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Allgemeines
Die RA-MICRO Programmfunktionen in MS Word können in Form von Menüs und aus dem Menüband von Word über die Registerkarte RA-MICRO in verschiedenen Gruppen, z. B. Öffnen, gestartet werden. Zusätzlich verfügt die RA-MICRO Word-Schnittstelle über ein eigenes Menü mit einer Übersicht der RA-MICRO Textverarbeitungsfunktionen MS-Word. Eine weitere Möglichkeit des Zugriffs auf RA-MICRO Programmfunktionen besteht über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO.
Rechtsklick auf das Dokumentenfenster ruft das Word-Kontextmenü auf, das durch RA-MICRO Programmfunktionen ergänzt ist. An der aktuellen Cursorposition können so z. B. Anlagen in den Schriftsatz eingefügt oder einzelne Seiten von umfangreicheren Dokumenten gedruckt werden. Falls die RA-MICRO Programmfunktionen nicht im Kontextmenü zur Verfügung stehen, besteht über Deaktivierung der Einstellung Keine RA-MICRO Funktionen im Kontext-Menü auf der Karteikarte Support-Info der Einstellungen Textverarbeitung MS-Word die Möglichkeit, die Kontextfunktionalität der RA-MICRO Programmfunktionen wiederherzustellen.
Mit der Tastenkombination ESC+E wird Word beendet und zum RA-MICRO Hauptmenü zurückgekehrt.
Als Textformat empfehlen wir RTF. In diesem Format werden standardmäßig auch alle von RA-MICRO mitgelieferten Textbausteine erstellt.
Funktionen in der RA-MICRO Menüleiste
Menü RA-MICRO Word-Schnittstelle
Teil 2 der Funktionsübersicht
Das Menü RA-MICRO Word-Schnittstelle bietet eine Übersicht aller wichtigen - in MS-Word verfügbaren - RA-MICRO Programmfunktionen. Wir empfehlen allen Word-Benutzern, sich anhand dieser Funktionsübersicht mit den vielfältigen Leistungsmöglichkeiten der RA-MICRO Word-Schnittstelle zur Verbesserung der Produktivität vertraut zu machen.
Als Textformat empfehlen wir RTF. In diesem Format werden standardmäßig auch alle von RA-MICRO mitgelieferten Textbausteine erstellt.
Die Funktionsübersicht kann mit Klick/Touch auf das Menü oder über die Taste Datei:Z Esc.png aufgerufen werden.
Von hier aus können die Programmfunktionen entweder mit Mausklick oder Fingertouch aufgerufen werden.
Menü *A-Aufruf
<imagemap>-Fehler: Bild ist ungültig oder nicht vorhanden
Anschreiben mit Briefkopf
Nach Eingabe einer Aktennummer wird der Briefkopf (BK[Nr.].rtf) mit der Mandantenadresse sowie den entsprechenden Aktendaten wie Aktennummer etc. eingelesen. Die Angabe eines Korrespondenzkürzels nach der Aktennummer (z. B. 208/17I2) liest die jeweilige Korrespondenzadresse im Zusammenhang mit den erforderlichen Aktendaten ein.
Bei Eingabe einer Adressnummer wird der Briefkopf nur mit den Adressdaten gefüllt. Platzhalter, die aktenbezogene Angaben enthalten, werden durch Stoppstellen ersetzt.
Die Eingabe eines Plus-Zeichens + nach der Aktennummer oder der Aufruf *A[Aktennummer]+ ruft die Beteiligtenauswahl zur Akte auf. Aus dieser Beteiligtenauswahl kann der gewünschte Empfänger gewählt werden.
Ein anderer als der in den Einstellungen Word-Schnittstelle auf der Karteikarte Briefkopf voreingestellte Briefkopf kann durch die Angabe von #[Briefkopfnummer] hinter der Aktennummer zur Akte aufgerufen werden.
Beispiel: *A[Aktennummer]#3 ruft den Briefkopf mit der Nummer 3 (BK3.rtf) im Zusammenhang mit den Akten- und Adressdaten auf.
Der Aufruf von *A Anschreiben mit Briefkopf erfolgt im Menüband von Word über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Öffnen, über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO sowie über die Funktionsübersicht.
Bitte geben Sie eine Adress-, Aktennummer oder einen Namen ein.
In dieses Eingabefeld kann wahlweise eine Akten-, Adressnummer oder ein Name eingegeben werden.
Der Briefkopf wird nach der Bestätigung der Eingaben mit der angegebenen Adresse aufgerufen.
