Briefkopf erstellen (Word)

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Allgemeines

Um nach der Installation von RA-MICRO gleich mit Microsoft Word und der RA-MICRO Word Schnittstelle + (extern) arbeiten zu können, muss zunächst ein Briefkopf erstellt werden. Hierzu steht die Programmfunktion Briefkopf bearbeiten zur Verfügung. Die Erstellung dieses Briefkopfes sollte über den RA-MICRO Vor-Ort-Partner erfolgen. Nachfolgend einige Hinweise zu diesem Thema:

Das Speichern des erstellten Briefkopfes in MS Word muss unbedingt unter dem Dateinamen BK[Nr.].rtf erfolgen. Die hierbei zur Verfügung stehenden Briefkopfplatzhalter sind im Nachfolgenden aufgelistet:

Platzhalter Ersetzung
$1 1. Adresszeile Anrede (im Adressfeld)
$2 Vor- und Nachname
$3 Straße
$4 Postleitzahl und Ort
$4a Postleitzahl und Ort bei ausländischen Adressen (Der Ort muss bei der Adressanlage in der Landessprache erfasst werden, damit eine Anschrift nach DIN 5008 erstellt wird.)
$4b Bestimmungsland bei ausländischen Adressen /

Postleitzahl und Ort bei inländischen Adressen

Die Platzhalter $4 bzw. $4a und $4b können nur alternativ genutzt werden. Bei Verwendung des Platzhalters $4 werden bei ausländischen Adressen das Länderkürzel, die Postleitzahl und der Ort in eine Zeile eingelesen. Um den Empfehlungen der DIN 5008 für ausländische Adressen zu entsprechen, werden stattdessen die Platzhalter $4a und $4b verwendet. $4a erzeugt die Postleitzahl und - in Großbuchstaben - den Ort, das Bestimmungsland wird durch den Platzhalter $4b in der nächsten Zeile ebenfalls in Großbuchstaben eingelesen - das Adressfeld entspricht den DIN-Normen. Der Bestimmungsort sollte bei ausländischen Adressen in der Sprache des Empfängerlandes gespeichert sein, das Bestimmungsland in der deutschen Schreibweise.
$5 Adresszusatz oder Abteilung des Ansprechpartners / Ansprechpartner (falls vorhanden - Zeile wird sonst entfernt)
$DINAdresse Dieser Platzhalter für das Anschriftenfeld ist z. B. im Menü Platzhalter, Wiedervorlagen der Gruppe Einfügen des Word-Menübandes, Hauptregisterkarte RA-MICRO zu finden. Dabei wird ein Textfeld nach DIN 5008 in den Briefkopf eingefügt (Positionsrahmen mit Platzhalter $DINAdresse). Siehe auch unter Adressfeld nach DIN 5008.
Um die Postlaufzeit zu verkürzen, empfehlen wir statt der Platzhalter $1 - $5 den Platzhalter $DINAdresse zu verwenden. Nur so wird die Adresse im Adressfeld Kanzlei-Briefkopfes nach den Vorschriften der DIN 5008 dargestellt. Die DIN 5008 sieht derzeit die ersten drei Zeilen einer Anschrift für Postvermerke vor und fordert den Wegfall der Leerzeile zwischen Hausanschrift und Postleitzahl/Ort.

caption Bevor der Platzhalter $DINAdresse eingefügt wird, müssen die bisherigen Adressfeld-Platzhalter gelöscht werden. Der Platzhalter $DINAdresse wird vom Programm automatisch DIN-gerecht eingefügt. Ggf. ist der Briefkopf entsprechend anzupassen.

