlegt werden.

===E-Mail/ Anhänge===
''<span style="color: #000080;">- wird derzeit überarbeitet -</span>''

===Betreff E-Mail===
''<span style="color: #000080;">- wird derzeit überarbeitet -</span>''

===Dokumenten Status===

Je nach Dokumenten Status werden die E-Mails in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] bzw. dem [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] in der Reihenfolge ''Überfällig'', ''in&nbsp;Bearbeitung'' und ''Erledigt'' aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten Postkörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick&nbsp;/&nbsp;Touch auf das Statussymbol - z.&nbsp;B. im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] - geändert werden.

===Senden an Postkorb===

Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb].

[[Datei:birne.fw.png|link=]] Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb]eines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] des aktuellen Benutzers..

===Senden an WebAkte===

''Senden an WebAkte'' ist nur möglich, wenn die Akte einer [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/WebAkte WebAkte] zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.

Die Kennung muss zusätzlich in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte&nbsp;''WebAkte'' hinterlegt werden.

===Sofortnachricht===
Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.

Die Sofortnachricht steht nur in Verbindung mit Aktivierung des Postkorbs zur Verfügung.

===E-Mail aus Outlook löschen===
Löscht die E-Mail nach Speicherung zur E-Akte aus dem Outlook Posteingang.

===E-Mail drucken===
Druckt die E-Mail nach dem Speichervorgang zur E-Akte über die in Microsoft Outlook hinterlegten Druckeinstellungen unter ''Datei/Drucken'' aus.

===mit Druckeinstellungen===
[[Datei:Schriftverkehr_outlook_mit_Druckeinstellungen.png|link=]]

Der Ausdruck der zuvor zur E-Akte gespeicherten E-Mail erfolgt über das RA-MICRO Druckmenü, worüber die Auswahl eines Druckers sowie eines Druckerschachts erfolgen kann.

===Verfügung===
Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden. 

[[Datei:Verfügung.ewf.png|link=]]

Die Option ''Senden an Postkorb'' im Dialog ''Speichern in E-Akte'' ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Verfügung Verfügung] definiert wird.

Der Fokus liegt bei geöffnetem Fenster direkt auf der Verfügungsauswahl. Es kann ein Verfügungstext ausgewählt oder händisch geschrieben werden. Neben der Maussteuerung ist auch die Tastaturbedienung möglich. Der Verfügungstext kann mit den Cursor-Tasten ausgewählt werden. Mit der Enter-Taste gelangt man in die nächste Spalte. Die Option ''Sofort'' kann per Leertaste aktiviert oder deaktiviert werden. Dem Verfügungsempfänger wird per ''Sofortnachricht'' das Dokument in den ''Postkorb'' gespeichert. Mit erneutem Enter kann ein Verfügungsempfänger ausgewählten. Das +Symbol zur vorab Speicherung der Verfügung kann ebenfalls mit Enter erreicht und auch gespeichert werden. 

Wurde über die Option ''Standardempfänger für Verfügungen festlegen'' ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.

Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rechteverwaltung_(Benutzerverwaltung) Benutzerverwaltung] voraus.

Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

===Notiz===
Wichtige Informationen zum Dokument können per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Notiz Notiz] aufgenommen werden. 
 
[[Datei:Speicherdialog.Notiz.ewf.png]]

Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.

Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

===Wiedervorlage===
Über diese Funktion wird das Fenster [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Wiedervorlagen Wiedervorlagen] aufgerufen.

==Funktionen in der Abschlussleiste==
===SClip===
[[Datei:Z SClip lang.png|link=]]

Über diese Schaltfläche wird der ''SClip'' Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung der E-Mail als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion ''Senden an Postkorb'' kann der SClip auch in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] gespeichert werden.

===Kostenblatt===
[[Datei:Z_Kostenblatt_lang.png|link=]]

Nach Speicherung der E-Mail erfolgt bei Auswahl der Start des Moduls ''Kostenblatt''.

===Rotzettel===
[[Datei:Z Rotzettel.png|link=]]

Die gespeicherte E-Mail wird als Anlage dem E-Brief mit [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rotzettel#Allgemein E-Rotzettel]
übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.

===E-Versand===
[[Datei:Z E-Versand.png|link=]]

Die E-Mail kann über den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Versand#Allgemeines E-Versand] elektronisch, bsw. per E-Brief oder beA, versandt werden.

===OK und Schließen===
[[Datei:Z_Ok_4.png|link=]]

Der Vorgang wird gespeichert und die Maske geschlossen.

===Abbruch und Schließen===
[[Datei:Z_Schließen_4.png|link=]]

Der Vorgang wird abgebrochen und die Maske geschlossen

[[Category:RA-MICRO Outlookschnittstellen]]