E-Brief

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E-Brief

Video: E-Brief
Kategorie: E-Workflow
Tastenkombination: TK E Brief.png
Support-Hotline: 030/43598888
Support Formular: https://www.ra-micro.de/support/


Allgemeines

DateiHauptartikel → Karteikarte NachrichtHauptartikel → Karteikarte NachrichtSendet den E-Brief nach Fertigstellung an den Postausgang des E-Ausgangsfaches.Im E-Ausgangsfach wird der E-Brief je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im E-Ausgangsfach unter Einstellungen zur Verfügung.Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des E-Ausgangsfaches. Der E-Brief kann im zentralen E-Ausgangsfach vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im E-Brief hinter dem Absender in der Zeile Von: dargestellt.Hier stehen alle in den E-Mail Konten aktivierten Konten zur Verfügung. Eine Änderung in der Konten-Aktivierung ist erst nach einem Neustart von RA-MICRO wirksam.Hier gewählte Benutzer werden zum internen Versand in die Zeile An: übernommen. Die Nachricht wird über das E-Ausgangsfach versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.Ein Cc-Versand, d. h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn im Feld An: nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den E-Brief als Anlage übermittelt, bildet der E-Brief den Betreff aus der Rechnungsnummer. Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf Speichern gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen können geöffnet und durch Klick übernommen werden. Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen grünen Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde. Gespeicherte Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der E-Brief vervollständigt die Betreffzeile automatisch. Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z. B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im E-Brief automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.Die Zeile Anlagen ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z. B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen usw. an den E-Brief übergeben oder wenn sie per Drag & Drop oder über Datei bzw. Datei aus E-Akte dem E-Brief beigefügt wurden.Jeder Empfänger im Feld An: bekommt standardmäßig eine Kopie des E-Briefes. Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.weitere OptionenIm Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden. Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.ebrief.ewf.png

Der E-Brief ersetzt die klassische E-Mail und ist mit zahlreichen Sonderfunktionen speziell für die Anwaltskanzlei ausgestattet. Er kann aus dem Programmbereich E-Workflow, dem Info Desk sowie über die Tastenkombination AltGr + . aufgerufen werden.

Der E-Brief ermöglicht den verschlüsselten Versand von Anlagen bei der elektronischen Kommunikation mit Mandanten/Dritten. Zur Entschlüsselung der Anlagen kann der RA-MICRO E-Brief-Decrypter unter www.ra-micro.de auch von Mandanten oder Dritten kostenlos heruntergeladen werden.

Im E-Brief steht die Verschlüsselungsfunktion auf der Registerkarte Optionen zur Verfügung.

Häufig wird der E-Brief als Übersendungsanschreiben von RA-MICRO Dokumenten wie Schriftsätzen, Rechnungen usw. genutzt. Der E-Brief selbst oder die beigefügten Anlagen können optional signiert werden.

Beim E-Brief-Versand an ein Gericht kann gewählt werden, welche Anlagen signiert und welche unsigniert versandt werden. Die Anlagenauswahl ist beim Versand von Gerichtskorrespondenz über die nachfolgend hervorgehobene Schaltfläche im E-Brief zu erreichen:

E-Workflow EBrief Anlagen.png

Die technische Übertragungsform des E-Briefes kann bei einheitlicher Bedienoberfläche unterschiedlich sein:

Zur Übertragung werden

  • Mail-Server wie bei einer E-Mail
  • oder andere Programme wie der EGVP-Client (Governikus GmbH & Co. KG)
  • bzw. Schnittstellen zu Versicherungen (RMO VS) System, Hersteller: RA-MICRO GmbH & Co. KGaA)

verwendet.

birne.fw.pngVor Erstellung eines ersten E-Briefes muss in den E-Mail Konten mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein und die mitgelieferte Briefkopfdatei Textbk.email01.html an die Kanzleibezeichnung angepasst werden. Bei Verwendung von Briefkopfplatzhaltern, die automatisiert mit den Daten der im Adressfenster unter der Adressnummer 1 hinterlegten Kanzleiadresse gefüllt werden, ist eine Anpassung nicht erforderlich.
Zusätzlich steht die Briefkopf-Datei textbkohneAdresse.email02.html ohne Musterbriefkopf zur Verfügung.