Briefkopf:
Hier kann ein Briefkopf gewählt werden, der von dem in den Einstellungen Textverarbeitung MS-Word auf der Karteikarte Briefkopf voreingestellten Briefkopf abweicht.
*A, Adresse in Kurzform
Nach Eingabe einer Adressnummer oder eines Namens wird die Adresse einschließlich des Geburtsnamen, des Geburtsdatums, des Geburtsortes und der Staatsangehörigkeit eingelesen.
Adresse in Kurzform bietet einen schnellen Überblick über die grundlegenden Mandanten- oder Beteiligtendaten und kann bei der Erstellung von Verträgen hilfreich sein.
Das Einlesen einer Adresse in Kurzform ist auch über die Aufrufe *A[Aktennummer], und *B[Aktennummer], direkt in einem Word-Dokument möglich. Beim Aufruf *B[Aktennummer], z. B. *B1/17, wird die Beteiligtenauswahl geöffnet, aus der die Adressierung erfolgen kann.
Der Aufruf von *A, Adresse in Kurzform kann zusätzlich im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Öffnen, Menü *A Aufruf, , über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO sowie über die Funktionsübersicht erfolgen.
Bitte geben Sie eine Adress-, Aktennummer oder einen Namen ein.
In dieses Eingabefeld muss eine Akten-, Adressnummer oder ein Name eingegeben werden.
Die Adressdaten werden nach der Bestätigung der Eingaben aufgerufen.
*A; Adresse in Langform
Nach Eingabe einer Adressnummer oder eines Namens wird die Adresse - wie bei *A, Adresse in Kurzform - allerdings mit allen Adressdaten eingelesen.
Adresse in Langform bietet einen schnellen Überblick über die Mandanten- oder Beteiligtendaten und kann bei der Erstellung von Verträgen hilfreich sein.
Erfolgt die Eingabe einer Aktennummer, wird der dreizeilige Aktenbetreff ebenfalls ausgewiesen, wenn die Einstellung Einzeiliger Adressaufruf mit Betreffzeilen auf der Karteikarte Allgemein gesetzt ist.
Das Einlesen einer Adresse in Langform ist auch über die Aufrufe *A[Aktennummer]; und *B[Aktennummer]; möglich. Beim Aufruf *B[Aktennummer]; wird die Beteiligtenauswahl aufgerufen, aus der die gewünschte Adresse gewählt werden kann.
Der Aufruf von *A; Adresse in Langform kann zusätzlich im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Öffnen, Menü *A Aufruf, , über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO sowie über die Funktionsübersicht erfolgen.
Bitte geben Sie eine Adress-, Aktennummer oder einen Namen ein.
In dieses Eingabefeld muss eine Akten- oder Adressnummer oder ein Name eingegeben werden. Die Adressdaten werden nach der Bestätigung der Eingaben aufgerufen.
*B Beteiligtenauswahl
Bei Aufruf *B[Aktennummer], *EB[Aktennummer] bzw. *A[Aktennummer]+ wird sofort nach dem Aufruf die Auswahl der Beteiligten angezeigt. Nach Auswahl nur eines Beteiligten wird ein Anschreiben mit Briefkopf eingelesen. Die Auswahl mehrerer Beteiligter ruft das Beteiligtenrundschreiben auf, das mit dem dort gewählten Briefkopf, Betreff, Textbaustein und Grußformel an die gewählten Beteiligten erstellt werden kann, ohne die einzelnen Anschreiben noch in Word bearbeiten zu müssen.
Der Aufruf der Beteiligtenauswahl kann im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Öffnen, über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO und über die Funktionsübersicht erfolgen.
Soll statt des standardmäßig vorgegebenen Beteiligtenbetreffs der Mandantenbetreff in den Briefkopf eingelesen werden, ist auf der Karteikarte Briefkopf der Einstellungen Textverarbeitung MS Word die Einstellung Mandantenbetreff bei *B-Aufruf (§11, §12, §18) zu wählen.
Die Beteiligtenauswahl wird auch zur Beteiligtenauswahl der in den Standardtext rubtest einzulesenden Akten- und Adressdaten aufgerufen.
Siehe dazu auch Seite:
Akten-, Adressnr. oder Name
In dieses Eingabefeld muss nach dem Aufruf *B die gewünschte Aktennummer/Adressnummer oder der in der Aktenkurzbezeichnung hinterlegte Name eingegeben werden, zu der die Aktenbeteiligten aufgelistet werden sollen.
