E-Brief
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Inhaltsverzeichnis
Allgemeines
Der E-Brief ersetzt die klassische E-Mail und ist mit zahlreichen Sonderfunktionen speziell für die Anwaltskanzlei ausgestattet. Er kann aus dem Programmbereich E-Workflow, dem Info Desk sowie über die Tastenkombination AltGr + . aufgerufen werden.
Der E-Brief ermöglicht den verschlüsselten Versand von Anlagen bei der elektronischen Kommunikation mit Mandanten/Dritten. Zur Entschlüsselung der Anlagen kann der RA-MICRO E-Brief-Decrypter unter www.ra-micro.de auch von Mandanten oder Dritten kostenlos heruntergeladen werden.
Im E-Brief steht die Verschlüsselungsfunktion auf der Registerkarte Optionen zur Verfügung.
Häufig wird der E-Brief als Übersendungsanschreiben von RA-MICRO Dokumenten wie Schriftsätzen, Rechnungen usw. genutzt. Der E-Brief selbst oder die beigefügten Anlagen können optional signiert werden.
Beim E-Brief-Versand an ein Gericht kann gewählt werden, welche Anlagen signiert und welche unsigniert versandt werden. Die Anlagenauswahl ist beim Versand von Gerichtskorrespondenz über die nachfolgend hervorgehobene Schaltfläche im E-Brief zu erreichen:
Die technische Übertragungsform des E-Briefes kann bei einheitlicher Bedienoberfläche unterschiedlich sein:
Zur Übertragung werden
- Mail-Server wie bei einer E-Mail
- oder andere Programme wie der EGVP-Client (Governikus GmbH & Co. KG)
- bzw. Schnittstellen zu Versicherungen (RMO VS) System, Hersteller: RA-MICRO GmbH & Co. KGaA)
verwendet.
Vor Erstellung eines ersten E-Briefes muss in den E-Mail Konten mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein und die mitgelieferte Briefkopfdatei Textbk.email01.html an die Kanzleibezeichnung angepasst werden. Bei Verwendung von Briefkopfplatzhaltern, die automatisiert mit den Daten der im Adressfenster unter der Adressnummer 1 hinterlegten Kanzleiadresse gefüllt werden, ist eine Anpassung nicht erforderlich.
Zusätzlich steht die Briefkopf-Datei textbkohneAdresse.email02.html ohne Musterbriefkopf zur Verfügung.
Weitere Briefköpfe können auf Grundlage der mitgelieferten Musterbriefköpfe gestaltet und im angegebenen Verzeichnis \ra\standard abgelegt werden. Die Briefkopfdateien müssen das Namensformat Textbk.email[Nr].html bzw. TextbkohneAdresse.email[Nr].html und die Endung .html aufweisen.
Rechtsschutzversicherungen, die bereits an das E-Brief System angeschlossen sind, werden automatisch erkannt und die Übermittlung der Nachricht erfolgt direkt in das EDV-System der Versicherung. Für den Spezialfall der teilstrukturierten Deckungsanfrage sind zusätzliche Angaben zum Rechtsschutzfall möglich, wodurch die Bearbeitung bei der Versicherung erleichtert und beschleunigt wird. Die Anbindung weiterer Versicherungen und die Abwicklung von Kfz-Schäden sind geplant.
Welche Versicherungen über (RMO VS) im Bereich Rechtsschutz erreichbar sind, ist hier einsehbar.
Auf welchem Weg der Versand erfolgt - ob verschlüsselt oder signiert, an Gerichte via EGVP oder an (RMO VS) Versicherungen - ist am unteren Rand des Programmfensters in der Statusleiste zu ersehen:
Der externe Versand des E-Briefes kann direkt an Aktenbeteiligte erfolgen. Voraussetzung ist, dass für den jeweiligen Empfänger eine E-Mail-Adresse im Adressfenster hinterlegt ist. Alternativ kann ein Empfänger wie in einer normalen E-Mail direkt über seine E-Mail-Adresse angeschrieben werden, ohne auf eine Akte Bezug nehmen zu müssen.
Außerdem ist der Versand an interne und externe Postkörbe sowie über die Schaltfläche 
an RA-MICRO Benutzer möglich:
Über das Menü 
kann der E-Brief vor dem eigentlichen Versand als Entwurf gespeichert und wieder geladen, zur Weiterbearbeitung in den E-Postkorb eines Benutzers gespeichert und/oder in der zugeordneten E-Akte gespeichert werden.
E-Briefe an mehrere Empfänger sind einzeln personalisierbar: An den Empfänger angepasste E-Briefe werden nicht im Textfenster Allgemein bearbeitet.
Sie können über das Symbol 
in einem gesonderten Textfenster hinzugefügt werden. So erhält der gegnerische Anwalt z. B. die Urfassung, wohingegen der Mandant dasselbe Schreiben samt zusätzlicher Erläuterungen erhält.
Funktionen der verschiedenen Karteikarten
Datei
An E-Korb intern
Mit dieser Programmfunktion kann der E-Brief optional in den E-Postkorb eines RA-MICRO Benutzers gespeichert werden.
Hauptartikel → Speichern in E-Akte
Entwurf speichern
Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.
Entwurf laden
Listet die gespeicherten Entwürfe auf. Die Bezeichnung für den Entwurf setzt sich aus dem Erstellungszeitpunkt und dem Betreff zusammen.
