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| | ==Allgemein== | | ==Allgemein== |
| − | Eingehende Nachrichten können vom ''Kanzlei E-Mail Receiver'' oder vom ''Posteingang'' direkt einem ''Postkorb'', einer Akte sowie einem Dokumentenstatus zugeordnet werden, wenn bestimmte Parameter und Schreibweisen im E-Mail Betreff eingehalten werden.
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| − | ===E-Mails direkt im Postkorb empfangen - ohne Posteingang===
| + | E-Mails können mit einer einfachen Syntax in die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte ''E-Akte''] und im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb ''Postkorb''] gespeichert werden. Auch eine direkte Zuordnung zu einem Eingangsfach im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] ist möglich. |
| − | ====Voraussetzungen====
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| − | # In den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten ''E-Mail Konten''] ist in der Spalte ''Empfangen / Senden'' der ''Postkorb'' aktiviert.
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| − | # Der ''Kanzlei E-Mail Receiver'' startet automatisch mit dem RA-MICRO Hauptmenü, wenn dieser im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Dienste_Starter ''Dienste Starter''] aktiviert wurde.
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| − | ====Funktion==== | + | ====<u>Voraussetzungen</u>==== |
| − | Die vom ''Kanzlei E-Mail Receiver'' abgeholten Nachrichten (E-Mails, SCHUFA-Benachrichtungen, E-Rechtsschutz Nachrichten etc.) werden direkt in den dem Mailkonto zugeordneten ''Postkorb'' gespeichert. Eine Anzeige im ''Posteingang'' erfolgt nicht.
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| − | Können aus dem E-Mail Betreff nachfolgend aufgeführte Syntaxen entnommen werden, werden diese Informationen automatisch gespeichert:
| + | # In den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten ''E-Mail Konten''] ist in der Spalte ''Empfangen / Senden'' der ''Posteingang'' oder ''Postkorb'' aktiviert. |
| | + | # Aktivierung des Kanzlei E-Mail Receiver im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Dienste_Starter ''Dienste Starter''] von RA-MICRO. |
| | + | # Im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] ist das empfangene E-Mail Konto als Quelle ''Import E-Mail'' oder ein Outlook ''Importordner'' gewählt. |
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| − | * Eine Aktennummer kann zu Beginn des E-Mail Betreffs oder wahlweise an beliebiger Position stehen, sofern sie über den Platzhalter ''enr:[Aktennummer]/[Jahrgang],'' z. B. ''enr:5/16'', in den Betreff eingefügt wurde. | + | ====<u>Funktion</u>==== |
| | + | *Direkte Speicherung in eine E-Akte |
| | + | Folgt der Aktennummer zu Beginn des E-Mail-Betreffs der Zusatz ''ea'' oder "." wird direkt in die E-Akte gespeichert – ohne vorherige Anzeige im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] oder [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb ''Postkorb'']. Eine im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] und/oder den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten ''E-Mail Konten''] bereits eingestellte Weiterleitung an einen ''Postkorb'' wird ignoriert.<br> |
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| − | * Kann keine Aktennummer aus dem E-Mail Betreff ermittelt werden, wird die Nachricht zur Benutzerakte desjenigen gespeichert, in dessen Postkorb die Nachricht gespeichert wird und kann hier in der Tabelle einfach nachträglich geändert werden. Die Benutzerakte setzt sich immer aus Benutzernummer und Jahrgang 50 zusammen (Bsp. Benutzerakte für Benutzer 6: 6/50).
| + | Beispiel:<br> |
| | + | ''8/20ea Müller ./. Meier'' <br> |
| | + | ''8/20. Müller ./. Meier''<br> |
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| − | * ''est'':[Dokumentenstatus], z. B. ''est:rot'', als Farbe für den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte#Dokumentenstatus Dokumentenstatus] in der ''E-Akte'' ist grün (erledigt), gelb (in Bearbeitung) oder rot (überfällig) möglich. Bei der Bezeichnung der Farben im E-Mail Betreff braucht auf Groß-/Kleinschreibung nicht geachtet zu werden.
