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Kategorie: Schriftverkehr Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Die Kanzleitextverarbeitung ist ein speziell an Kanzleibedürfnisse angepasstes Textverarbeitungsprogramm.

Funktionen in der Menüleiste

Datei

Neu (Strg+N)

Hier öffnen Sie eine neue Datei.

Öffnen (Strg+O)

Klicken Sie hier, um eine Datei zu öffnen.

Schließen

Diese Programmfunktion dient zum Schließen einer geöffneten Datei.

Speichern unter (Strg+S)

Hier können Sie die Datei, die sich im Texteingabefenster befindet, speichern.

Druckdateien

Druckdatei speichern

Hiermit können Sie die Datei, die sich im Texteingabefenster befindet, als Druckdatei speichern.

Druckdatei laden

Hiermit können Sie eine Druckdatei laden.

Druckdatei drucken

Hiermit können Sie eine Druckdatei ausdrucken.

Druckdatei löschen

Hiermit können Sie eine Druckdatei löschen.

Standardtext speichern

Speichert die Datei, die sich im Texteingabefenster befindet, als Standardtext.

Hauptartikel → Standardtext speichern (KTV)

Senden an

Aktenbeteiligte mit Kurzbrief

Übergibt den zu einer Akte gespeicherten Text an den Kurzbrief zum zeitsparenden Versand eines Anschreibens an ausgewählte Aktenbeteiligte.

E-Brief (Originalformat)

Übergibt den aktuellen Text im Originalformat zum Versand an den E-Brief.

E-Brief (PDF)

Übergibt den aktuellen Text im PDF-Format zum Versand an den E-Brief.

E-Akte

Speichert den Link auf ''Text in die E-Akte'' einfügen.

E-Mail-Empfänger

Ermöglicht den Versand eines Link auf ''Textes als E-Mail'' einfügen.

Faxempfänger (Umschalt+F2)

Ermöglicht den Versand eines Link auf ''Textes als Fax'' einfügen.

Kfz-Schadenversicherung

Übergibt den aktuellen Text zum Versand an eine im Weiteren auszuwählenden KFZ-Schadensversicherung. Diese Möglichkeit besteht nur bei eingerichteter Web-Akte.

Rechtsschutzversicherung

Übergibt den aktuellen Text zum Versand an eine im Weiteren auszuwählenden Rechtsschutzversicherung. Diese Möglichkeit besteht nur bei eingerichteter Web-Akte.

Seite einrichten

Klicken Sie hier, um eine Seite einzurichten.

Drucken (Umschalt+F1)

Hier können Sie die Datei, die sich im Texteingabefenster befindet, Link drucken.

Beenden

Hiermit Link beenden Sie die Kanzlei-Textverarbeitung.

Einfügen

Sonderzeichen

Hier können Sie sich die Sonderzeichen anzeigen lassen.

Extras

Trennhilfe automatisch

Diese Programmfunktion dient der automatischen Silbentrennung im aktuellen Dokument. Die Silbentrennung greift dabei auf die im RA-MICRO - Wörterbuch vorhandenen Trennstellen zu. Siehe hierzu auch Wörterbuch bearbeiten

Steht der Cursor bei Aufruf der Programmfunktion Trennhilfe automatisch nicht am Textanfang, erfolgt eine Abfrage, ob die Trennung am Textanfang beginnen soll.

Trennhilfe manuell

Diese Programmfunktion dient der manuellen Silbentrennung.

Rechtschreibprüfung

Diese Programmfunktion dient der Rechtschreibprüfung.

Wörterbuch bearbeiten

Hiermit können Sie das Wörterbuch bearbeiten.

Wörter zählen

Mit dieser Programmfunktion können Sie sich die Anzahl der Wörter, der Zeichen usw. im aktuellen Dokument anzeigen lassen. Dies ist vor allem hilfreich für die Berechnung der Gutachterkosten nach JVEG, die je angefangener 1000 Zeichen vorgenommen wird.

Klammern berechnen (F10)

Hauptartikel → Klammern berechnen (KTV)

Autokorrektur

Hiermit können Sie die Autokorrektur einschalten.

Beträge in EURO umwandeln

Hiermit können Sie Link auf ''DM-Beträge in EURO umwandeln'' einfügen.