Aktenkurzbezeichnung drehen
Aktenbeteiligte
Bereich zur Auswahl des Aktenbeteiligten.
Adresse:
Für weitere externe in RA-MICRO gespeicherte Adressen steht dieses Eingabefeld zur Verfügung.
Briefkopf:
Hier kann ein von dem in den Einstellungen Word-Schnittstelle auf der Karteikarte Briefkopf voreingestellten Briefkopf abweichender Briefkopf mit den Daten des gewählten Beteiligten in das aktuelle Dokument eingelesen werden.
*D Druckdatei laden
Ein zuvor über die Programmfunktion Druckdatei speichern unter einer bestimmten Nummer gespeichertes Dokument kann über die Programmfunktion Druckdatei laden aufgerufen werden. Dabei kann die Druckdatei optional an Cursorposition in das aktuelle Dokument eingefügt werden.
Ein RA-MICRO Dokument kann auch über Eingabe von *D[Druckdateinummer] in das Dokumentfenster von Microsoft Word geladen werden. Das Dokument wird im aktuellen Dokument an Cursorposition eingefügt.
Der Aufruf von Druckdatei laden kann zusätzlich im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Öffnen, über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO und über die Funktionsübersicht erfolgen.
in Dokument einfügen
Diese Option ist zu aktivieren, wenn das Dokument in das aktuelle Word-Dokument an Cursorposition eingefügt werden soll.
Bei Deaktivierung dieser Einstellung wird die Druckdatei als neues Dokument geladen.
Bitte geben Sie eine Druckdateinummer ein
Die Eingabe eines vorangestellten d ist zum Laden der Druckdatei nicht erforderlich.
Soll - bei Speicherung des Dokuments pro Arbeitsplatz - ein Dokument von einem anderen Arbeitsplatz aufgerufen werden, ist die Eingabe des Druckdateiverzeichnisses und der Dokumentnummer, z. B. d1/95-15, erforderlich.
*E Anschreiben mit RA-MICRO E-Brief
Über diese Programmfunktion wird ein neues Word-Dokument mit E-Briefkopf erstellt und kann anschließend als E-Brief oder E-Mail versandt werden.
Ein Aufruf des Anschreibens mit E-Briefkopf ist auch über *E[Adressnummer], *E[Aktennummer] bzw. *EB bzw. *EB[Aktennummer] im Word-Dokumentfenster möglich, wobei jeweils ein Anschreiben mit HTML-Briefkopf bzw. in Verbindung mit *EB zuvor die *B Beteiligtenauswahl aufgerufen wird.
Mit dieser Funktionalität können Schriftsätze wie gewohnt in Word erstellt und dann elektronisch per E-Brief oder E-Mail mit professionellem Kanzleibriefkopf gesendet werden. Der E-Brief enthält zusätzlich Optionen, Anlagen für abgesicherte Kommunikation z. B. mit dem Mandanten zu verschlüsseln oder für den Schriftverkehr mit Gerichten zu signieren.
Der Aufruf von *E Anschreiben mit RA-MICRO E-Brief kann im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Öffnen, über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO und über die Funktionsübersicht erfolgen.
Bitte geben Sie eine Adress-, Aktennummer oder einen Namen ein.
Dient der Eingabe einer Akten- oder Adressnummer oder eines Namens.
Der Briefkopf wird nach der Bestätigung der Eingaben mit der angegebenen Adresse und dem gewählten E-Briefkopf aufgerufen.
E-Briefkopf
Hier wird der E-Briefkopf vorgeschlagen, der in den Einstellungen Textverarbeitung MS-Word auf der Karteikarte Briefkopf gewählt ist.
Menü Speichern
Druckdatei Speichern
Hauptartikel → Druckdatei speichern
Dokument an Ordner Text
Datei:Schriftverkehr word Diskette.png
Speichert den Text im Word-Dokumentfenster im aktuellen Textverzeichnis.
Das Textverzeichnis ist in den Einstellungen Textverarbeitung MS-Word hinterlegt.
Als Dateiformat empfehlen wir das RTF-Format.
Im Anschluss an den Speichervorgang wird die Programmfunktion Akteninfo & Dokumentverwaltung speichern aufgerufen.
Ausschnitt an Ordner Text
Datei:Schriftverkehr word AusschnittanOrdner.png
Speichert den im Word-Dokumentfenster markierten Text im aktuellen Textverzeichnis als RTF-Datei.
Das Textverzeichnis ist in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word hinterlegt.
Im Anschluss an den Speichervorgang wird die Programmfunktion Akteninfo aufgerufen.