$6 Tagesdatum, bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.

caption Für die Aktualisierung des Tagesdatums ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

$7 Aktennummer mit Sachbearbeiterkürzel, Referat und Aktenkennzeichen
$8 Diktatzeichen
$9 Anrede (Sehr geehrt...)
$10 Aktenkurz- und / oder Aktenlangbezeichnung je nach Einstellung auf der Karteikarte Briefkopf der Einstellungen Textverarbeitung MS-Word.
$10k Nur Aktenkurzbezeichnung, unabhängig von der Einstellung zum Platzhalter $10
$10l Nur Aktenlangbezeichnung, unabhängig von der Einstellung zum Platzhalter $10
$10s Aktenkurzbezeichnung (lang)
$11 1. Betreffzeile
$12 2. Betreffzeile
$13 Bankverbindung bei adressbezogenem Aufruf
$14 Bank bei adressbezogenem Aufruf
$15 Bankort bei adressbezogenem Aufruf
$16 BLZ bei adressbezogenem Aufruf
$17 Kontonummer bei adressbezogenem Aufruf
$18 3. Betreffzeile
$19 Name des Aktensachbearbeiters aus der Sachbearbeiterverwaltung der Benutzerverwaltung
$19k Kennzeichen des Aktensachbearbeiters aus der Sachbearbeiterverwaltung
$20 1. Zeile Rechtsschutzbetreff oder GBA / HR
$22 Durchwahl des Benutzers aus der Benutzerverwaltung
$25 Nur Aktennummer
$26 Adressnummer
$AOrt Aktenstandort
$B Aktenbemerkung
$F Faxnummer mit "Fax:"
$F# Faxnummer ohne "Fax:"
$LK Länderkennzeichen
$M Mail-Adresse mit "Mail:"
$M# Mail-Adresse ohne "Mail:"
&bar Barcode
$DDNummer Druckdateinummer (Aktualisierung beim Ausdruck)
^TgDatum Tagesdatum [04.01.17] - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.

caption Für die Aktualisierung des Tagesdatums ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

^TGDatum Tagesdatum [04. Januar 17] - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.

caption Für die Aktualisierung des Tagesdatums ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

^OTgDatum Tagesdatum mit dem Zusatz [Ort], den [Berlin, den 04.01.17] - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.

caption Für die Aktualisierung des Tagesdatums ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

^OTGDatum Tagesdatum mit dem Zusatz [Ort], den [Berlin, den 04. Januar 17] - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.

caption Für die Aktualisierung des Tagesdatums ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

^WTgDatum Tagesdatum mit Wochentag [Mittwoch, 04.01.17] - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.

caption Für die Aktualisierung des Tagesdatums ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

^WTGDatum Tagesdatum mit Wochentag [Mittwoch, 04. Januar 17] - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um das Erstelldatum.

caption Für die Aktualisierung des Tagesdatums ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

^Frist[Zahl] Aktuelles Tagesdatum+[Zahl] (wird beim Druck aktualisiert, Beschränkung auf 9999 Tage) - bei dem so eingefügten Tagesdatum handelt es sich stets um die Frist, die aus dem Erstelldatum ermittelt wurde, (siehe auch unter Fristplatzhalter einfügen).
!Frist[Zahl] Aktuelles Tagesdatum+[Zahl] (wird beim Einlesen aktualisiert, Beschränkung auf 9999 Tage)
&Beglaubigt Für beglaubigte Abschriften (siehe unter &Beglaubigt)
&Verfügung Für Verfügungsvermerke (siehe unter &Verfügung)
&Abschrift Für Vermerke auf Abschriften (siehe unter &Abschrift)
$U[Nr.]$ Benutzerabhängige Datenfelder (Der Inhalt wird unter Kanzlei, Briefköpfe / Aktenvorblätter unter Sonstiges, Benutzerabhängige Datenfelder eingegeben. Die Anzahl der Platzhalter hängt von der Anzahl der dort erstellten Datenfelder ab.
$A[Nr.]$ Aktensachbearbeiterabhängige Platzhalter (Der Inhalt wird unter Kanzlei, Briefköpfe / Aktenvorblätter unter Sonstiges, Platzhalter für Aktensachbearbeiter ändern eingegeben. Die Anzahl der Platzhalter hängt von der Anzahl der dort erstellten Datenfelder ab.
$UstNr Umsatzsteuernummer (wie über Kanzlei, Einstellungen, Allgemeine Einstellungen, auf der Karteikarte 1 Allgemein unter 1.16 USt-Nummer der Kanzlei hinterlegt)
Abschrift Der Abschrift-Platzhalter druckt beim Mehrfachdruck auf das jeweilige Exemplar beispielsweise Original, Beglaubigte Abschrift, Abschrift, (siehe unter Abschrift).