Beträge in DM umwandeln

Hiermit können Sie Link auf ''EURO-Beträge in DM umwandeln'' einfügen.

Einstellungen Kanzlei-Textverarbeitung

Hauptartikel → Einstellungen Kanzlei-Textverarbeitung

Tabelle

Im Menü Tabelle stehen Programmfunktionen zum Einfügen und Bearbeiten von Tabellen zur Verfügung.

Tabelle einfügen

Hiermit können Sie eine Tabelle einfügen.

Tabelle markieren

Diese Programmfunktion markiert die gesamte Tabelle. Der Cursor muss hierzu in einer der Tabellenzellen stehen.

Tabelle löschen

Diese Programmfunktion löscht die gesamte Tabelle. Der Cursor muss hierzu in einer der Tabellenzellen stehen.

Markierten Text in Tabelle

Hiermit können Sie einen markierten Text in eine Tabelle umwandeln.

Tabelle in Text wandeln

Hiermit können Sie eine Tabelle in einen Text umwandeln.

Zeilen

Mit dieser Menüzeile können Programmfunktionen zur Bearbeitung von Tabellenzeilen aufgerufen werden.

Zeile einfügen

Diese Programmfunktion fügt eine einzelne oder mehrere Zeilen oberhalb der Zeile, in welcher sich der Cursor befindet, ein.

Um mehrere Leerzeilen oberhalb der Cursorposition einzufügen,muss eine Anzahl von bestehenden Zeilen markiert werden, die der Anzahl der einzufügenden Zeilen entspricht.

Zeile markieren

Nach Aufruf dieser Programmfunktion wird diejenige Tabellenzeile markiert, in welcher sich der Cursor befindet.

Zeilen löschen

Diese Programmfunktion löscht die Tabellenzeile, in der sich der Cursor befindet. Es ist auch möglich, mehrere Zeilen zu löschen, indem diese zuvor markiert werden.

Zeile berechnen

Hiermit können Sie eine Zeile berechnen.

Spalten

Mit dieser Menüzeile können Programmfunktionen zur Bearbeitung von Tabellenspalten aufgerufen werden.

Nach Spalten sortieren

Nach Aufruf dieser Programmfunktion werden die Zeilen nach derjenigen Spalte alphabetisch sortiert, in welcher der Cursor steht.

Spalte berechnen

Hiermit können Sie eine Spalte berechnen.

Zellen

Mit dieser Menüzeile können Programmfunktionen zur Bearbeitung von Tabellenzellen aufgerufen werden.

Zellen einfügen

Nach Aufruf dieser Programmfunktion kann eine weitere Tabellenzelle eingefügt werden.

Zellen markieren

Nach Aufruf dieser Programmfunktion wird diejenige Tabellenzelle markiert, in welcher sich der Cursor befindet.

Format

Mit dieser Menüzeile können Programmfunktionen wie Tabelleneigenschaften, Zeileneigenschaften und Zelleneigenschaften aufgerufen werden.

Tabelleneigenschaften

Hiermit können Sie sich die Tabelleneigenschaften anzeigen lassen.

Spalteneigenschaften

Hiermit können Sie sich die Spalteneigenschaften anzeigen lassen.

Zeileneigenschaften

Hiermit können Sie sich die Zeileneigenschaften anzeigen lassen.

Zelleneigenschaften

Hiermit können Sie sich die Zelleneigenschaften anzeigen lassen.

Funktionen am unteren Bildschirmrand

Seitenbereich

Hier können Sie sehen, welche Seite von wie vielen Seiten aktuell angezeigt wird.

Zeile

Hier können Sie sehen, in welcher Zeile sich der Cursor gerade befindet.

Spalte

Hier können Sie sehen, in welcher Spalte sich der Cursor gerade befindet.

Zoomfaktor

Hier können Sie den aktuell eingestellten Zoomfaktor sehen.

Überschreibmodus

Wenn Sie den Überschreibmodus aktiviert haben, wird dies hier durch die Buchstaben "ÜB" angezeigt.

Großschreibung

Wenn Sie die Großschreibung aktiviert haben, wird dies hier durch das Wort "GROSS" angezeigt.

Ziffernblock

Wenn Sie den Ziffernblock aktiviert haben, wird dies hier durch die Buchstaben "NF" angezeigt.