RA-MICRO Drucken
Hauptartikel → RA-MICRO Drucken
Senden an WebAkte
Speichert das aktuelle Dokument in der WebAkte.
Voraussetzung ist eine WebAkte Lizenz, die im RMO Store erworben werden kann, und die verwendete Aktennummer muss als WebAkte angelegt sein.
Die Lizenzdaten müssen unter Kanzlei, E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt sein.
Die WebAkte Zugriffsberechtigungen stehen im Menü WebAkte der E-Akte zur Verfügung.
Menü E-Mail-Versand
als Text / als HTML
Hier kann gewählt werden, ob das Dokument im Text- oder HTML-Format in die E-Mail Nachricht eingefügt werden soll. Wurde als Text gewählt, werden Schriftauszeichnungen, wie z. B. fett und kursiv, und Grafiken nicht in das E-Mail Fenster übernommen.
Mit der Auswahl als HTML bleiben Schriftauszeichnungen und Grafiken erhalten, die E-Mail beansprucht dadurch jedoch mehr Speicherplatz.
Anlage Textformat (RTF) / (DOC) / (DOCX) / (PDF)
Hier kann gewählt werden, in welchem Format das gewünschte Dokument als E-Mail Anlage versendet werden soll.
Menü E-Workflow
Senden als E-Brief
Übermittelt das mit *E erstellte Dokument an den E-Brief.
Falls kein Dokument mit E-Briefkopf geladen ist, wird ein neues Dokument mit E-Briefkopf geladen, dass in Word vervollständigt und anschließend nochmals mit Senden als E-Brief an den E-Brief übermittelt wird.
Senden an E-Brief Empfänger
Sendet das aktuelle Dokument in dem gewählten Format als Anlage zu einem E-Brief an den jeweiligen Empfänger.
Voraussetzung ist, dass zu dem Empfänger eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Senden an E-Brief Mandant
Sendet das aktuelle Dokument in dem gewählten Format als Anlage zu einem E-Brief an den Mandanten.
Voraussetzung ist, dass zu dem Mandanten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Senden an E-Eingangskorb
Zur weiteren Bearbeitung kann das aktuelle Dokument über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Senden, Menü E-Workflow, , in den E-Eingangskorb eines Benutzers oder auch den Zentralen E-Eingangskorb gelegt werden.
E-Ekorb von Benutzer
Ruft eine Liste mit allen zur Verfügung stehenden E-Eingangskörben auf.
Senden an E-Akte
Hauptartikel → Senden an E-Akte (Word)
Textbausteinverwaltung
Hauptartikel → Textbausteine
Übersendungszettel
Mithilfe dieser Programmfunktion kann ein Übersendungszettel mit dem standardmäßig verwendeten Briefkopf in Verbindung mit der eingegebenen Adresse und dem Textbaustein Uzettel.rtf erstellt werden.
Der Übersendungszettel ist hierbei ein geschütztes Dokument, wodurch eine Eingabe nur in den dafür vorgesehenen Feldern möglich ist. Vor dem Speichern sollte in MS Word der Dokumentenschutz über Überprüfen, Bearbeitung einschränken, Schutz aufheben (Word 2016) aufgehoben werden. Dies sollte auch geschehen, wenn der Übersendungszettel als Druckdatei gespeichert werden soll oder die Vorlage geändert wurde.
Der Dokumentenschutz darf nicht wieder aktiviert werden, da sonst alle Eingaben von Word entfernt werden. Der Aufruf von RA-MICRO Fensterprogrammen (Windows) mit ist nicht möglich, wenn der Dokumentenschutz aktiv ist. Der Aufruf der Übersendungszettels erfolgt im Menüband von Word über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Anschreiben, , sowie über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO sowie über Teil 2 der Funktionsübersicht.
Der Dokumentenschutz darf nicht wieder aktiviert werden, da sonst alle Eingaben von Word entfernt werden.
Der Aufruf von RA-MICRO Fensterprogrammen (Windows) mit Datei:Z altgr.png ist nicht möglich, wenn der Dokumentenschutz aktiv ist.
Der Aufruf der Übersendungszettels erfolgt im Menüband von Word über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Anschreiben, , sowie über das Word-Menü Datei, Zeile RA-MICRO sowie über Teil 2 der Funktionsübersicht.
DDNummer aus Briefkopf entfernen
Bei Wahl dieser Option wird der Platzhalter für die Druckdateinummer aus dem Briefkopf des Übersendungszettels gelöscht.