Weitere Briefköpfe können auf Grundlage der mitgelieferten Musterbriefköpfe gestaltet und im angegebenen Verzeichnis \ra\standard abgelegt werden. Die Briefkopfdateien müssen das Namensformat Textbk.email[Nr].html bzw. TextbkohneAdresse.email[Nr].html und die Endung .html aufweisen.

birne.fw.pngRechtsschutzversicherungen, die bereits an das E-Brief System angeschlossen sind, werden automatisch erkannt und die Übermittlung der Nachricht erfolgt direkt in das EDV-System der Versicherung. Für den Spezialfall der teilstrukturierten Deckungsanfrage sind zusätzliche Angaben zum Rechtsschutzfall möglich, wodurch die Bearbeitung bei der Versicherung erleichtert und beschleunigt wird. Die Anbindung weiterer Versicherungen und die Abwicklung von Kfz-Schäden sind geplant.
Welche Versicherungen über (RMO VS) im Bereich Rechtsschutz erreichbar sind, ist hier einsehbar.

birne.fw.pngAuf welchem Weg der Versand erfolgt - ob verschlüsselt oder signiert, an Gerichte via EGVP oder an (RMO VS) Versicherungen - ist am unteren Rand des Programmfensters in der Statusleiste zu ersehen:
E-Workflow EBrief status.png

Der externe Versand des E-Briefes kann direkt an Aktenbeteiligte erfolgen. Voraussetzung ist, dass für den jeweiligen Empfänger eine E-Mail-Adresse im Adressfenster hinterlegt ist. Alternativ kann ein Empfänger wie in einer normalen E-Mail direkt über seine E-Mail-Adresse angeschrieben werden, ohne auf eine Akte Bezug nehmen zu müssen.

Außerdem ist der Versand an interne und externe Postkörbe sowie über die Schaltfläche E-Workflow EBrief an.png an RA-MICRO Benutzer möglich:


E-Workflow EBrief Empfänger.png

Über das Menü E-Workflow EBrief datei.png kann der E-Brief vor dem eigentlichen Versand als Entwurf gespeichert und wieder geladen, zur Weiterbearbeitung in den E-Eingangskorb eines Benutzers gespeichert und/oder in der zugeordneten E-Akte gespeichert werden.

birne.fw.png E-Briefe an mehrere Empfänger sind einzeln personalisierbar: An den Empfänger angepasste E-Briefe werden nicht im Textfenster Allgemein bearbeitet.

Sie können über das Symbol E-Workflow EBrief plus.png in einem gesonderten Textfenster hinzugefügt werden. So erhält der gegnerische Anwalt z. B. die Urfassung, wohingegen der Mandant dasselbe Schreiben samt zusätzlicher Erläuterungen erhält.

Funktionen der verschiedenen Karteikarten

Datei

E-Workflow EBrief symbolmenue.png

An E-Korb intern

Statt einen E-Brief gleich zu versenden, kann dieser vorerst zur E-Akte gespeichert und optional einem E-Eingangskorb übergeben werden. Der E-Brief kann zu einem späteren Zeitpunkt über das Kontextmenü in der E-Akte mit Öffnen über die E-Brief Anzeige versandt/bearbeitet werden. Er gelangt nicht in den Postausgang des E-Ausgangsfaches.

An E-Korb intern dient der kanzleiinternen Nutzung des E-Briefs, z. B. für den Fall, dass ein Entwurf zunächst an einen Sachbearbeiter gesendet wird, der diesen dann nach einer weiteren Überarbeitung als E-Brief versendet.

birne.fw.pngHierzu setzen wir voraus, dass in den Einstellungen der E-Akte das Originalformat als Speicherformat für E-Mails gewählt wurde.

Entwurf speichern

Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.

Hauptartikel → Speichern in E-Akte

Entwurf laden

Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.