Weitere Funktionen und Erklärungen

Abschrift (KTV)

Bei Wahl dieser Einstellung in der Programmfunktion Drucken werden ab dem zweiten Exemplar des Dokuments alle Exemplare als Abschrift ausgedruckt.

Der Platzhalter ^Abschrif oder ^ABSCHRIF muss z. B. in der ersten Zeile oder der Kopfzeile des Dokuments vorhanden sein und wird durch Abschrift bzw. ABSCHRIFT ersetzt.

Bitte genau die Schreibweise von ^Abschrif einhalten. Es ist kein Rechtschreibfehler, dass beim Platzhalter das t fehlt.

Wurde die Einstellung Original aktiviert, wird der Abschriften-Platzhalter auf dem ersten Exemplar durch Original oder ORIGINAL ersetzt.

Wurde die Einstellung Mandant hat Abschrift aktiviert, wird der Abschriften-Platzhalter auf dem letzten Exemplar durch Mandant hat Abschrift oder MANDANT HAT ABSCHRIFT ersetzt.

Allgemeines zur Textverschlüsselung

Sie können mit der Kanzlei-Textverarbeitung vertrauliche Texte verschlüsseln und speichern. Damit verhindern Sie, dass andere Anwender in einem Netzwerk ihre persönlichen Texte laden und lesen. Zum Verschlüsseln ist die Angabe eines Passwortes nötig, das exakt 8 Zeichen lang sein muss. Der Text wird beim Speichern mit Hilfe dieses Passwortes codiert und erhält das Format .ctf. Wenn Sie den Text wieder laden wollen, muss in der Programmfunktion Öffnen im Menü Datei als Dateityp *.ctf (oder *.* für alle Dateien) angegeben werden, sonst ist die Datei in der Auswahlliste nicht zu sehen. Nach Auswahl des Textes muss das Verschlüsselungspasswort angegeben werden und der Text wird wieder entschlüsselt und geladen.

Briefkopfnummer

Die Nummer der einzusetzenden Briefkopfmaske texttk[Nr.].rtf ist im Eingabefeld Nummer der Programmfunktion Seite einrichten, Karteikarte Seiteneinstellungen, Bereich Briefkopf auszuwählen, z. B. beim Einsatz der Briefkopfmaske texttk1.rtf die 1. Bis zu 99 Briefkopfmasken können erstellt werden.

Die Briefkopfmasken texttk[Nummer].rtf, z. B. texttk1.rtf, enthalten Briefkopfplatzhalter. Diese werden z. B. bei der Erstellung von Schreiben an den Mandanten mit der Eingabe *A[Aktennummer], z. B. *A1/17, automatisch durch Aktendaten ersetzt. Hierzu gehören z. B. Adressen und Betreffs. Wurden bestimmte Daten noch nicht zur Akte erfasst, werden die entsprechenden Platzhalter durch Stoppstellen ?? ersetzt, siehe hierzu auch unter Stoppstellenmodus.

Die mit dem Druckformat gespeicherte Briefkopfnummer wird vom Programm vorgegeben und kann nur bei Aufruf der Programmfunktion Seite einrichten im leeren Texteingabefenster geändert werden.

Durch Druck auf die Taste Datei:Z f2.png kann eine Vorschau des gewählten Briefkopfes angezeigt werden.

Markierten Text in Tabelle wandeln (Datei:Z ALT.png -> l -> w)

Diese Programmfunktion wandelt einen markierten Text in eine Tabelle um. Die später in einzelnen Spalten darzustellenden Werte müssen durch Tabulatoren getrennt werden.

Beispiel:

MengeDatei:Z cursor.png Preis 2Datei:Z cursor.png 5,00 4Datei:Z cursor.png 3,00 9Datei:Z cursor.png 2,50

Ergebnis:

Menge	Preis
2	5,00
4	3,00
9	2,50

Passwort für die Textverschlüsselung

Mit Hilfe dieser Programmfunktion können Sie ein Passwort für die Verschlüsselung eines Textes festlegen.

1. Eingabe:

In dieses Eingabefeld muss das Passwort eingegeben werden, das beim späteren Aufruf des Textes abgefragt wird.

2. Eingabe:

Hier muss das gewünschte Passwort zur Textverschlüsselung ein zweites Mal eingegeben werden, um Eingabefehler zu vermeiden.