Dies hat den Vorteil, dass der Platzhalter nicht vom Anwender gelöscht werden muss, wenn der Übersendungszettel vor dem Ausdruck nicht als Druckdatei gespeichert wird.
Adressnr./Aktennr.:
In dieses Eingabefeld muss eine Akten-, Adressnummer oder ein Name eingegeben werden. Der Übersendungszettel wird nach der Bestätigung der Eingaben mit dem Briefkopf und den Adressdaten aufgerufen.
Die Eingabe eines Plus-Zeichens + nach der Aktennummer ruft die Beteiligtenauswahl zur Akte auf. Aus dieser Beteiligtenauswahl kann der gewünschte Empfänger ausgewählt werden.
Briefkopf:
Hier kann der gewünschte Briefkopf aus der Liste der vorhandenen Briefköpfe gewählt werden. Die vorgeschlagene Briefkopfnummer entspricht bei erstmaligem Aufruf dem in den Einstellungen gewählten Briefkopf.
Grußformel
Dient der Auswahl der Grußformel, die den Übersendungszettel abschließen soll.
Kurzbrief
Hauptartikel → Kurzbrief
Massensendung
Hauptartikel → Massensendung;
Menü RVG und Notarkosten, Tabelle
RVG-Berechnung
Hauptartikel → RVG Berechnung
Notarkostenberechnung
Aufruf der Berechnung GNotKG
Tabelle
Hauptartikel → Tabelle einfügen;
Grußformel einfügen
Die Maske Grußformel einfügen enthält eine Liste aller verfügbaren Grußformeln zum Einfügen in den aktuellen Schriftsatz. Änderungen an der Grußformelauswahl sind nur bei Vorliegen des Programmrechtes Standardtexte möglich.
Der Aufruf von Grußformel einfügen kann über das Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Einfügen, , sowie über Teil 2 der Funktionsübersicht erfolgen.
Auswahlliste
Hierüber kann die Grußformel für das Anschreiben gewählt werden.
3-Punkte-Button
Dient der Bearbeitung der Grußformelauswahl. Hierzu ist das Programmrecht Standardtexte erforderlich.
Menü Anlagen
Hierüber können Anlagen erfasst, bearbeitet und ein Anlagenverzeichnis eingefügt werden.
Anlagenbezug einfügen
Hauptartikel → Anlagenbezug einfügen
Anlagenverzeichnis
Das Anlagenverzeichnis wird am Ende des aktuellen Dokuments ausgegeben.
Menü Platzhalter, Wiedervorlagen
Platzhalter für Artikel/Pronomen/Endungen
Abschrift-Platzhalter
Der Abschrift-Platzhalter dient dazu, in den Dokumenten das Kennzeichen Original, Abschrift etc. automatisch aufzudrucken. Durch diese Programmfunktion ist es nicht mehr nötig, die Dokumente mit dem entsprechenden Stempel zu versehen.
Über Briefkopf bearbeiten ist der zu bearbeitende Briefkopf aufzurufen.
Im Menüband von Word über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Einfügen, Menü , sowie im Word-Menü RA-MICRO kann dann der Abschrift-Platzhalter als sichtbarer Positionsrahmen mit bereits vorgegebener Textmarke Abschrift an Cursorposition eingefügt und bei Bedarf formatiert werden. Sollte in der verwendeten Briefkopf-Datei ein entsprechender Platzhalter bereits vorhanden sein, wird eine Hinweismeldung ausgegeben. Der Abschrift-Platzhalter darf in einem Briefkopf nur einmal vorhanden sein.
Sofern die sichtbare Umrahmung entfernt werden soll, ist der Rahmen zu markieren, über Rechtsklick das Word Kontextmenü Rahmen und Schattierung aufzurufen und abschließend auf der Karteikarte Rahmen die Einstellung Ohne zu wählen.
Zum Abschluss ist die Briefkopf-Datei in Word über Speichern im Menü Datei zu sichern.
Der Abschrift-Platzhalter wird automatisch mit den in RA-MICRO Drucken gewählten Aufdrucken ersetzt.
DIN-Adress-Platzhalter
Mit der Programmfunktion DIN-Adress-PH einfügen bzw. DIN-Adress-Platzhalter wird in den Briefkopf ein Adressfeld nach den Vorschriften der DIN 5008 eingefügt. Das Adressfeld wird durch einen Positionsrahmen mit dem Platzhalter $DINAdresse dargestellt. Die DIN 5008 sieht derzeit die ersten drei Zeilen einer Anschrift für Postvermerke vor und fordert den Wegfall der Leerzeile zwischen Hausanschrift und Postleitzahl/Ort.
