Auftraggeberrundschreiben (KTV)

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Allgemeines

Dient der Erfassung der Auftraggeberrundschreibenempfänger. Eingegeben werden die Aktennummern der im Aktenregister gespeicherten Akten.Legen Sie hier fest, ob das Auftraggeberrundschreiben an den ersten Ansprechpartner oder an alle Ansprechpartner, die zu einer Adresse gespeichert sind, versendet werden soll.Aus dieser Auswahlliste können Sie den Briefkopf auswählen, mit dem die Auftraggeberrundschreiben gedruckt werden sollen.Der Betreff für die Auftraggeberrundschreiben kann in diesem Bereich maximal dreizeilig eingegeben werden.Wählen Sie hier den Text aus, der als Auftraggeberrundschreiben verschickt werden soll.Wählen Sie hier die Grußformel aus, die im Auftraggeberrundschreiben verwendet werden soll.Hiermit öffnen Sie ein Fenster, in dem die Möglichkeit besteht, die Liste der zur Verfügung stehenden Standardtexte und die Texte selbst zu bearbeiten.Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach dem Text gesucht werden, der als Auftraggeberrundschreiben verschickt werden soll.Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach der Grußformel gesucht werden, die im Auftraggeberrundschreiben verwendet werden soll.Grenzen Sie bei Bedarf den Empfängerkreis mit Hilfe der Selektionen weiter ein.Im Eingabefeld Name erfolgt eine Auswahl nach dem Empfängernamen. Wird hier ein bestimmter Empfängername, z. B. Müller, eingegeben, wird ein Schreiben an alle Empfänger namens Müller erstellt, deren Adressnummer im Adressnummernbereich gemäß Eingabe im Eingabefeld Adressen vorkommt.In diesem Eingabefeld kann eine weitere Eingrenzung nach einer einzugebenden Postleitzahl oder einem Postleitzahlenbereich vorgenommen werden, z. B. so: 10000 - 10500.Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Kennzeichen 1 in der Programmfunktion "Adressfenster" erfolgen.Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Adresskennzeichen 2 in der Programmfunktion "Adressfenster" erfolgen.Hier erfolgt die Eingabe einer Bemerkung, wie sie im Adressen-Window zur Adresse im Eingabefeld Bemerkung erfasst ist.Bei Wahl dieser Option werden die Eingabefelder für den Betreff ausgeblendet. Die Auftraggeberrundschreiben werden mit den jeweiligen Mandantenbetreffs zur Akte gedruckt.Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Referaten selektieren.Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Sachbearbeitern selektieren.Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Aktenkennzeichen selektieren.Hier erscheint ein blauer Balken, der den Fortschritt bei der Adresssuche anzeigt.Startet die Abfrage entsprechend der vorgenommenen Auswahl und zeigt eine Liste der gefundenen Adressen an.Hiermit wird die Programmfunktion ohne die Erstellung eines Auftraggeberrundschreibens abgebrochen.Schriftverkehr ktv Rundalle.png

Diese Programmfunktion dient der Erstellung von Auftraggeberrundschreiben. Je nach getätigter Auswahl werden im angegebenen Aktennummernbereich alle Akten, die laufenden Akten oder nur abgelegte Akten beachtet.

Funktionen in der Toolbar

Testdruck

Hiermit können Sie einen Testausdruck erzeugen.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Akten <1 /  98 - 50 / 98; 55 / 98>

Dient der Erfassung der Auftraggeberrundschreibenempfänger. Eingegeben werden die Aktennummern der im Aktenregister gespeicherten Akten.

Zur Eingabe der Aktennummern bestehen folgende Möglichkeiten:

  • Eingabe eines Aktennummernbereichs, z. B. so: 1 /  17 - 5 / 17. Die Auftraggeberrundschreiben werden an die Empfänger, die in diesem Aktennummernbereich (sowohl in den laufenden als auch in den abgelegten Akten) als Mandanten gefunden werden, adressiert.
  • Einzelne Aktennummern werden durch Semikolon getrennt eingegeben.
  • Auch gemischte Eingaben sind möglich, z. B. 1 / 17 - 5 /  17; 10 / 17; 1 / 16.

Schreiben an den 1. Ansprechpartner / Schreiben an alle Ansprechpartner

Legen Sie hier fest, ob das Auftraggeberrundschreiben an den ersten Ansprechpartner oder an alle Ansprechpartner, die zu einer Adresse gespeichert sind, versendet werden soll. Standardmäßig wird das Schreiben nur an den ersten Ansprechpartner versendet.

Briefkopf <Nummer>

Aus dieser Auswahlliste können Sie den Briefkopf auswählen, mit dem die Auftraggeberrundschreiben gedruckt werden sollen.

