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Buchen


Kategorie: FIBU
Support-Hotline: 030/43598888
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Allgemeines

AktenkontoForderungskontoBearbeitenLöschenExtrasKontoimportIst mit Finanzkonto gewählt, wird die Maske zu dieser Buchung mittels Klick/Touch auf OK aufgerufen.Ist ohne Finanzkonto gewählt, wird die Maske zu dieser Buchung mittels Klick/Touch auf OK aufgerufen.Ist Umbuchung gewählt, wird die Maske zu dieser Buchung mittels Klick/Touch auf OK aufgerufen.Das schnelle Buchen nach Abrufen der Kontoauszüge über eine Telekommunikationsverbindung zu den kontoführenden Banken wird ermöglicht. Nachdem Kontoimport eingerichtet wurde, steht in der Programmfunktion Buchen auf allen Arbeitsplätzen Kontoimport buchen zur Verfügung.Für das Buchen mit Finanzkonto wird das zu buchende Finanzkonto gewählt.Die Angaben zu Auszugnummer, Blatt und laufender Nummer werden ausgehend von der letzten Buchung automatisch fortgeschrieben. Bei Bedarf können die Werte überschrieben werden.Zur Information wird der sich aus den bisher erfassten Buchungen ergebende Saldo angezeigt. Durch die Eingabe des neuen Saldos kann die Richtigkeit der neu zu erfassenden Buchungsbeträge überprüft werden.Das Buchungsdatum wird eingegeben, vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum.SpeichernFenster wird geschlossenFenster wird geschlossenBei Abwahl von Buchen in Aktenkonto kann mit Schnelleingabe eine reine Journalbuchung in einer verkürzten Eingabemaske eingegeben werden.Buchen.png

Die Programmfunktion Buchen  der Finanzbuchhaltung enthält Buchungsroutinen für das Buchhaltungssystem Finanzbuchhaltung, das aus den Programmbereichen Aktenkonto, Finanzbuchhaltung und Offene Posten I besteht. Zur Bearbeitung steht die übersichtliche Kompaktdarstellung zur Verfügung. Sofern in das Forderungskonto der ZV durchgebucht wird, empfehlen wir, beim Buchen von Kontoauszügen über Kontoimport als Buchungsdatum das Wertstellungsdatum der einzelnen Zahlung zu erfassen. Nur so kann eine zutreffende Zinsberechnung gewährleistet werden.

Programmfunktion Buchen in der Kompaktdarstellung ermöglicht von einem Ausgangspunkt ausgehend, sämtliche Buchungen in die Finanz- und Aktenbuchhaltung vorzunehmen. Denn es sind alle Buchungsarten, wie auch Kontoimport , aufrufbar. Eine Vielzahl von Lösungen zu häufig auftretenden Fragen sind in dem Dokument Buchungsfragen anschaulich dargestellt.

Buchen mit Finanzkonto: Die auf einem Kontoauszug ausgewiesenen Posten werden auf ein Finanzkonto gebucht. Es können aktenbezogene Buchungen vorgenommen werden, aber auch Buchungen von Betriebseinnahmen und -ausgaben, die nicht aktenbezogen sind.

Buchen ohne Finanzkonto: Es wird eine Buchungsart gewählt, die keine Einnahmen/Ausgaben voraussetzt. Die Buchung erfolgt immer auf ein Aktenkonto. Es erfolgt keine Buchung in das Journal. Zum Beispiel: Wahl der Buchungsart V Vorschussforderung, weil ein Vorschuss beim Mandanten angefordert wird. Es wird nur ein Vermerk in die Betragsspalte des Aktenkontos vorgenommen.

Umbuchung: Diese Option ist richtig, wenn Buchungen von einem Sachkonto auf ein anderes Sachkonto, von einem Finanzkonto auf ein anderes Finanzkonto oder Buchungen von einem Aktenkonto auf ein anderes Aktenkonto oder Umbuchungen innerhalb eines Aktenkontos vorgenommen werden sollen.

Kontoimport buchen: Das schnelle Buchen nach Abrufen der Kontoauszüge über eine Telekommunikationsverbindung zu den kontoführenden Banken wird ermöglicht.

Schnelleingabe: Eine verkürzte Eingabemaske wird aufgerufen, die eine schnelle Erfassung von nicht aktenbezogenen Journalbuchungen ermöglicht.

Die Buchenfunktion gibt auch in der Kompaktdarstellung die Möglichkeiten der Einzel- sowie der Stapelbuchung. Hierzu wird zum gewählten Konto die Buchung entweder einzeln durchgeführt oder der im Stapel zu buchenden Buchungsauflistung hinzugefügt.

Funktionen in der Toolbar

Aktenkonto

Z Toolbar Aktenkonto.png
Hauptartikel: → Aktenkonto Fenster
Eine Übersicht über alle erfolgten Buchungen auf das ausgewählte Aktenkonto wird angezeigt.

Forderungskonto

Z Toolbar Forderungskonto.png
Hauptartikel: → Forderungskonto Fenster
Eine Übersicht über alle erfolgten Buchungen auf das ausgewählte Forderungskonto wird angezeigt.