Der Platzhalter $DINAdresse kann als Positionsrahmen z. B. im Word-Menüband über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Einfügen, Menü Platzhalter Wiedervorlagen , oder über das RA-MICRO Dateimenü von Word an Cursorposition eingefügt werden.
Bei Verwendung dieses Platzhalters setzt sich das Anschriftenfeld aus folgenden neun Zeilen zusammen:
1. Zeile: Postvermerk1
2. Zeile: Postvermerk2
3. Zeile: Postvermerk3
4. Zeile: Anrede
5. Zeile: Name
6. Zeile: Adresszusatz/Ansprechpartner
7. Zeile: Straße
8. Zeile: PLZ Ort
9. Zeile: LAND
Bei ausländischen Adressen wird der Ort in Großbuchstaben ausgeben. Bei der Eingabe der Adresse sollte hier allerdings auf die Schreibweise in der Landessprache geachtet werden.
Bei ausländischen Adressen wird ebenfalls das Empfängerland in Großbuchstaben (in deutscher Sprache) ausgegeben.
Der Platzhalter $DINAdresse wird auch etwa künftige Änderungen der DIN-Vorschriften berücksichtigen, sodass Schreiben der Kanzlei immer den aktuellen Anforderungen entsprechen werden.
Bevor der Platzhalter $DINAdresse eingefügt wird, müssen die bisherigen Adressfeld-Platzhalter $1 - $5 aus dem Briefkopf entfernt werden. Der Platzhalter $DINAdresse wird vom Programm automatisch DIN-gerecht eingefügt. Der Briefkopf ist ggf. entsprechend anzupassen.
Frist-Platzhalter
Umsatzsteuernummer
WDM-Textvariablen-Platzhalter
Automatische Wiedervorlage
DictaNet Player
WDM-Textvariablen-Datenbank
Menü Briefkopf MS-Word, RTF nach DOCX, E-Buch
Briefkopf MS-Word
Konvertieren von RTF nach DOCX
Platzhalter + Kurzaufrufe
Menü Dokumente
Druckdatei-Fenster
E-Akte
Druckdateiverwaltung
Dokumentenverwaltung
E-Akten Fenster
Briefdateiverwaltung
Einstellungen
Hauptartikel → Einstellungen Textverarbeitung MS Word
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Weitere Funktionen und Erklärungen
Adressfeld nach DIN 5008
Mit der Programmfunktion DIN-Adress-PH einfügen bzw. DIN-Adress-Platzhalter wird in den Briefkopf ein Adressfeld nach den Vorschriften der DIN 5008 eingefügt. Das Adressfeld wird durch einen Positionsrahmen mit dem Platzhalter $DINAdresse dargestellt. Die DIN 5008 sieht derzeit die ersten drei Zeilen einer Anschrift für Postvermerke vor und fordert den Wegfall der Leerzeile zwischen Hausanschrift und Postleitzahl/Ort.
Der Platzhalter $DINAdresse kann als Positionsrahmen z. B. im Menüband von Word über die Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Einfügen, Menü Platzhalter Wiedervorlagen , oder über das RA-MICRO Link auf ''Dateimenü'' einfügen von Word an Cursorposition eingefügt werden.
Bei Verwendung dieses Platzhalters setzt sich das Anschriftenfeld aus folgenden neun Zeilen zusammen:
- Zeile: Postvermerk1
- Zeile: Postvermerk2
- Zeile: Postvermerk3
- Zeile: Anrede
- Zeile: Name
- Zeile: Adresszusatz/Ansprechpartner
- Zeile: Straße
- Zeile: PLZ Ort
- Zeile: LAND
Bei ausländischen Adressen wird der Ort in Großbuchstaben ausgeben. Bei der Eingabe der Adresse sollte hier allerdings auf die Schreibweise in der Landessprache geachtet werden.
Bei ausländischen Adressen wird ebenfalls das Empfängerland in Großbuchstaben (in deutscher Sprache) ausgegeben.
Der Platzhalter $DINAdresse wird auch etwa künftige Änderungen der DIN-Vorschriften berücksichtigen, sodass Schreiben der Kanzlei immer den aktuellen Anforderungen entsprechen werden.
Bevor der Platzhalter $DINAdresse eingefügt wird, müssen die bisherigen Adressfeld-Platzhalter $1 - $5 aus dem Briefkopf entfernt werden. Der Platzhalter $DINAdresse wird vom Programm automatisch DIN-gerecht eingefügt. Der Briefkopf ist ggf. entsprechend anzupassen.