Betreff

Der Betreff für die Auftraggeberrundschreiben kann in diesem Bereich maximal dreizeilig eingegeben werden. Die Zeilen werden jeweils mit TK Enter.png beendet. Die drei Betreffzeilen ersetzen im Briefkopf Texttk[Nr.].rtf, z. B. texttk44.rtf, die Betreffplatzhalter $11, $12 und $18.

birne.fw.png Bei gewählter Option Mit Mandantenbetreff ist die Eingabe der drei Betreffzeilen nicht möglich. Als Betreff wird in den jeweiligen der Mandantenbetreff verwendet.

Textbaustein

Wählen Sie hier den Text aus, der als Auftraggeberrundschreiben verschickt werden soll. Vorgeschlagen werden hier die Kurzbrieftexte textl [Nr.]. Alternativ können Sie auch den Dateinamen des gewünschten Textbausteins in das Eingabefeld der Auswahlliste eintragen.

Dateiauswahl Textbaustein

Schriftverkehr word dateiauswahl.png

Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach dem Text gesucht werden, der als Serienbrief verschickt werden soll.

Grußformel

Wählen Sie hier die Grußformel aus, die im Auftraggeberrundschreiben verwendet werden soll. Alternativ können Sie auch den Dateinamen der gewünschten Grußformel in das Eingabefeld der Auswahlliste eintragen.

3 - Punkte - Button

Hiermit öffnen Sie ein Fenster, in dem die Möglichkeit besteht, die Liste der zur Verfügung stehenden Standardtexte und die Texte selbst zu bearbeiten (sog. Editiermodus). Diese Programmfunktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Administratorrechte haben.

Dateiauswahl Grußformel

Schriftverkehr word dateiauswahl.png

Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach der Grußformel gesucht werden, die im Auftraggeberrundschreiben verwendet werden soll.

Selektionen

Grenzen Sie bei Bedarf den Empfängerkreis mit Hilfe der Selektionen weiter ein.

Name <A - M>

Im Eingabefeld Name erfolgt eine Auswahl nach dem Empfängernamen. Wird hier ein bestimmter Empfängername, z. B. Müller, eingegeben, wird ein Schreiben an alle Empfänger namens Müller erstellt, deren Adressnummer im Adressnummernbereich gemäß Eingabe im Eingabefeld Adressen vorkommt.

PLZ <10000 - 10500; 13507>

In diesem Eingabefeld kann eine weitere Eingrenzung nach einer einzugebenden Postleitzahl oder einem Postleitzahlenbereich vorgenommen werden, z. B. so: 10000 - 10500. Mehrere Postleitzahlenbereiche werden durch Semikolon getrennt, z. B. so: 10000 -  10500; 12200 - 12500.

Adresskennzeichen 1

Schriftverkehr ktv adresskennzeichen1.png

Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Kennzeichen 1 der Programmfunktion Adressfenster TK Adressfenster.png erfolgen.

Adresskennzeichen 2

Schriftverkehr ktv adresskennzeichen2.png

Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Kennzeichen 2 der Programmfunktion Adressfenster TK Adressfenster.png erfolgen.

Bemerkung

Hier erfolgt die Eingabe einer Bemerkung, wie sie im Adressen-Window TK Adressfenster.png zur Adresse im Eingabefeld Bemerkung erfasst ist.

Mit Mandantenbetreff

Bei Wahl dieser Option werden die Eingabefelder für den Betreff ausgeblendet. Die Auftraggeberrundschreiben werden mit den jeweiligen Mandantenbetreffs zur Akte gedruckt.

Referat

Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Referaten selektieren.

Sachbearbeiter

Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Sachbearbeitern selektieren.

Aktenkennzeichen

Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Aktenkennzeichen selektieren.

Fortschrittsbalken

Hier erscheint ein blauer Balken, wenn Sie auf Z Weiter.png geklickt haben. Dieser Balken zeigt den Fortschritt bei der Adresssuche an.

