Telefonauswahl zur Akte

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Allgemeines

Einige Telefonanlagen unterstützen die Möglichkeit, Telefonaten einen Code (auch Transaktionscode genannt) zuzuordnen. Auf diese Weise können Telefonate statistisch ausgewertet werden, z. B. wenn man wissen möchte, wie viele Telefonate im Rahmen einer Aktenbearbeitung geführt wurden. Ein Telefongespräch, das auf diese Weise mit einem Code versehen wird, nennt man auch Projektgespräch.

In RA-MICRO haben Sie die Möglichkeit, mit dem Telefon-Assistenten ein Telefongespräch einzuleiten und eine Telefonnummer wählen zu lassen. Dabei können Sie vorher die Aktennummer erfassen, zu der das Telefongespräch geführt werden soll. Die Aktennummer wird dann zu dem Telefonat als Code (bzw. Transaktionscode) gespeichert, so dass Sie den Code nicht am Telefon einzugeben brauchen.

Ablauf

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie in den Einstellungen in der Windows-Systemsteuerung einen Standort RA-MICRO Projekt eingegeben und in den Einstellungen zum Telefon-Assistenten die Einstellung Telefonwahl zur Akte gewählt haben.

2. Wählen Sie nach Aufruf des Fensters für den Telefon-Assistenten im Menü Telefonwahl den Unterpunkt Telefonwahl zur Akte.

3. Es öffnet sich folgendes Fenster:

Sie können nun im Eingabefeld Aktennummer die Aktennummer erfassen, die dem Gespräch, das Sie führen möchten, als Markierungscode zugeordnet werden soll.

4. Sofern Sie eine Akte ausgewählt haben, werden Ihnen hierzu in der Auswahlliste die erfassten Beteiligten angezeigt. Wählen Sie einen angezeigten Eintrag, um die Telefonnummer einlesen zu lassen. Anderenfalls geben Sie die Telefonnummer, die angewählt werden soll, in das Eingabefeld Telefonnummer ein.

5. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit

6. Der Telefon-Assistent versucht nun, eine Verbindung mit der eingegebenen Telefonnummer herzustellen.

7. Nach dem Gespräch müssen Sie ggf. einen besonderen Code eingeben, damit die Zuordnung zur erfassten Aktennummer auch in Ihrer Telefonanlage gespeichert wird. Informieren Sie sich hierzu bitte in der Bedienungsanleitung zu Ihrer Telefonanlage oder fragen Sie Ihren Systembetreuer oder Nachrichtentechniker.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Mit Wahl dieses Buttons wird der Wahlvorgang eingeleitet.

Abbruch und Schließen

Um die Telefonwahl abzubrechen, wählen Sie diesen Button.