Akten zur Adressnummer
Bei Aufruf *B[Adressnummer] wird sofort nach dem Aufruf die Auswahl der Akten angezeigt, die mit der angegebenen Adressnummer angelegt wurden. Nach Auswahl und Bestätigung einer Akte wird die Beteiligtenauswahl aufgerufen.
Akteninfo & Dokumentenverwaltung speichern
Mit dieser Programmfunktion, die nach Speichern eines Dokuments über die Programmfunktionen Dokument an Ordner Text bzw. Ausschnitt an Ordner Text aufgerufen wird, können Akteninformationen zum Dokument hinterlegt werden. Die so gespeicherten Dokumente stehen anschließend automatisch akten- oder mandantenbezogen in der Dokumentenverwaltung zur Verfügung, können dort geladen und bei Bedarf bearbeitet werden.
Die Akteninformation kann jederzeit mit der Akteninfo Datei:Z altgr i.png und der Dokumentenverwaltung der E-Akte aufgerufen werden. In der Dokumentenverwaltung stehen dafür die Dokument-Metadaten im Kontextmenü zum jeweiligen Dokument zur Verfügung. So wird aus der hier eingegebenen Bemerkung später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, die Dateibezeichnung gebildet. Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
Der Aufruf der Programmfunktionen Dokument an Ordner Text bzw. Ausschnitt an Ordner Text kann im Menüband von Word, Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern erfolgen. Der Aufruf von Dokument an Ordner Text ist zusätzlich über die Funktionsübersicht möglich.
Akte:
Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu speichernden Dokument übernommen.
Notizfenster:
Hauptartikel → Notizen
Aktenhistorie
Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.
Dokumentenkennzeichen:
Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten.
Ein Sortieren der gespeicherten Dokumente nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte.
Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.
Beteiligter:
Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.
Bemerkung:/Schlagwort:/Rubrik:
Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.
Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.
Die Bemerkung wird später, falls das Dokument elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.
Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
Versandweg:
Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.
Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht gesetzt ist.
Unterordner:
Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur E-Akte angelegt sind.
Dokumentenstatus:
Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem E-Eingangskorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.
Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten E-Eingangskörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.
Der Dokumentenstatus kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im E-Eingangskorb - geändert werden.
Über die Schaltfläche besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte zu bearbeiten.
Schaltfläche
Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.
Beteiligtenrundschreiben
Hierüber wird ein Beteiligtenrundschreiben an die in der Beteiligtenauswahl zur Akte mit *B[Aktennummer] oder *A[Aktennummer]+ gewählten Beteiligten erstellt. Nachdem die Auswahl zu dem Rundschreiben in der folgenden Maske getroffen und bestätigt wurde, wird das Rundschreiben erstellt, ohne noch einmal in das Dokumentenfenster von MS Word wechseln zu müssen.
Ablauf
- Auswahl des Briefkopfes.
- Eingabe von bis drei Betreffzeilen.
- Auswahl eines Kurztextes textl[Nr.] aus der Auswahlliste Textbaustein.
- Auswahl einer Grußformel texts[Nr.] aus der Auswahlliste Grußformel.
- Bestätigung und Ausdruck des Rundschreibens.
Briefkopfnummer:
Hier kann der gewünschte Briefkopf aus der Liste der vorhandenen Briefköpfe gewählt werden. Die vorgeschlagene Briefkopfnummer entspricht dem in den Einstellungen gewählten Briefkopf.
Betreff:
Der Betreff kann in diesem Bereich maximal dreizeilig eingegeben werden. Die Zeilen werden jeweils mit Datei:Z enter.png beendet.
Textbaustein:
Hier kann ein Kurzbrieftext textl[Nr.] aus der Auswahlliste gewählt werden.
Eine Änderung oder Erweiterung der Kurzbrieftexte ist nur bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte möglich.
Dateiauswahl
Nach Klick/Touch auf dieses Symbol wird das Fenster Textbausteindatei auswählen aufgerufen.
Hier kann nach dem Text gesucht werden, der mit dem Beteiligtenrundschreiben versandt werden soll.
Grußformel:
Dient der Auswahl der Grußformel texts[Nr.].
Änderungen an der Auswahl und an den Textbausteinen selbst sind nur bei vorhandenem Programmrecht Standardtexte möglich.