Es muss unbedingt auf die Groß-/Kleinschreibung geachtet werden.

rzettel.rtf

Der Textbaustein rzettel.rtf dient als Einleitungstext für den Versand einer Abschrift an den Mandanten.

Sie können diesen Textbaustein folgendermaßen ändern:

• Rufen Sie den Textbaustein rzettel.rtf in der ersten Zeile auf.
• Ändern Sie den Textbaustein nach Ihren Wünschen ab.
• Speichern Sie den Textbaustein mit Hilfe der Programmfunktion Speichern unter .... Hierbei wird die Speicherung als RTF-Standardtext vorgeschlagen. Eine Änderung dieser Einstellung darf nicht erfolgen.

Sonderzeichen

Sonderzeichen haben in der Kanzlei-Textverarbeitung eine besondere Bedeutung. Beispiele hierfür sind das Absatzendezeichen ¶ und das feste Leerzeichen Datei:Schriftverkehr ktv FESTLEER.png. Die angezeigten Sonderzeichen werden nicht mit dem Text ausgedruckt.

Die Sonderzeichen im Sinne nicht druckbarer Formatierungszeichen im Menü Ansicht sind nicht identisch mit den Sonderzeichen im Menü Einfügen.

Sonderzeichen werden angezeigt, wenn die Menüzeile Sonderzeichen mit einem Häkchen versehen ist. Die bereits eingeschaltete Sonderzeichenansicht wird auf dem selben Wege abgeschaltet, wie sie eingeschaltet wird.

Standardtext stdautot.txt

1. Rufen Sie in der ersten Zeile des Texteingabefensters den Standardtext stdautot.txt mit *stdautot.txt auf.

Sofern es noch keinen Standardtext stdautot.txt gibt, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Der Standardtext muss dann angelegt werden. Wie Sie hierbei verfahren müssen, können Sie den nächsten Punkten entnehmen.

2. Tragen Sie in der nächsten freien Zeile den Begriff ein, der von der Korrektur ausgeschlossen werden soll, z. B. RAinnen. Bei einem neu zu erstellenden Standardtext stdautot.txt schreiben Sie den Begriff in die erste Zeile eines neuen Dokuments.

Statt RAinnen könnten Sie auch Rainnen schreiben, da die Groß-/Kleinschreibung hierbei nicht beachtet werden muss.

Jedes Wort, das von der Korrektur ausgeschlossen werden soll, muss in einer Zeile stehen, d.h. hinter jedem Wort muss ein Datei:Z enter.png erfolgen.

3. Rufen Sie die Programmfunktion Link auf ''Standardtext speichern'' auf auf.

4. Wurde ein bereits bestehender Standardtext stdautot.txt bearbeitet, wird der Dateiname stdautot.txt bereits vorgeschlagen.

Geben Sie, sofern es noch keinen Standardtext stdautot.txt gibt, als Dateinamen stdautot.txt an.

5. Bestätigen Sie die Eingabe mit Datei:Schriftverkehr ktv ok.png.

Stoppstellenmodus

Text, der Stoppstellen ?? oder ??? bzw. Platzhalter, für die keine Aktendaten existieren, enthält, schaltet beim Laden ab der 2. Zeile im Texteingabefenster automatisch den Stoppstellenmodus der Kanzlei-Textverarbeitung an, wenn die Einstellung Stoppstellenmodus automatisch in der Karteikarte Einstellung 2 der Einstellungen Textverarbeitung gewählt wurde. Die Titelleiste der Kanzlei-Textverarbeitung blinkt. Einfügestellen werden im Stoppstellenmodus vom Programm automatisch nacheinander gesucht, eine manuelle Suche nach Stoppstellen ist nicht notwendig. Mit Datei:Z enter.png oder Datei:Z F5.png gelangt man automatisch zur nächsten Einfügestelle. Auf diese Weise kann ein Text sehr schnell und systematisch fertig gestellt werden. Der Stoppstellenmodus kann mit der Tastenkombination Datei:Z strg c.png abgebrochen werden.

Soll die Einfügestelle ohne Eingabe von Text entfernt werden, ist die Stoppstelle nur mit Datei:Z enter.png bzw. Datei:Z F5.png zu bestätigen.