Desktop Button erstellen

Legt einen Desktop Button des E-Briefes an. So kann der E-Brief auch außerhalb von RA-MICRO genutzt werden.

Schließen

Schließt die Maske E-Brief.

Nachricht

Hauptartikel → Karteikarte Nachricht

Menüband ausblenden

ausgangsfach.ausblenden.ewf.png

Löst das Menüband, d. h., blendet es aus. Über das Symbol kann es wieder eingeblendet werden.

Textformat

Hauptartikel → Karteikarte Textformat

Optionen

Hauptartikel → Karteikarte Optionen

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Senden

Sendet den E-Brief nach Fertigstellung an den Postausgang des E-Ausgangsfaches.

Im E-Ausgangsfach wird der E-Brief je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im E-Ausgangsfach unter Einstellungen zur Verfügung.

Zur Genehmigung

Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des E-Ausgangsfaches.

Der E-Brief kann im zentralen E-Ausgangsfach vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im E-Brief hinter dem Absender in der Zeile Von: dargestellt:

ebrief.absender.ewf.png

Zum Speichern in den Genehmigungsordner wird im E-Brief die Schaltfläche ebrief.senden.ewf.png durch den Button ebrief.speichern.ewf.png ersetzt.

birne.fw.png Der E-Brief "merkt" sich den Genehmigungsordner und schlägt diesen beim nächsten Aufruf wieder vor.

So kann dem nicht autorisierten Versand eines E-Briefs mit dem Briefkopf der Kanzlei vorgebeugt werden.

Von:

ebrief.von.ewf.png

Hier stehen alle in den E-Mail Konten aktivierten Konten zur Verfügung.

Eine Änderung in der Konten-Aktivierung ist erst nach einem Neustart von RA-MICRO wirksam.

An:

ebrief.an.ewf.png

Hier gewählte Benutzer werden zum internen Versand in die Zeile An: übernommen. Die Nachricht wird über das E-Ausgangsfach versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.

Adressierung

ebrief.an2.ewf.png

Dient, vergleichbar mit anderen E-Mail-Programmen, der Adressierung des E-Briefes.

birne.fw.png Wurden bereits Nachrichten an E-Mail-Empfänger versandt, werden diese gespeichert. Zur Bereinigung dieser E-Mail-Listen sind z. B. die Anfangsbuchstaben einer E-Mail-Adresse in das Feld An: oder auch das nachfolgende Feld Cc: einzugeben. Nicht gewünschte Einträge in der angezeigten Liste können durch Druck auf die Taste TK Entf.png gelöscht werden. Die Änderung der Adressliste wird allerdings nur gespeichert, wenn die Nachricht anschließend versandt wurde.

In der abgebildeten Grafik ist z. B. die E-Mail-Adresse des Mandanten M1 zur gewählten Akte 3/16 zu sehen. Die E-Mail-Adresse der im Beteiligtenbaum gewählten Beteiligten werden automatisch in diese Adresszeile eingetragen, wenn diese zur jeweiligen Adresse hinterlegt ist.

Zusätzlich können auch aktenunabhängige E-Mail-Adressen hinzugefügt werden. Jeder Empfänger bekommt in diesem Fall einen inhaltlich identischen E-Brief.

birne.fw.png Um zwischen den E-Briefen der Empfänger im Feld An: zu wechseln, ist mit dem Mauszeiger auf die gewünschte E-Mail-Adresse zu klicken.

Klick auf das Symbol ebrief.plus.ewf.png bietet die Möglichkeit, die Nachricht für einen einzugebenden Adressaten zu modifizieren. Eine Kopie der Urfassung des E-Briefes wird aufgerufen und kann anschließend geändert werden.

CC:

Ein Cc-Versand, d. h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn:

  • im Feld An: nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Zusätzlich dürfen die weiteren Optionen

  • Dieser Empfänger bekommt alle anderen E-Briefe als Abschrift und
  • Diese Nachricht zum Signieren in den Signaturordner speichern

für einen erfolgreichen Cc-Versand bei keinem Empfänger im Feld An: gesetzt sein.

birne.fw.png Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Cc-Versand vorgenommen werden.