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| − | * ''esb'':[Benutzernummer], z. B. ''esb:26''. Dieser Wert wird nur in Verbindung mit der Aktennummer (''enr:[Aktennummer]/[Jahrgang]'') ausgewertet und wird als Dokumentsachbearbeiter interpretiert. | + | *Direkte Speicherung in einen Benutzerpostkorb |
| | + | Ist nach der Aktennummer der Zusatz ''pk[Nr.]'' oder ".Nr." im E-Mail-Betreff vorhanden, erfolgt eine direkte Speicherung in die ''E-Akte'' und den ''Benutzerpostkorb.'' Eine im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] und/oder den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten ''E-Mail Konten''] bereits eingestellte Weiterleitung an einen ''Postkorb'' wird ignoriert.<br> |
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| − | ===E-Mails direkt im Postkorb empfangen - über den Posteingang===
| + | Beispiel:<br> |
| − | ====Voraussetzungen====
| + | ''8/20pk2 Müller ./. Meier'' – Speicherung in die E-Akte 8/20 nebst Postkorb des Benutzers 2.<br> |
| − | # In den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten ''E-Mail Konten''] ist in der Spalte ''Empfangen / Senden'' der ''Posteingang'' aktiviert.
| + | ''8/20.2 Müller ./. Meier'' - Speicherung in der E-Akte 8/20 nebst Postkorb des Benutzers 2.<br> |
| − | # Der ''Kanzlei E-Mail Receiver'' startet automatisch mit dem RA-MICRO Hauptmenü, wenn dieser [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Dienste_Starter ''Dienste Starter''] aktiviert wurde.
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| − | # Als Quelle wurde im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] ein Outlook Importordner oder ein in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten ''E-Mail Konten''] gespeichertes E-Mail Konto aktiviert.
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| − | # In der Toolbar des [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Eingangsfach#Weiterleitung: ''Posteingangs''] ist die automatische Weiterleitung an einen [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb ''Postkorb''] aktiviert.
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| − | ====Funktion====
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| − | Importierte E-Mails werden direkt - ohne vorherige Anzeige im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] - an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb ''Postkorb''] weitergeleitet und zur Akte gespeichert, wenn vom ''Posteingang'' eine Aktennummer im Betreff einer E-Mail ermittelt werden kann.
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| − | * Die Aktennummer kann zu Beginn des E-Mail Betreffs oder wahlweise an beliebiger Position stehen, wenn sie über den Platzhalter ''enr:[Aktennummer]/[Jahrgang],'' z. B. ''enr:5/16'', in den Betreff eingefügt wurde. | + | *Direkte Speicherung in ein Eingangsfach |
| | + | Enthält der E-Mail-Betreff die Aktennummer mit dem Zusatz ''pe[Nr.]'' oder nur ''pe[Nr.]'', wird die Nachricht im entsprechenden ''Eingangsfach'' des ''Posteingangs'' mit oder ohne Aktennummernvorschlag angezeigt. Eine im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] und/oder den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Mail_Konten ''E-Mail Konten''] bereits eingestellte Weiterleitung an einen ''Postkorb'' wird ignoriert.<br> |
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| − | *''epk'':[AktenSBKürzel]: Hier wird das ein- oder zweistellige Kürzel des Aktensachbearbeiters ergänzt, so wie es in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Benutzerverwaltung ''Benutzerverwaltung''] zum Benutzer gespeichert wurde. Alternativ kann die E-Mail mit der Eingabe ''epk:Z'' an den ''Zentralen Postkorb'' weitergeleitet werden.
| + | Beispiel:<br> |
| − | | + | ''8/20pe01 Müller ./. Meier'' oder ''pe01 Müller ./. Meier'' – Die Nachricht wird im Eingangsfach 01 angezeigt. |
| − | * Ist ''epk'': nicht im E-Mail-Betreff enthalten, wohl aber eine Aktennummer, richtet sich der Versand der Nachricht nach der Voreinstellung im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] für die automatische Weiterleitung an einen ''Postkorb''. Für den Fall, dass keine automatische Weiterleitung im Posteingang eingestellt ist, kann mit ''epk:'' für jede Mail einzeln definiert werden, in welchen ''Postkorb'' gespeichert werden soll.
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| − | * Fehlt die Aktennummer im Betreff, wird die Nachricht nicht an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangskorb ''Postkorb''] weitergeleitet, sondern im [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Eingangsfach ''Posteingang''] angezeigt.
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| − | * Fehlt die Aktennummer im Betreff, kann jedoch aus dem Parameter ''epk:'' ein Benutzer Postkorb ermittelt werden, erfolgt die Speicherung in diesen ''Postkorb'' sowie zur Benutzerakte des entsprechenden Benutzers und kann hier in der Tabelle einfach geändert werden. Die Benutzerakte setzt sich immer aus Benutzernummer und Jahrgang 50 zusammen (Bsp. für Benutzer 6: 6/50).