Desktop Button erstellen
Legt einen Desktop Button des E-Briefes an. So kann der E-Brief auch außerhalb von RA-MICRO genutzt werden.
Schließen
Schließt die Maske E-Brief.
Nachricht
Textformat
Die Karteikarte Textformat enthält diverse Möglichkeiten für die Formatierung.
Es kann Text aus der Zwischenablage eingefügt, ausgeschnitten und kopiert werden. Schriftart und Schriftgröße sowie Zeichen- und Absatzformatierung können ausgewählt werden. Außerdem wird eine farbliche Hervorhebung und Schnellformatierung eines zuvor gewählten Textes im E- Brief ermöglicht.
Optionen
Auf der Karteikarte Optionen besteht die Möglichkeit, die Rechtschreibung von Nachrichten zu prüfen, Anlagen zu verschlüsseln bzw. zu komprimieren sowie zu Kontrollzwecken Platzhalter und Tabellen einzusehen. Zusätzlich kann eine Empfangsbestätigung angefordert werden. Für den Erhalt einer Bestätigung wird vorausgesetzt, dass das E-Mail-Programm des Empfängers, beispielsweise des Mandanten oder des Gegnerbevollmächtigten, dazu die erforderlichen technischen Möglichkeiten bietet (z. B. MS Outlook). Außerdem muss der Empfänger dem Senden der angeforderten Empfangsbestätigung zustimmen. Nachrichten können mit unterschiedlicher Priorität versandt und bei Bedarf, z. B. zur Authentifizierung des Absenders, mit einem Signaturzertifikat signiert werden.
Rechtschreibprüfung
Gerade im Anwaltsbereich nimmt die elektronisch geführte Korrespondenz eine immer größere und wichtigere Rolle ein.
Die Rechtschreibprüfung im E-Brief unterstützt bei der fehlerfreien Schreibung.
Ob die Rechtschreibprüfung bereits beim Schreiben des Textes auf Fehler aufmerksam macht (automatische Rechtschreibprüfung) oder erst, wenn der Text fertiggestellt ist (manuell), kann eingestellt werden.
Auf Änderungsmöglichkeiten bei der manuellen Prüfung weist das mitgelieferte Wörterbuch hin. Rechtschreibfehler oder nicht im Wörterbuch vorhandene Begriffe sind rot unterstrichen.
Anlagen verschlüsseln
Die Verschlüsselung von Anlagen ist nur aktiv, wenn dem E-Brief zusätzliche Anlagen beigefügt wurden. Die vorgesehene Verschlüsselung der Anlagen wird in der Statusleiste des E-Briefes durch das Symbol caption dargestellt.
Kennwort für RA-MICRO E-Brief Decrypter
Die Anlagen können zusätzlich mit einem Kennwort verschlüsselt werden, das vor dem Versand des E-Briefes an das A-Postfach einzugeben und zu bestätigen ist:
Bei der Passworteingabe sind Für das Passwort sind mindestens 10 Zeichen erforderlich. Es ist dem Empfänger beispielsweise telefonisch oder per SMS mitzuteilen.
Die vorgesehene Kennwortverschlüsselung der Anlagen wird in der Statusleiste des E-Briefes durch das Symbol caption dargestellt.
Im E-Postfach empfangene Anlagen werden automatisch entschlüsselt, wenn kein gesondertes Kennwort eingegeben wurde.
Ansonsten wird das Kennwort vor dem Entschlüsseln abgefragt.
Wird ein Anhang nicht vom E-Postfach verarbeitet, sondern - wie üblicherweise in der Korrespondenz mit Mandanten oder Dritten - von einem anderen E-Mail-Programm wie z. B. MS Outlook, ist eine manuelle Entschlüsselung der Dateien notwendig.
Über einen Link im empfangenen E-Brief steht hierfür das Programm RA-MICRO E-Brief Decrypter zur Verfügung, das bei Bedarf auch über die RA-MICRO Homepage geladen werden kann.
Aus Sicherheitsgründen sollte dem Empfänger ein Kennwort möglichst nicht per E-Mail, sondern per SMS, telefonisch oder mündlich mitgeteilt werden.
Anlagen komprimieren
Beim Versenden von E-Briefen mit vielen Anhängen schafft das Zusammenfassen und Komprimieren der zahlreichen Einzeldateien in eine Zip-Datei Platz und Ordnung.
So wird kaum Unsicherheit darüber bestehen, dass der E-Brief samt aller Anhänge beim Empfänger ankommt und es muss nicht lange gewartet werden, bis der E-Brief verschickt wird.
Auch bei langsamen Internetverbindungen wird Zeit gespart.
Die vorgesehene Komprimierung der Anlagen wird in der Statusleiste des E-Briefes durch das Symbol caption dargestellt.
Die Komprimierung erfolgt automatisch beim Versand des E-Briefes an das A-Postfach.
Die komprimierten Dateien werden dem E-Brief bei Übermittlung an das A-Postfach als Anlagedatei Anlagen.zip hinzugefügt.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Funktionen in der Abschlussleiste
Weitere Funktionen und Erklärungen
Rückgängig
Macht die letzte Änderung im E-Brief rückgängig.
Wiederherstellen
Stellt die letzte Änderung im E-Brief wieder her.