Briefkopf erstellen (Word)
Hauptseite > Schriftverkehr > Word > Briefkopf erstellen (Word)
Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Um nach der Installation von RA-MICRO gleich mit Microsoft Word und der RA-MICRO Word Schnittstelle + (extern) arbeiten zu können, muss zunächst ein Briefkopf erstellt werden. Hierzu steht die Programmfunktion Briefkopf bearbeiten zur Verfügung. Die Erstellung dieses Briefkopfes sollte über den RA-MICRO Vor-Ort-Partner erfolgen. Nachfolgend einige Hinweise zu diesem Thema:
Das Speichern des erstellten Briefkopfes in MS Word muss unbedingt unter dem Dateinamen BK[Nr.].rtf erfolgen. Die hierbei zur Verfügung stehenden Briefkopfplatzhalter sind im Nachfolgenden aufgelistet:
| A U F R U F | E R S E T Z U N G |
|---|---|
| $DINAdresse | Dieser Platzhalter für das Anschriftenfeld ist z. B. im Menü Platzhalter, Wiedervorlagen der Gruppe Einfügen des Word-Menübandes, Hauptregisterkarte RA-MICRO zu finden. Dabei wird ein Textfeld nach DIN 5008 in den Briefkopf eingefügt (Positionsrahmen mit Platzhalter $DINAdresse). Siehe auch unter Adressfeld nach DIN 5008.
|
| $1 | 1. Adresszeile aus Adressfenster (Ausgabe im Adressfeld) |
| $2 | Vor- und Nachname |
| $3 | Straße |
| $4 | Postleitzahl und Ort, Länderkennzeichen (bei ausländischen Adressen) Bei Verwendung des Platzhalters $4 werden bei ausländischen Adressen das Länderkürzel, die Postleitzahl und der Ort in eine Zeile eingelesen. Um den Empfehlungen der DIN 5008 für ausländische Adressen zu entsprechen, werden statt des Platzhalters $4 die Platzhalter $4a und $4b verwendet. $4a erzeugt die Postleitzahl und – in Großbuchstaben – den Ort, das Bestimmungsland wird durch den Platzhalter $4b in der nächsten Zeile ebenfalls in Großbuchstaben eingelesen – das Adressfeld entspricht den DIN-Normen. Der Bestimmungsort sollte bei ausländischen Adressen in der Sprache des Empfängerlandes gespeichert sein, das Bestimmungsland in der deutschen Schreibweise. |
| $4a | Postleitzahl und Ort in Großbuchstaben bei ausländischen Adressen (Der Ort muss bei der Adressanlage in der Landessprache erfasst werden, damit eine Anschrift nach DIN 5008 erstellt wird.) |
| $4b | Bestimmungsland bei ausländischen Adressen / Postleitzahl und Ort bei inländischen Adressen |
| $5 | Adresszusatz oder Abteilung des Ansprechpartners / Ansprechpartner (falls vorhanden - Zeile wird sonst entfernt) |
| $6 | Hierbei handelt es sich stets um das Erstelldatum. Es richtet sich nach dem unter Kanzlei\Allgemeine Einstellungen\1.1 Allgemein\1.19 Format Datum gewählten Format und wird nur einmalig beim Erstellen des Schreibens ersetzt. Für eine gewünschte Aktualisierung des Tagesdatums bei jedem Öffnen des betreffenden Dokuments ist statt des Platzhalters $6 der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der im Word-Menüband über Einfügen, Gruppe Text, Datum und Uhrzeit im gewünschten Format zur Verfügung steht. Ortsangaben im Datum sind bei automatischer Aktualisierung ggf. manuell einzufügen. |
| $7 | Aktennummer mit Aktensachbearbeiter, Referat und Aktenkennzeichen. |
| $8 | Diktatzeichen |
| $9 | Briefanrede aus Adressfenster (Sehr geehrte ...) |
| $10 | Aktenkurz- und/oder Aktenlangbezeichnung je nach Einstellung auf der Karteikarte Briefkopf der Einstellungen Textverarbeitung MS-Word. |
| $10k | Nur Aktenkurzbezeichnung, unabhängig von der Einstellung zum Platzhalter $10 |
| $10s | Aktenkurzbezeichnung (lang) unter Akten auf SQL |
| $10l | Nur Aktenlangbezeichnung, unabhängig von der Einstellung zum Platzhalter $10 |