Die Kanzlei-Textverarbeitung unterscheidet nicht zwischen den einfügenden Stoppstellen ?? und den überschreibenden Stoppstellen ???. Stoppstellen haben immer einfügenden Charakter, nachfolgender Text wird also nicht überschrieben.

Der Textspeicher kann im Stoppstellenmodus durch ### nur dann gelöscht werden, wenn eine Stoppstelle markiert ist. Ein Löschen mit ### am linken Seitenrand ist nicht möglich.

Tabelle einfügen (Datei:Z ALT.png -> l -> e)

Diese Programmfunktion dient dem Einfügen einer Tabelle in das aktuelle Dokument.

Der nach dem Einfügen einer Tabelle angezeigte Rahmen wird nicht mit ausgedruckt. Ein solcher Rahmen muss über die Programmfunktion Format im Menü Tabelle erstellt werden.

Tabelle in Text wandeln (Datei:Z ALT.png -> l -> w)

Diese Programmfunktion wandelt eine Tabelle in Text um. Der Cursor muss dazu in der Tabelle stehen. Bei der Umwandlung wird pro Tabellenzeile eine Textzeile angelegt. Die in einzelnen Spalten dargestellten Werte werden durch Tabulatoren getrennt.

Beispiel:

Menge	Preis
2	5,00
4	3,00
9	2,50

Ergebnis:

2Datei:Z cursor.png 5,00 4Datei:Z cursor.png 3,00 9Datei:Z cursor.png 2,50

Tabelleneigenschaften (Datei:Z ALT.png -> l -> f -> t)

Diese Programmfunktion dient der Formatierung einer bereits eingefügten Tabelle. Zur Formatierung der Tabelle/der Zeile/der Zelle muss der Cursor sich in einer der Tabellenzellen befinden oder die Tabelle muss zuvor markiert werden.

Linienstärke:

Stärke der bei Rahmen gewählten Umrahmung von Spalten, Zeilen oder Zellen in Punkten

Rahmen:

Durch Mausklick auf die entsprechende Stelle kann der Rahmen für Spalten, Zeilen oder für die gesamte Tabelle gewählt werden.

OK

Hiermit bestätigen Sie die eingstellte Formatierung.

Abbrechen

Hiermit brechen Sie die Programmfunktion ab.

Text verschlüsselt speichern

Bei Wahl dieser Einstellung wird nach Bestätigung mit ein Passwort für die Textverschlüsselung abgefragt. Dieses Passwort muss zweimal eingegeben werden, um eine falsche Eingabe zu vermeiden.

Bitte beachten Sie auch die allgemeinen Hinweise zur Textverschlüsselung!

Es muss unbedingt auf die Groß-/Kleinschreibung geachtet werden.

Beim Aufruf des Textes erfolgt die Abfrage des Passwortes für die Textverschlüsselung. Nach Bestätigung des Passwortes erfolgt eine Meldung, dass der Text mit der Extension .ctf gespeichert wurde.

Zeilenabstand

Nach Mausklick auf der Auswahlliste Zeilenabstand in der Programmfunktion Seite einrichten, Karteikarte Seiteneinstellungen kann der Zeilenabstand nach Einlesen des Briefkopfs voreingestellt werden. Per Mausklick kann zwischen 1-, 1,5- und 2-zeiligem Abstand gewechselt werden. Er kann nur im leeren Texteingabefenster während der Bearbeitung des Druckformats geändert werden. Der hier eingestellte Zeilenabstand ist ebenfalls im leeren Texteingabefenster aktiv.

Der Zeilenabstand wird mit dem Druckformat gespeichert und von der Kanzlei-Textverarbeitung vorgegeben. Die Voreinstellung des Zeilenabstands kann in der Programmfunktion Seite einrichten nur im leeren Texteingabefenster während der Bearbeitung des Druckformats geändert werden. Individuelle Zeilenabstände in einzelnen Absätzen können mit der Programmfunktion Absatz formatieren eingestellt werden.

Die Zeilenabstände können auch über folgende Tastaturkürzel geändert werden:

• 1-zeilig Datei:Z STRG.pngDatei:Z 1.png
• 1,5-zeilig Datei:Z STRG.pngDatei:Z 5.png
• 2-zeilig Datei:Z STRG.pngDatei:Z 2.png

Hierzu muss der Cursor in dem Absatz stehen, dessen Zeilenabstand verändert werden soll, oder der Absatz muss markiert sein.