Betreff:

Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den E-Brief als Anlage übermittelt, bildet der E-Brief den Betreff aus der Rechnungsnummer.

Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf Speichern gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen werden mit ebrief.pfeilrunter.ewf.png geöffnet und durch Klick übernommen. Mit den Pfeiltasten TK Arrow Up.png und TK Arrow Down.png gewählte Betreffzeilen können mit TK Entf.png gelöscht werden.

Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen grünen Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde.

Gespeicherte Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der E-Brief vervollständigt die Betreffzeile automatisch.

Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z. B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im E-Brief automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.

birne.fw.png Betreffplatzhalter, die nicht benutzerbezogen sind, müssen in der Betreffzeile in geschweifte Klammern {} gesetzt werden.

Hauptartikel → Platzhalter

Betrefflogiken im E-Brief

Wenn eine der genannten Betrefflogiken in den E-Brief Betreff aufgenommen werden, so werden diese automatisch

  1. vom E-Eingangsfach ausgelesen und die Spalten werden entsprechend automatisch gefüllt.
  2. beim direkten Speichern in die E-Akte berücksichtigt.

„Ihre Aktennummer: <AktenNr>“, „Unsere Aktennummer: <AktenNr>“, „Ihr Sachbearbeiter: <SB>“, „Unser Sachbearbeiter: <SB>“

Eine oder eine Kombination aus diesen Betreff-Feldern werden als EWF-Nachricht erkannt. Beispiel: Ihre Aktennummer: 12345/17 Unser Sachbearbeiter: KT

Anlagen:

Die Zeile Anlagen ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z. B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen usw. an den E-Brief übergeben oder wenn sie per Drag & Drop oder über Datei bzw. Datei aus E-Akte dem E-Brief beigefügt wurden.

weiterer E-Brief

ebrief.plus.ewf.png

Jeder Empfänger im Feld An: bekommt standardmäßig eine Kopie des E-Briefes.

Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.

weiterer Empfänger:

Nach Bestätigung der Eingabe mit TK Enter.png wird der neue Empfänger automatisch im Feld An: ergänzt und eine Kopie des E-Briefes zur weiteren Bearbeitung erstellt.

weitere Optionen

ebrief.weitereoptionen.ewf.png

Angezeigter Empfänger:

Bei mehreren Empfängern kann gewählt werden, welche Nachricht zur Bearbeitung angezeigt werden soll.

Nachricht an diesen Empfänger zum Signieren in den Signaturordner speichern

Diese Option dient zur Signierung von Anlagen. Bei Aktivierung wird die Nachricht an den angezeigten Empfänger zur Signierung der Anlagen in den zuvor festgelegten Signaturordner des E-Ausgangsfaches gespeichert.

birne.fw.png Diese Option wird bei Nachrichten an Gerichte automatisch vom E-Brief vorgeschlagen, da bestimmende Schriftsätze nach herrschender Rechtsmeinung immer zu signieren sind.

Bearbeitungsfeld

Im Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden.

Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.

Über die Schaltfläche
E-Workflow EBrief Textbausteinbutton.png
auf der Registerkarte Nachricht können Textbausteine verwendet werden.

Textänderungen können mittels der Symbole ebrief.rückgängig.ewf.png bzw. ebrief.wiederherstellen.ewf.png in der Symbolleiste des E-Briefes oder der Tastenkombinationen Strg + Z bzw. Strg + Y rückgängig gemacht bzw. wiederhergestellt werden.

Funktionen in der Statusleiste

ebrief.statusleiste.ewf.png

Die Statusleiste enthält u. a. Informationen über den Zoom-Faktor. Die Ansicht der Deckungsanfrage und dessen Ausdruck können bei Bedarf vergrößert oder verkleinert werden.

Des Weiteren wird über die Größe von mitgelieferten Anlagedateien sowie über den Versandweg wie Signaturordner, EGVP oder direkte Übermittlungen an Versicherungen (RMO VS) informiert. Die Statusleiste weist außerdem auf verschlüsselte/komprimierte Anlagen hin.