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| − | * ''est'':[Dokumentenstatus], z. B. ''est:rot'', als Farbe für den Dokumentenstatus in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte ''E-Akte''] ist grün (erledigt), gelb (in Bearbeitung) oder rot (überfällig) erlaubt. Bei der Bezeichnung der Farben braucht auf Groß-/Kleinschreibung nicht geachtet zu werden.
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| − | * ''esb'':[Benutzernummer], z. B. ''esb:26''. Dieser Wert wird nur in Verbindung mit der Aktennummer (''enr:[Aktennummer]/[Jahrgang]'') ausgewertet und wird als Dokumentsachbearbeiter interpretiert.
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| − | [[Datei:birne.fw.png]] Die gewählte Schreibweise muss genau eingehalten werden und die Parameter müssen im E-Mail Betreff durch ein Leerzeichen getrennt werden.
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| − | ===Beispiele===
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| − | 1. E-Mail an die E-Akte ''5/16'' und den ''E-Eingangskorb'' für den Benutzer 6, für den Fall, dass RU als SB-Kürzel für den Benutzer 6 in der ''Benutzerverwaltung'' gespeichert ist:
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| − | [[Datei:emailkonten.sbkürzel.ewf.png]]
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| − | [[Datei:emailkonten.ebrief1.ewf.png]]
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| − | 2. E-Mail an den ''Zentralen E-Eingangskorb'' zur E-Akte ''5/16'' mit dem Dokumentenstatus rot:
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| − | [[Datei:emailkonten.ebrief2.ewf.png]]
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| − | 3. Mail an die Benutzerakte ''6/50'', wenn RU als SB-Kürzel für Benutzer 6 in der ''Benutzerverwaltung'' gespeichert ist:
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| − | [[Datei:emailkonten.ebrief3.ewf.png]]
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| − | 4. Keine Speicherung im ''Postkorb'', da weder Akte noch Benutzerakte ermittelt werden kann. Das Dokument wird im ''Posteingang'' angezeigt mit Vorschlag ''Zentraler Postkorb'':
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| − | [[Datei:emailkonten.ebrief4.ewf.png]]
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| | [[Category:E-Workflow]] | | [[Category:E-Workflow]] |
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Allgemein
E-Mails können mit einer einfachen Syntax in die E-Akte und im Postkorb gespeichert werden. Auch eine direkte Zuordnung zu einem Eingangsfach im Posteingang ist möglich.
Voraussetzungen
- In den E-Mail Konten ist in der Spalte Empfangen / Senden der Posteingang oder Postkorb aktiviert.
- Aktivierung des Kanzlei E-Mail Receiver im Dienste Starter von RA-MICRO.
- Im Posteingang ist das empfangene E-Mail Konto als Quelle Import E-Mail oder ein Outlook Importordner gewählt.
Funktion
- Direkte Speicherung in eine E-Akte
Folgt der Aktennummer zu Beginn des E-Mail-Betreffs der Zusatz ea oder "." wird direkt in die E-Akte gespeichert – ohne vorherige Anzeige im Posteingang oder Postkorb. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.
Beispiel:
8/20ea Müller ./. Meier
8/20. Müller ./. Meier
- Direkte Speicherung in einen Benutzerpostkorb
Ist nach der Aktennummer der Zusatz pk[Nr.] oder ".Nr." im E-Mail-Betreff vorhanden, erfolgt eine direkte Speicherung in die E-Akte und den Benutzerpostkorb. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.
Beispiel:
8/20pk2 Müller ./. Meier – Speicherung in die E-Akte 8/20 nebst Postkorb des Benutzers 2.
8/20.2 Müller ./. Meier - Speicherung in der E-Akte 8/20 nebst Postkorb des Benutzers 2.
- Direkte Speicherung in ein Eingangsfach
Enthält der E-Mail-Betreff die Aktennummer mit dem Zusatz pe[Nr.] oder nur pe[Nr.], wird die Nachricht im entsprechenden Eingangsfach des Posteingangs mit oder ohne Aktennummernvorschlag angezeigt. Eine im Posteingang und/oder den E-Mail Konten bereits eingestellte Weiterleitung an einen Postkorb wird ignoriert.
Beispiel:
8/20pe01 Müller ./. Meier oder pe01 Müller ./. Meier – Die Nachricht wird im Eingangsfach 01 angezeigt.