Bearbeiten

Z Toolbar Bearbeiten.png
Dient zur Bearbeitung der markierten Zeile im Buchungsstapel. Umbuchungen können allerdings nicht korrigiert werden. Sie müssen zunächst gelöscht und dann neu erstellt werden.

Extras

Eine gleichlautende Textzwischenzeile kann in einem Arbeitsgang in verschiedene Aktenkonten gespeichert werden; dies könnte beispielsweise ein Vermerk in alle Aktenkonten eines Großmandanten sein. Nach Eingabe der Aktennummer ist die Textzwischenzeile einzugeben; danach können bei Akte weitere Akten eingegeben werden, in die ebenfalls diese Textzwischenzeile geschrieben werden soll. Eine Textzwischenzeile kann auch direkt über die Buchungsart T erfasst werden.Mit der Korrekturbuchung können ausschließlich aktenbezogene Buchungen korrigiert werden. Die Arbeitsweise ist ähnlich der Stornobuchung im Journal. Zunächst wird die Nummer des Aktenkontos eingegeben, in dem eine Buchung korrigiert werden soll. Die zu korrigierende Buchung wird in der Liste ausgewählt. Mit Doppelklick auf die zu korrigierende Buchung wird die Folgeseite zur Korrekturbuchung geöffnet.Wenn der Eigenverbrauch für zurückliegende Kalenderjahre gebucht werden soll, muss unter Extras, Buchungsjahr ändern das entsprechende Buchungsjahr eingestellt sein. Die Buchung des Eigenverbrauchs in der Finanzbuchhaltung hat den Vorteil, dass auch bei Änderungen der Anteile sowie beim Hinzufügen oder Entfernen von Konten in der Eigenverbrauchsberechung die Werte für zurückliegende Zeiträume erhalten bleiben. Für das laufende Kalenderjahr sollte der Eigenverbrauch durchgängig für alle Monate gebucht werden.Das Kostenblatt zum Aktenkonto dient der Erfassung und Sammlung von im Laufe der Fallbearbeitung entstehenden abrechnungsfähigen Kostenpositionen, die dann später automatisch in die Kostenrechnung oder die Abrechnung Aktenkonto einbezogen werden können. Ferner werden im Kostenblatt auch die erfassten Zeithonorare I für die spätere Zeithonorar-Abrechnung gesammelt. Eine weitere Funktion ist die Postauslagenschnelleingabe für die Einzelerfassung von Portoauslagen beim Postausgang, z. B. mit einem Barcode-Scanner in einer schnellen Stapeleingabe. Durchlaufende Posten werden nicht im Kostenblatt erfasst, wie z. B. Barauslagen und Gerichtskosten. Diese werden ins Aktenkonto gebucht. Honorarauslagen sind steuerliche Betriebsausgaben der Kanzlei, die als Honorarbestandteil dem Mandanten weiterberechnet werden. Wir empfehlen in der Regel die Erfassung der Honorarauslagen im Aktenkonto als Honorar-Soll. In der Spalte Kostenart des Kostenblatts wird festgelegt, um welche Kosten es sich handelt. Möglich sind z. B. Ablichtungskosten, Postauslagen, Zeithonorar und Reisekosten. Die zur Akte gespeicherten Kosten können anschließend in Gebühren als Zusatzkosten bearbeitet werden. Zusätzlich sind unter Extras das Fahrtenbuch und die Reisekostenabrechnung zu finden.GrundeinstellungenRegelmäßig wiederkehrende Buchungen werden neu erfasst oder bereits erfasste Buchungen bearbeitet. Mit Neu wird die Maske Wiederkehrende Buchungen eingeben aufgerufen.Werden an einem Arbeitsplatz Buchungen zu einer Akte erfasst, wird diese Akte für Buchungen an anderen Arbeitsplätzen gesperrt. Die Buchungssperre wird erst aufgehoben, wenn die Buchungen gespeichert oder verworfen werden. Wurde eine Buchung nicht ordnungsgemäß zu Ende geführt, bleibt die Buchungssperre bestehen. Wird die Akte von einem anderen Benutzer aufgerufen, wird die Buchungssperre gemeldet und kann über die Programmfunktion Aktenkonto entsperren aufgehoben werden, vorausgesetzt die Akte wird nicht gleichzeitig an einem anderen Arbeitsplatz bearbeitet. Diese Programmfunktion kann in der Kompaktdarstellung  über Buchen, Extras aufgerufen werden. Eine einzelne Akte kann auch entsperrt werden, indem STRG F11 aufgerufen wird, die Aktennummer eingegeben und die Eingabe bestätigt wird.Buchen Extras.png

Textzwischenzeile

Hauptartikel → Textzwischenzeile buchen

Korrekturbuchung

Hauptartikel: → Korrekturbuchung

Eigenverbrauch buchen

Hauptartikel: → Eigenverbrauch buchen

Kostenblatt

Hauptartikel: → Kostenblatt

Grundeinstellungen

Hauptartikel: → Grundeinstellungen

Wiederkehrende Buchungen

Hauptartikel → Wiederkehrende Buchungen

Aktenkonten entsperren

Hauptartikel → Aktenkonten entsperren

Buchungsjahr ändern

Hauptartikel → Buchungsjahr ändern

Kontoimport

Diese Programmfunktion kann nur an dem Arbeitsplatz im Netzwerk aufgerufen werden, der dafür eingerichtet wurde. Beim Zugang über HBCI erfolgt vor der Abholung eines Kontoauszugs die Abfrage der PIN bzw. der Zugriff auf die Chipkarte. Beim Import von extern abgeholten Kontoauszugsdaten wird das Verzeichnis für die einzulesenden Daten abgefragt.Mit dieser Programmfunktion können die Kontoauszüge zu dem gewählten Bankkonto angezeigt und gedruckt werden. Im Bereich Kontoauszüge sind alle wichtigen Zahlen zu den einzelnen Kontoauszügen auf einen Blick zu sehen. Im Bereich Zahlungen werden die jeweiligen Ein- und -ausgänge zu den Kontoauszügen detailliert angezeigt. Wird mit der Einstellung Methode Tag im Jahr gearbeitet und liefert die Bank Umsätze mit ungleichem Buchungs- und Wertstellungsdatum, insbesondere Wertstellungen der Zukunft, werden die Auszugsnummern programmtechnisch auf Grundlage des Wertstellungsdatums automatisch hochgesetzt. Diese Umsätze werden farblich gekennzeichnet. Durch Markierung der betroffenen Umsatzzeile kann die Auszugs-Nr. auf die für das Buchungsdatum maßgebende Nummer geändert werden. Bei erneutem Einlesen über Start aktualisieren sich die Anfangs- und Endsalden der Kontoauszüge.Die Bankkonten werden festgelegt, für die die Kontoumsätze mit Kontoimport elektronisch abgerufen und verbucht werden. Gleichzeitig kann mit Bank zuordnen die Zuordnung von verschiedenen Bankkonten zu einem Finanzkonto der Finanzbuchhaltung vorgenommen werden. Mit Servicefunktionen werden Einstellungs- und Wartungsfunktionen aufgerufen. Der folgende Überblick erläutert die Zusammenarbeit von RA-MICRO und der HBCI Schnittstelle der Banken.In dieser Maske können Konten und Buchungstexte eingegeben werden, die beim Buchen von Kontoauszügen vorgeschlagen werden sollen.Über SEPA erstellen/senden und DTAUS-Datei verarbeiten erstellte Dateien werden in der Belegliste ausgewiesen. Die zur jeweiligen Bankverbindung des Auftraggebers nach Lastschrift oder Gutschrift gespeicherten Beleglisten (die bspw. bei Zahlungen, SEPA erstellen/senden erzeugt werden) können hier als pdf-Dateien eingesehen werden. So kann z. B. der Verwendungszweck des Zahlungsauftrags eingesehen und beim Buchen weiter verwendet werden. Die Spaltenbreite der Belegliste wird z. B. bei Zahlungen, SEPA erstellen/senden eingestellt.Buchen Kontoimport.png

Kontoauszug holen

Hauptartikel → Kontoauszug holen

Kontoauszug anzeigen/drucken

Hauptartikel: → Kontoauszug anzeigen/drucken

Einstellungen

Hauptartikel → Einstellungen

Vorschlagswerte

Hauptartikel → Vorschlagswerte

Belegliste

Hauptartikel → Belegliste

Funktionen im Bearbeitungsbereich

mit Finanzkonto

Ist mit Finanzkonto gewählt, wird die Maske zu dieser Buchung mittels Klick/Touch auf OK aufgerufen.
Hauptartikel → Buchen mit Finanzkonto

ohne Finanzkonto

Hauptartikel → Buchen ohne Finanzkonto

Umbuchung

Hauptartikel → Umbuchung

Hauptartikel → Umbuchung innerhalb eines Aktenkontos

Kontoimport buchen

Hauptartikel → Kontoimport buchen

Buchen in Aktenkonto / Schnelleingabe

Schnelleingabe: Eine verkürzte Eingabemaske wird aufgerufen, die eine schnelle Erfassung von nicht aktenbezogenen Journalbuchungen ermöglicht.

Finanzkonto

Für das Buchen mit Finanzkonto wird das zu buchende Finanzkonto gewählt. Die Angaben zu Auszugnummer, Blatt und laufender Nummer werden ausgehend von der letzten Buchung automatisch fortgeschrieben. Bei Bedarf können die Werte überschrieben werden.

Saldo

Zur Information wird der sich aus den bisher erfassten Buchungen ergebende Saldo angezeigt. Durch die Eingabe des neuen Saldos kann die Richtigkeit der neu zu erfassenden Buchungsbeträge überprüft werden.

Buchungsdatum

Das Buchungsdatum wird eingegeben, vorgeschlagen wird das aktuelle Tagesdatum.

Funktionen in der Abschlussleiste

Speichern

Z Speichern.png

Die Eingabe wird gespeichert.

OK und Schließen

Z Ok.png

Die Eingabe wird gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png

Der Vorgang wird abgebrochen und das Fenster wird geschlossen.