Vollzugsdaten erfassen - Abwicklungsdaten individuell erfassen

Allgemeines

Wurde einer Akte bereits eine Checkliste zugeordnet, können den einzelnen Beteiligten über diese Funktion weitere Anschreiben zuweisen sowie die Anzahl der zu druckenden Abschriften oder Ausfertigungen verändern.

Da in obiger Darstellung nicht der gesamte Inhalt der Tabelle angezeigt werden kann ist auf zu klicken, um die restlichen Spalten anzuzeigen.

Funktionen in der Toolbar

Notarauswahl

Klick auf , um eine Liste der Notare zu öffnen. Mit Mausklick auf die entsprechende Zeile den Notar auswählen, zu dem die Auswertungen eingesehen werden sollen.

Aktennummer

Hier ist die Aktennummer einzugeben.

UR-Nr.

Mit Klick auf öffnet sich eine Liste der gespeicherten Urkundenrollen-Nummern. Mit Mausklick auf eine Zeile kann die entsprechende Urkundenrollen-Nummer ausgewählt werden.

vom

Mit Klick auf öffnet sich ein Kalender, in dem das Datum ausgewählt werden kann.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Beteiligte der Akte

Hier ist eine Auflistung der Beteiligten zur gewählten Akte zu sehen sowie Verknüpfungen zu anderen Akten und Angaben zum Kaufpreis. Um eine Auflistung der jeweils zugehörigen Schriftsätze im unteren Bereich des Fensters anzuzeigen, ist die gewünschte Zeile mit einem einfachen Mausklick zu markieren. Um einen Schriftsatz hinzuzufügen, ist das Fenster Abwicklungsdaten mit Doppelklick zu öffnen.

Abwicklungsdaten erfassen

Hier ist zu hinterlegen, ob die jeweiligen Beteiligten weitere Anschreiben erhalten oder ob mit dem Anschreiben eine größere Anzahl an Ausfertigungen übermittelt werden soll.

Schriftsatz

Hier ist die Anzahl der zu druckenden Exemplare des Schriftsatzes einzugeben. Achtung! Wenn die Anzahl der Schriftsätze hier geändert wird, hat eine Änderung dieser Option in den Einstellungen für keinen Schriftsatz dieser Akte mehr Auswirkungen.

Anzahl

Hier ist die Anzahl der zu druckenden Exemplare des Schriftsatzes einzugeben. Achtung! Wenn die Anzahl der Schriftsätze hier geändert wird, hat eine Änderung dieser Option in den Einstellungen für keinen Schriftsatz dieser Akte mehr Auswirkungen.

Phase

Jedem Schriftsatz kann neben der Dringlichkeitsstufe auch eine Bedingung zugeordnet werden. Diese ist ein Verweis auf eine höhere Dringlichkeitsstufe und bewirkt, dass Schreiben mit dieser höheren Dringlichkeitsstufe erst erstellt werden, wenn der Eingang einer Antwort oder der Eintritt einer Bedingung, die mit dem ersten Schreiben angefordert wurde, als tatsächlich eingetreten in den Vollzugsdaten erfasst wird. Das Setzen einer Bedingung muss immer mit einer Frist zur Erfüllung (s.u.) verbunden sein, da vom Programm sonst die Schreiben der nächsthöheren Dringlichkeitsstufe erstellt werden, ohne den Eintritt der Bedingung abzuwarten.

(bisher höchste Phase)

In dieser Tabelle werden die Schreiben zur Akte angezeigt, denen eine niedrigere Dringlichkeitsstufe als dem ausgewählten Schriftsatz zugeordnet ist. Indem mit einem Mausklick ein Häkchen in das Kästchen in der Spalte gesetzt wird Dringlichkeit vorausgesetzt. Hier ist zu bestimmen, dass die Erledigung des betreffenden Schriftsatzes Voraussetzung für den ausgewählten Schriftsatz ist.

Erledigungsfrist

Hier kann bestimmt werden, bis wann der Schriftsatz erledigt sein soll. Dazu kann entweder eine Erledigungsfrist von "X" Tagen/Wochen/ Monaten/Jahren gesetzt oder bei Erledigt bis nach Klick auf aus dem Kalender ein konkretes Datum eingegeben werden.

Erinnerungen mit Erinnerungs- und Anfragemaßnahmen

Hier kann festgelegt werden mit welchem Erinnerungsschreiben an die Erledigung eines Schreibens erinnert werden soll, indem dem Abwicklungsschreiben eine Erinnerungs- und Anfragemaßnahme zugeordnet wird. Wurde eine Erinnerungs- oder Anfragemaßnahme zugeordnet und ist eine gesetzte Antwortfrist verstrichen, erfolgt eine Hinweismeldung bei Programmstart, dass Antwortfristen überzogen sind und Erinnerungsschreiben erstellt werden können. Weiter Hilfe zum Erstellen und Bearbeiten von Erinnerungs- und Anfragemaßnahme gibt es hier [1].

Ausfertigungen/Abschriften

Wenn Ausfertigungen/Abschriften erstellt werden sollen, kann nach Klick auf aus einer Auswahlliste die Art der zu erstellenden Ausfertigung/Abschrift ausgewählt werden.

Erteilt

Hier ist einzugeben, für welchen der Beteiligten die Abschrift oder Ausfertigung erteilt wurde.

Anzahl

Hier ist die Anzahl der zu erstellenden/druckenden Ausfertigungen/Abschriften einzugeben.

Berechnen (Anzahl)

Hier ist die Anzahl der zu berechnenden Ausfertigungen/Abschriften einzugeben.

Vorschau

Hier wird eine Vorschau des oben ausgewählten Schriftsatzes angezeigt. Änderungen am Schriftsatz können hier nicht vorgenommen werden. Dafür ist bitte Textbausteine zu nutzen.

Alle Beteiligten

Schriftsatz

Um die Abwicklungsdaten zu bearbeiten ist auf eine Zeile doppelt zu klicken. Dadurch wird das Fenster [Abwicklungsdaten erfassen] geöffnet, wo es verschiedene Bearbeitungsmöglichkeiten gibt.

Anz.

In dieser Spalte wird die Anzahl der zu druckenden Exemplare angezeigt. Nach Doppelklick auf eine Zeile die Anzahl für einen oder mehrere Schriftsätze geändert, hat eine Änderung dieser Option in den Einstellungen für keinen Schriftsatz mehr Auswirkungen.

Übernehmen

Um einen Schriftsatz in die Akte zu übernehmen, ist mit Mausklick ein Haken in das entsprechende Kästchen zu setzen.

Adressnr.

Dieser Spalte können die Adressnummer des Empfängers des Schriftsatzes entnommen werden.

Phase

Dieser Spalte können die Dringlichkeitsstufen des Schriftsatzes entnommen werden.

Folge

Dieser Spalte kann entnommen werden, ob zu dem Schriftsatz eine Bedingung gesetzt wurde.

Erledigt bis/in

In dieser Spalte wird die Erledigungsfrist bzw. -zeitraum angezeigt.

Erinnerungs- und Anfrangemaßnahmen

In dieser Spalte werden die dem Schreiben zugeordneten Erinnerungs- und Abfragemaßnahmen angezeigt.

Abschriftenart

In dieser Spalte wird die Art der gewählten Abschrift angezeigt.

Funktionen in der Abschlussleiste

Drucken

Druck der angezeigten Liste.

OK

Die Eingabe wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.