| $10q | Aktenlangbezeichnung (lang) unter Akten auf SQL |
| $11 | 1. Betreffzeile |
| $12 | 2. Betreffzeile |
| $18 | 3. Betreffzeile |
| $13 | Bankbezeichnung + Ort, BIC, IBAN |
| $14 | Bankbezeichnung |
| $15 | Bankort |
| $16 | BLZ |
| $16a | BIC |
| $17 | Kontonummer |
| $17a | IBAN |
| $19 | Name des Aktensachbearbeiters aus der Sachbearbeiterverwaltung der Benutzerverwaltung |
| $19k | Kürzel des Aktensachbearbeiters aus der Sachbearbeiterverwaltung der Benutzerverwaltung |
| $20 | 1. Zeile Betreff Rechtsschutz oder GBA/HR |
| $22 | Durchwahl des Benutzers aus der Benutzerverwaltung |
| $25 | Nur Aktennummer |
| $26 | Adressnummer |
| $AOrt | Aktenstandort |
| $B | Aktenbemerkung |
| $F | Faxnummer mit "Fax:" |
| $F# | Faxnummer ohne "Fax:" |
| $LK | Länderkennzeichen |
| $M | E-Mail-Adresse inkl. "Mail:" |
| $M# | E-Mail-Adresse ohne "Mail:" |
| &bar | Barcode |
| $DDNummer | Druckdateinummer (Aktualisierung beim Ausdruck). Der Platzhalter sollte nicht in der Kopf- oder Fußzeile integriert werden. |
| ^TgDatum Tagesdatum [21.05.23] ^TGDatum Tagesdatum [21. Mai 23] |
Bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.  Für eine gewünschte Aktualisierung des Tagesdatums bei jedem Öffnen des gespeicherten Dokuments ist statt des Platzhalters ^TgDatum / ^TGDatum der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der im Word-Menüband über Einfügen, Gruppe Text, Datum und Uhrzeit im gewünschten Format zur Verfügung steht.
|
| ^OTgDatum Tagesdatum mit dem Zusatz Ort, den Beispiel: Berlin, den 21.05.23 ^OTGDatum Tagesdatum mit dem Zusatz Ort, den Beispiel: Berlin, den 21. Mai 23 |
Das so eingefügte Tagesdatum ist das Erstelldatum. Für die Aktualisierung des Tagesdatums bei jedem Öffnen des gespeicherten Dokuments ist statt des Platzhalters ^OTgDatum / ^OTGDatum der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der im Word-Menüband über Einfügen, Gruppe Text, Datum und Uhrzeit im gewünschten Format zur Verfügung steht. Der Zusatz mit der Ortsangabe ist in diesem Fall manuell hinzuzufügen.
|
| ^WTgDatum Tagesdatum mit Wochentag Beispiel: Mittwoch, 21.05.23 ^WTGDatum Tagesdatum mit Wochentag Bsp.: Mittwoch, 21. Mai 23 |
Das so eingefügte Tagesdatum ist das Erstelldatum.
|
| ^Frist[Zahl] Beispiel: ^Frist10 oder ^Frist14 |
Aktuelles Tagesdatum + [Zahl] (wird aus dem Erstelldatum ermittelt und beim Druck aktualisiert, Beschränkung auf 9999 Tage), z. B. ^Frist10 für eine Anzahl von 10 Tagen, welche die Frist unter Einbeziehung von Sonn- und Feiertagen in der Zukunft liegen soll. Beispiel: Wurde ein Schreiben mit dem Platzhalter ^Frist10 am 15.06.2023 erstellt, wird das Fristdatum beim Druck auf den 03.07.23 gesetzt. (wird beim Druck aktualisiert, Beschränkung auf 9999 Tage) - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um die Frist, die aus dem Erstelldatum ermittelt wurde (siehe auch unter Fristplatzhalter einfügen). |
| !Frist[Zahl] Beispiel: !Frist10 oder !Frist14 |
Aktuelles Tagesdatum + [Zahl] (wird aus dem Erstelldatum ermittelt und beim Einlesen aktualisiert, Beschränkung auf 9999 Tage), z. B. !Frist10 für eine Anzahl von 10 Tagen, welche die Frist unter Berücksichtigung von Sonn- und Feiertagen in der Zukunft liegen soll. Beispiel: Wurde ein Schreiben mit dem Platzhalter !Frist10 am 15.06.2023 erstellt, wird das Fristdatum beim Einlesen auf den 03.07.23 gesetzt. |
| &Beglaubigt | Für beglaubigte Abschriften (siehe unter &Beglaubigt) |
| &Verfügung | Für Verfügungsvermerke (siehe unter &Verfügung) |