Briefkopf austauschen
Um den Briefkopf eines Dokuments nachträglich auszutauschen, wird der neue Briefkopf am Ende des ursprünglichen Dokumentes mit *A[Aktennummer]#[alternative Briefkopfnummer], z. B. mit *A2/15#2, aufgerufen. Anschließend wird der ursprüngliche Text in Word mit dem getauschten Briefkopf eingelesen, siehe in der nachfolgenden Grafik den rot gerahmten Aufruf der gleichen Aktenstammdaten mit der neuen Briefkopfnummer 2.
Voraussetzung ist, dass die Einstellung Briefkopf des aktuell geladenen Dokumentes austauschen in den Einstellungen Textverarbeitung MS-Word auf der Karteikarte Briefkopf gesetzt ist.
Druckereinstellungen
Die Bezeichnung Anlage kann wie ein Anlagenstempel beim Ausdruck auf die Anlage-Dokumente gedruckt werden. Hier können Aussehen und Position des Anlagenstempels eingestellt werden. Die Druckereinstellungen zum Anlagenstempel können über die Karteikarte Drucken 1 der Einstellungen Textverarbeitung MS-Word aufgerufen werden.
Grau hinterlegen
Gerahmte Anlagenstempel können zusätzlich grau hinterlegt werden, wenn diese Einstellung und die Einstellung Anlagenstempel mit Rahmen gesetzt ist.
Schriftsätze mit E-Porto elektronisch frankieren
Zur Anpassung des Kanzlei-Briefkopfs an die Internetmarke der Deutschen Post ist dieser über Link zur Funktion ''Briefkopf MS Word'' einfügen aufzurufen und der Cursor vor den Briefkopfplatzhalter Link zur Funtion ''$DINAdresse'' einfügen oder falls die Platzhalter $1 - $5 genutzt werden, vor den Briefkopfplatzhalter $1 zu positionieren.
Anschließend ist über die Word-Registerkarte Einfügen, Gruppe Link eine Textmarke mit dem Namen RA_STAMPIT an die Cursorstelle einzufügen und mit Hinzufügen zu bestätigen.
Mit diesem Briefkopf erstellte Schriftsätze werden mit einem Codefeld gedruckt, wobei die Internetmarke in das Adressfeld des Schriftsatzes eingefügt wird. Bei Bestätigung der Meldung erfolgt die elektronische Frankierung automatisch im Fensterbereich des Briefumschlags:
Vor dem eigentlichen Druck wird folgender Hinweis ausgegeben:
- Mit wird der Schriftsatz kostenpflichtig frankiert und vom E-Porto Konto abgebucht. Die entstandenen Postauslagen können optional in Gebühren- und Kostenrechnungen abgerechnet werden. Hierzu ist in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word auf der Karteikarte E-Porto die Option Postauslagen automatisch buchen und die gewünschte Kostenart zu wählen.
- Mit erfolgt der Aufdruck der Internetmarke als Testdruck zur Anpassung des neuen Briefkopfs an den verwendeten Fensterbriefumschlag bzw. als Entwurfdruck zur weiteren Bearbeitung durch den zuständigen Sachbearbeiter. Im Fall des Testdrucks oder Entwurfs wird der Schriftzug Muster auf die Internetmarke gedruckt und es entstehen keine Kosten.
In diesem Zusammenhang können auch Briefumschläge und Etiketten elektronisch frankiert werden.
Das Dokument wird bei folgenden Druckvorgängen elektronisch frankiert:
- RA-MICRO Drucken (nur 1. Original)
- Massensendung
Stoppstellenmodus
Text, der Stoppstellen ?? bzw. Platzhalter, für die keine Aktendaten existieren, enthält, schaltet beim Laden ab der 2. Zeile im Dokumentfenster automatisch den Stoppstellenmodus der RA-MICRO Word Datenschnittstelle an, wenn die Einstellung Stoppstellenmodus automatisch in den Einstellungen Textverarbeitung MS-Word auf der Karteikarte Allgemein gewählt wurde. Einfügestellen werden im Stoppstellenmodus von der RA-MICRO Word Datenschnittstelle automatisch nacheinander gesucht, eine manuelle Suche nach Stoppstellen ist nicht notwendig. Mit Datei:Z enter.png gelangt man automatisch zur nächsten Einfügestelle. Auf diese Weise kann ein Text sehr schnell und systematisch fertiggestellt werden.
Soll die Einfügestelle ohne Eingabe von Text entfernt werden, ist die Stoppstelle nur mit Datei:Z enter.png zu bestätigen. Zur Suche nach Stoppstellen kann die Tastenkombination Strg+ß verwendet werden.