Für die Aktualisierung der Platzhalter für das Tagesdatum - $6, ^TgDatum, ^TGDatum, ^OTgDatum, ^OTGDatum, ^WTgDatum, ^WTGDatum - ist der Datumsplatzhalter von MS Word zu nutzen, der in Word 2016 über Einfügen, Text, Datum und Uhrzeit zur Verfügung steht.

Platzhalter $1, $2, $3, $4, $5

Die Platzhalter $1, $2, $3, $4 und $5 müssen unbedingt in der Reihenfolge

$1 (Anrede)
$2 (Vorname, Name, Firma)
$5 (Adresszusatz, falls vorhanden - Zeile wird sonst entfernt)
$3 (Straße)

$4 (dreistelliges Auslandskennzeichen, Postleitzahl, Ort)

eingegeben werden, da sonst ein korrektes Ausfüllen des Adressfeldes nicht erfolgen kann.

Platzhalter $4a und $4b

Die Platzhalter $4a und $4b sind alternativ zum Platzhalter $4 zu verwenden. Um ein Anschriftenfeld entsprechend der DIN 5008 zu erzeugen, müssen sie unbedingt in der folgenden Reihenfolge

$1 (Anrede)
$2 (Vorname, Name, Firma)
$5 (Adresszusatz, falls vorhanden - Zeile wird sonst entfernt)
$3 (Straße)
$4a (Postleitzahl und Ort in Großbuchstaben bei ausländischen Adressen - Leerzeile bei inländischen Adressen)
$4b (Bestimmungsland in Großbuchstaben bei ausländischen Adressen - Postleitzahl und Ort bei inländischen Adressen)

eingegeben werden.

caption Die Platzhalter $4 bzw. $4a und $4b können nur alternativ genutzt werden.

caption Bei Verwendung des Platzhalters $4 werden bei ausländischen Adressen das Länderkürzel, Postleitzahl und Ort in eine Zeile eingelesen. Bei Verwendung der Platzhalter $4a und $4b werden in diesem Fall die Postleitzahl und der Ort durch den Platzhalter $4a erzeugt, das Bestimmungsland in Großbuchstaben unterhalb des Ortes durch den Platzhalter $4b.

Platzhalterersetzung

Platzhalter Ergebnis
$4 A-1099 Wien
$4a und $4b


1099 WIEN

OESTERREICH

caption Bei inländischen Anschriften wirken sich diese Platzhalter so aus: Der Platzhalter $4 liest Postleitzahl und Ort in eine Zeile ein. Der Platzhalter $4a erzeugt eine Leerzeile und der Platzhalter $4b liest die Postleitzahl und den Ort ein.

Platzhalter Ergebnis
$4 10999 Berlin
$4a und $4b


10999 Berlin

caption Wir empfehlen für das Anschriftenfeld den Platzhalter $DINAdresse, der über das Word-eigene Menü Datei, RA-MICRO, Einfügen Platzhalter, DIN-Adress-Platzhalter bzw. über die Hautpregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Einfügen verfügbar ist.

Hinweis

Die folgenden Änderungen sollten nur von einem RA-MICRO Vor-Ort-Partner durchgeführt werden, da bei nicht fachgerechter Anwendung u. U. der Briefkopf nicht mehr für den Aufruf *A benutzt werden kann:

Bilder in den Briefkopf einbinden