| &Abschrift | Für Vermerke auf Abschriften (siehe unter &Abschrift) |
| $U[Nr.]$ | Benutzerabhängige Datenfelder (Der Inhalt wird unter Kanzlei, Briefköpfe/Aktenvorblätter, Briefköpfe unter Sonstiges, Benutzerabhängige Datenfelder eingegeben.) Die Anzahl der Platzhalter hängt von der Anzahl der dort erstellten Datenfelder ab. |
| $A[Nr.]$ | Aktensachbearbeiterabhängige Platzhalter (Der Inhalt wird unter Kanzlei, Briefköpfe/Aktenvorblätter, Briefköpfe unter Sonstiges, Platzhalter für Aktensachbearbeiter ändern eingefügt). Die Anzahl der Platzhalter hängt von der Anzahl der dort erstellten Datenfelder ab. |
| $UstNr | Umsatzsteuernummer (wie über Kanzlei, Allgemeine Einstellungen, 1 Allgemein, 1.1 Allgemein, 1.18 USt-Nummer der Kanzlei hinterlegt) |
| Abschrift | Der Abschrift-Platzhalter druckt beim Mehrfachdruck beispielsweise Original, Beglaubigte Abschrift, Abschrift auf das jeweilige Exemplar (siehe unter Abschrift). |
Für die Aktualisierung der Platzhalter für das Tagesdatum - $6, ^TgDatum, ^TGDatum, ^OTgDatum, ^OTGDatum, ^WTgDatum, ^WTGDatum - ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.
- siehe auch Abschrift-Platzhalter
- siehe auch E-Porto-Textmarke
Platzhalter $1, $2, $3, $4, $5
Die Platzhalter $1, $2, $3, $4 und $5 müssen unbedingt in der Reihenfolge
$1 (Anrede)
$2 (Vorname, Name, Firma)
$5 (Adresszusatz, falls vorhanden - Zeile wird sonst entfernt)
$3 (Straße)
$4 (dreistelliges Auslandskennzeichen, Postleitzahl, Ort)
eingegeben werden, da sonst ein korrektes Ausfüllen des Adressfeldes nicht erfolgen kann.
Platzhalter $4a und $4b
Die Platzhalter $4a und $4b sind alternativ zum Platzhalter $4 zu verwenden. Um ein Anschriftenfeld entsprechend der DIN 5008 zu erzeugen, müssen sie unbedingt in der folgenden Reihenfolge
| $1 | (Anrede) |
| $2 | (Vorname, Name, Firma) |
| $5 | (Adresszusatz, falls vorhanden - Zeile wird sonst entfernt) |
| $3 | (Straße) |
| $4a | (Postleitzahl und Ort in Großbuchstaben bei ausländischen Adressen - Leerzeile bei inländischen Adressen) |
| $4b | (Bestimmungsland in Großbuchstaben bei ausländischen Adressen - Postleitzahl und Ort bei inländischen Adressen) |
eingegeben werden.
Die Platzhalter $4 bzw. $4a und $4b können nur alternativ genutzt werden.
Bei Verwendung des Platzhalters $4 werden bei ausländischen Adressen das Länderkürzel, Postleitzahl und Ort in eine Zeile eingelesen.
Bei Verwendung der Platzhalter $4a und $4b werden in diesem Fall die Postleitzahl und der Ort durch den Platzhalter $4a erzeugt, das Bestimmungsland in Großbuchstaben unterhalb des Ortes durch den Platzhalter $4b.
Platzhalterersetzung
| Platzhalter | Ergebnis |
|---|---|
| $4 | A-1099 Wien |
| $4a und $4b
|
1099 WIEN OESTERREICH |
Bei inländischen Anschriften wirken sich diese Platzhalter so aus: Der Platzhalter $4 liest Postleitzahl und Ort in eine Zeile ein. Der Platzhalter $4a erzeugt eine Leerzeile und der Platzhalter $4b liest die Postleitzahl und den Ort ein.
| Platzhalter | Ergebnis |
|---|---|
| $4 | 10999 Berlin |
| $4a und $4b
|
10999 Berlin |
Wir empfehlen für das Anschriftenfeld den Platzhalter $DINAdresse, der über das Word-eigene Menü Datei, RA-MICRO, Einfügen Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter bzw. über die Hautpregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Einfügen verfügbar ist.
Hinweis
Die folgenden Änderungen sollten nur von einem RA-MICRO Vor-Ort-Partner durchgeführt werden, da bei nicht fachgerechter Anwendung u. U. der Briefkopf nicht mehr für den Aufruf *A benutzt werden kann: