Serienbrief (KTV)

Hauptseite > Schriftverkehr > KTV > Serienbrief (KTV)

Allgemeines

Die Programmfunktion dient der zeitsparenden Erstellung von Serienbriefen.

Funktionen in der Toolbar

Testdruck

Hiermit können Sie einen Testausdruck des Serienbriefs erzeugen.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Adressen <1 - 50; 55>

Dieses Eingabefeld dient der Erfassung der Serienbriefempfänger. Eingegeben werden die Adressnummern der in der Adressverwaltung gespeicherten Adressen.

Zur Eingabe der Adressnummern bestehen folgende Möglichkeiten:

• Eingabe eines Adressnummernbereichs, z. B. so: 3076 -  3080. Der Serienbrief wird an die Empfänger mit den Adressnummern 3076 bis 3080 adressiert.
• Einzelne Adressnummer werden durch Semikolon getrennt eingegeben.
• Auch gemischte Eingaben sind möglich, z. B. 3076 -  3080; 91019.

Schreiben an den 1. Ansprechpartner / Schreiben an alle Ansprechpartner

Legen Sie hier fest, ob der Serienbrief an den ersten Ansprechpartner oder an alle Ansprechpartner, die zu einer Adresse gespeichert sind, versendet werden soll. Standardmäßig wird das Schreiben nur an den ersten Ansprechpartner versendet.

Briefkopf <Nummer>

Aus dieser Auswahlliste können Sie den Briefkopf auswählen, mit dem die Serienbriefe gedruckt werden sollen.

Betreff

Der Betreff für den Serienbrief kann in diesem Bereich maximal dreizeilig eingegeben werden. Die Zeilen werden jeweils mit  beendet. Die drei Betreffzeilen ersetzen im Briefkopf Texttk[Nr.].rtf, z. B. texttk44.rtf, die Betreffplatzhalter $11, $12 und $18.

Textbaustein

Wählen Sie hier den Text aus, der als Serienbrief verschickt werden soll. Vorgeschlagen werden hier die Kurzbrieftexte textl [Nr.]. Alternativ können Sie auch den Dateinamen des gewünschten Textbausteins in das Eingabefeld der Auswahlliste eintragen.

Dateiauswahl Textbaustein

Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach dem Text gesucht werden, der als Serienbrief verschickt werden soll.

Grußformel

Wählen Sie hier die Grußformel aus, die im Serienbrief verwendet werden soll. Alternativ können Sie auch den Dateinamen der gewünschten Grußformel in das Eingabefeld der Auswahlliste eintragen.

3 - Punkte - Button

Hiermit öffnen Sie ein Fenster, in dem die Möglichkeit besteht, die Liste der zur Verfügung stehenden Standardtexte und die Texte selbst zu bearbeiten (sog. Editiermodus). Diese Programmfunktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Administratorrechte haben.

Dateiauswahl Grußformel

Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach der Grußformel gesucht werden, die im Serienbrief verwendet werden soll.

Selektionen

Grenzen Sie bei Bedarf den Empfängerkreis mit Hilfe der Selektionen weiter ein.

Name <A - M>

Im Eingabefeld Name erfolgt eine Auswahl nach dem Empfängernamen. Wird hier ein bestimmter Empfängername, z. B. Müller, eingegeben, wird ein Schreiben an alle Empfänger namens Müller erstellt, deren Adressnummer im Adressnummernbereich gemäß Eingabe im Eingabefeld Adressen vorkommt.

PLZ <10000 - 10500; 13507>

In diesem Eingabefeld kann eine weitere Eingrenzung nach einer einzugebenden Postleitzahl oder einem Postleitzahlenbereich vorgenommen werden, z. B. so: 10000 -  10500. Mehrere Postleitzahlenbereiche werden durch Semikolon getrennt, z. B. so: 10000 -  10500; 12200 -  12500.

Adresskennzeichen 1

Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Kennzeichen 1 der Programmfunktion Adressfenster erfolgen.

Adresskennzeichen 2

Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Kennzeichen 2 der Programmfunktion Adressfenster erfolgen.

Bemerkung

Hier erfolgt die Eingabe einer Bemerkung, wie sie im Adressen-Window  zur Adresse im Eingabefeld Bemerkung erfasst ist.

Fortschrittsbalken

Hier erscheint ein blauer Balken, wenn Sie auf  geklickt haben. Dieser Balken zeigt den Fortschritt bei der Adresssuche an.

Gefundene Adressen

Liste der gefundenen Adressen

Durch Mausklick auf den Spaltentitel der Adressliste können die Serienbriefempfänger nach Adressnummer, Postleitzahl, Nachname oder Bemerkung laut Adressen-Window  sortiert werden. Standardmäßig sind die Serienbriefempfänger nach der Adressnummer vorsortiert. Einzelne Adressen können vom Versand ausgeschlossen werden, indem das Häkchen  in der betreffenden Adresszeile mit einem Mausklick entfernt wird. Über der Adressliste wird stets die Anzahl der gefundenen Adressen sowie die Anzahl der möglichen Faxe und E-Mails angezeigt.

Durch Mausklick auf  kann die Auswahl der Serienbriefempfänger wiederholt werden.

Als E-Mail versenden, wenn E-Mail-Adresse vorhanden

Bei Wahl dieser Option werden die Serienbriefe nach Mausklick auf  an die Empfänger gemailt, für die eine E-Mail-Adresse im Adressen-Window  gespeichert wurde. Vorausgesetzt wird hierbei, dass der RA-MICRO Vor-Ort-Partner ein E-Mail-System auf Ihrem System eingerichtet hat.

als Text / als Dateianlage / RTF / PDF

Wählen Sie hier, ob der Serienbrief per E-Mail als Text oder als Dateianhang versendet werden soll. Wenn Sie sich für Dateianlage entscheiden, können Sie noch festlegen, ob der Text als RTF oder PDF gespeichert werden soll.

Als Fax versenden, wenn Faxnr. vorhanden

Hierüber werden Serienbriefe nach Mausklick auf  an die Empfänger gefaxt, für die eine Faxnummer im Adressen-Window  gespeichert wurde. Vorausgesetzt wird hierbei, dass der RA-MICRO Vor-Ort-Partner ein Faxsystem auf Ihrem System eingerichtet hat.

Nach Faxversand unterbrechen

Wählen Sie hier, ob der Serienbrief nach Faxversand unterbrochen werden soll.

Protokoll drucken

Wählen Sie hier, ob ein Protokoll zum Faxversand der Serienbriefe gedruckt werden soll.

Funktionen in der Abschlussleiste

Zurück

Wechselt auf die Seite zur Auswahl der Serienbriefempfänger zurück.

Weiter

Startet die Abfrage entsprechend der vorgenommenen Auswahl und zeigt eine Liste der gefundenen Adressen an.

Löschen

Hiermit werden zuvor in der Auswahlliste mit der Maus markierte Serienbriefempfänger aus der Auswahl der Empfänger gelöscht.

Start

Hiermit werden die Serienbriefe ausgedruckt bzw., wenn eine Telefaxnummer oder E-Mail-Adresse zur Adresse gespeichert und ein Telefax- bzw. E-Mailsystem eingerichtet ist, an den Empfänger gefaxt / gemailt.

Abbruch und Schließen

Hiermit wird die Programmfunktion ohne die Erstellung eines Serienbriefes abgebrochen.