Gefundene Adressen

Hiermit können Sie einen Testausdruck des Auftraggeberrundschreibens erzeugen.Durch Mausklick auf den Spaltentitel der Aktenliste können die Empfänger der Auftraggeberrundschreiben nach Aktennummer, Postleitzahl, Nachnamen oder Bemerkung sortiert werden.Bei Wahl dieser Option werden die Auftraggeberrundschreiben an die Empfänger gemailt, für die eine E-Mail-Adresse gespeichert wurde.Wählen Sie hier, ob das Auftraggeberrundschreiben per E-Mail als Text oder als Dateianhang versendet werden soll. Wenn Sie sich für Dateianlage entscheiden, können Sie noch das festlegen, ob der Text als RTF oder PDF gespeichert werden soll.Hierüber werden Auftraggeberrundschreiben an die Empfänger gefaxt, für die eine Faxnummer gespeichert wurde.Wählen Sie hier, ob das Auftraggeberrundschreiben nach Faxversand unterbrochen werden soll.Bei Wahl dieser Option erhalten Sie nach Ausdruck der Auftraggeberrundschreiben ein Übersicht-Protokoll.Damit wird zu jeder Akte das entsprechende RTF-Dokument in die E-Akte gespeichert. Das Dokument wird aber nur einmal als Muster gespeichert.Hiermit werden zuvor in der Auswahlliste mit der Maus markierte Auftraggeberrundschreiben aus der Auswahl der Empfänger gelöscht.Wechselt zur Auswahl der Empfänger für das Auftraggeberrundschreiben zurück.Hiermit werden die Auftraggeberrundschreiben ausgedruckt bzw., wenn eine Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zur Adresse gespeichert und ein Telefax- bzw. E-Mailsystem eingerichtet ist, an den Empfänger gefaxt/gemailt.Hiermit wird das Erstellen der Auftraggeberrundschreiben abgebrochen.Schriftverkehr ktv Rundalle2.png

Liste der gefundenen Adressen

Durch Mausklick auf den Spaltentitel der Aktenliste können die Empfänger der Auftraggeberrundschreiben nach Aktennummer, Postleitzahl, Nachnamen oder Bemerkung laut Adressfenster TK Adressfenster.png sortiert werden. Einzelne Adressen können vom Versand ausgeschlossen werden, indem das Häkchen Schriftverkehr ktv kaestchenaktiv.png in der betreffenden Adresszeile mit einem Mausklick entfernt wird. Über der Aktenliste wird stets die Anzahl der gefundenen Adressen sowie die Anzahl der möglichen Faxe und E-Mails angezeigt.

Durch Mausklick auf Z Zurück.png kann die Auswahl der Empfänger der Auftraggeberrundschreiben wiederholt werden.

Als E-Mail versenden, wenn E-Mail-Adresse vorhanden

Ist bei Wahl der Option Als E-Mail versenden eine E-Mail-Adresse vorhanden, werden die Auftraggeberrundschreiben nach Mausklick auf Z Start 1.png an die Empfänger gemailt, für die eine E-Mail-Adresse im Adressen-Window TK Adressfenster.png gespeichert wurde. Vorausgesetzt wird hierbei, dass der RA-MICRO Vor-Ort-Partner ein E-Mail-System auf Ihrem System eingerichtet hat.

als Text / als Dateianlage / RTF / PDF

Wählen Sie hier, ob das Auftraggeberrundschreiben per E-Mail als Text oder als Dateianhang versendet werden soll. Wenn Sie sich für Dateianlage entscheiden, können Sie noch festlegen, ob der Text als RTF oder PDF gespeichert werden soll.

Als Fax versenden, wenn Faxnr. vorhanden

Bei Wahl dieser Option werden Auftraggeberrundschreibn nach Mausklick auf Z Start 1.png an die Empfänger gefaxt, für die eine Faxnummer im Adressen-Window TK Adressfenster.png gespeichert wurde. Vorausgesetzt wird hierbei, dass der RA-MICRO Vor-Ort-Partner ein Telefaxsystem auf Ihrem System eingerichtet hat.

Nach Faxversand unterbrechen

Wählen Sie hier, ob das Auftraggeberrundschreiben nach Telefaxversand unterbrochen werden soll.

Protokoll drucken

Bei Wahl dieser Option erhalten Sie nach Ausdruck der Auftraggeberrundschreiben ein Übersicht-Protokoll.

In E-Akte speichern

Bei Auswahl dieser Option wird zu jeder Akte das entsprechende RTF-Dokument in die E-Akte gespeichert. Das Dokument wird aber nur einmal als Muster gespeichert.

Funktionen in der Abschlussleiste

Zurück

Z Zurück.png

Wechselt auf die Seite zur Auswahl der Empfänger für das Auftraggeberrundschreiben zurück.

Weiter

Z Weiter.png

Startet die Abfrage entsprechend der vorgenommenen Auswahl und zeigt eine Liste der gefundenen Adressen an.

Löschen

Z button löschen.png

Hiermit werden zuvor in der Auswahlliste mit der Maus markierte Empfänger der Auftraggeberrundschreiben aus der Auswahl der Empfänger gelöscht.

Start

Z Start 1.png

Hiermit werden die Auftraggeberrundschreiben ausgedruckt bzw., wenn eine Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zur Adresse gespeichert und ein Telefax- bzw. E-Mail-System eingerichtet ist, an den Empfänger gefaxt / gemailt.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png

Hiermit wird das Erstellen der Auftraggeberrundschreiben abgebrochen.