E-Brief

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E-Brief
Video: E-Brief Kategorie: E-Workflow Tastenkombination: Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Der E-Brief ersetzt die klassische E-Mail und ist mit zahlreichen Sonderfunktionen speziell für die Anwaltskanzlei ausgestattet. Er kann aus dem Programmbereich E-Workflow, dem Info Desk sowie über die Tastenkombination AltGr + . aufgerufen werden.

Der E-Brief ermöglicht den verschlüsselten Versand von Anlagen bei der elektronischen Kommunikation mit Mandanten / Dritten. Zur Entschlüsselung der Anlagen kann der RA-MICRO E-Brief-Decrypter unter www.ra-micro.de auch von Mandanten oder Dritten kostenlos heruntergeladen werden.

Im E-Brief steht die automatische Verschlüsselung von Anlagen zur Verfügung, wenn im Adressfenster zu dieser E-Mail-Adresse der E-Versand mit der Option E-Brief aktiviert wurde. Dort kann zwischen Kennwort- und Standardverschlüsselung gewählt werden.

Häufig wird der E-Brief als Übersendungsanschreiben von RA-MICRO Dokumenten wie Schriftsätzen, Rechnungen usw. genutzt. Der E-Brief selbst oder die beigefügten Anlagen können optional signiert werden.

Beim E-Brief-Versand an ein Gericht kann gewählt werden, welche Anlagen signiert und welche unsigniert versandt werden. Die Anlagenauswahl ist beim Versand von Gerichtskorrespondenz über die nachfolgend hervorgehobene Schaltfläche im E-Brief zu erreichen:

Die technische Übertragungsform des E-Briefes kann bei einheitlicher Bedienoberfläche unterschiedlich sein:

Zur Übertragung werden

• Mail-Server wie bei einer E-Mail
• oder andere Programme wie der Governikus GmbH & Co. KG
• bzw. Schnittstellen zu Versicherungen (E-RVS) System, Hersteller: RA-MICRO Software AG)
  

verwendet.

Vor Erstellung eines ersten E-Briefes muss in den E-Mail Konten mindestens ein E-Mail-Konto eingerichtet sein und die mitgelieferte Briefkopfdatei Textbk.email01.html an die Kanzleibezeichnung angepasst werden. Bei Verwendung von Briefkopfplatzhaltern, die automatisiert mit den Daten der im Adressfenster unter der Adressnummer 1 hinterlegten Kanzleiadresse gefüllt werden, ist eine Anpassung nicht erforderlich.
Zusätzlich steht die Briefkopf-Datei textbkohneAdresse.email02.html ohne Musterbriefkopf zur Verfügung.

Weitere Briefköpfe können auf Grundlage der mitgelieferten Musterbriefköpfe gestaltet und im angegebenen Verzeichnis \ ra \ standard abgelegt werden. Die Briefkopfdateien müssen das Namensformat Textbk.email[Nr].html bzw. TextbkohneAdresse.email[Nr].html und die Endung .html aufweisen.

Rechtsschutzversicherungen, die bereits an das E-Brief System angeschlossen sind, werden automatisch erkannt und die Übermittlung der Nachricht erfolgt direkt in das EDV-System der Versicherung. Für den Spezialfall der teilstrukturierten Deckungsanfrage sind zusätzliche Angaben zum Rechtsschutzfall möglich, wodurch die Bearbeitung bei der Versicherung erleichtert und beschleunigt wird. Die Anbindung weiterer Versicherungen und die Abwicklung von Kfz-Schäden sind geplant.
Welche Versicherungen über (E-RVS) im Bereich Rechtsschutz erreichbar sind, ist hier einsehbar.

Auf welchem Weg der Versand erfolgt - ob verschlüsselt oder signiert, an Gerichte via EGVP oder an (E-RVS) Versicherungen - ist am unteren Rand des Programmfensters in der Statusleiste zu ersehen:

Der externe Versand des E-Briefes kann direkt an Aktenbeteiligte erfolgen. Voraussetzung ist, dass für den jeweiligen Empfänger eine E-Mail-Adresse im Adressfenster hinterlegt ist. Alternativ kann ein Empfänger wie in einer normalen E-Mail direkt über seine E-Mail-Adresse angeschrieben werden, ohne auf eine Akte Bezug nehmen zu müssen.

Außerdem ist der Versand an interne und externe Postkörbe sowie über die Schaltfläche an RA-MICRO Benutzer möglich:

Über das Menü kann der E-Brief vor dem eigentlichen Versand als Entwurf gespeichert und wieder geladen, zur Weiterbearbeitung in den E-Eingangskorb eines Benutzers gespeichert und/oder in der zugeordneten E-Akte gespeichert werden.

E-Briefe an mehrere Empfänger sind einzeln personalisierbar: An den Empfänger angepasste E-Briefe werden nicht im Textfenster Allgemein bearbeitet.

Sie können über das Symbol  in einem gesonderten Textfenster hinzugefügt werden. So erhält der gegnerische Anwalt z. B. die Urfassung, wohingegen der Mandant dasselbe Schreiben samt zusätzlicher Erläuterungen erhält.

Funktionen der verschiedenen Karteikarten

Datei

An E-Korb intern

Statt einen E-Brief gleich zu versenden, kann dieser vorerst zur E-Akte gespeichert und optional einem Postkorb übergeben werden. Der E-Brief kann zu einem späteren Zeitpunkt über das Kontextmenü in der E-Akte mit Öffnen über die E-Brief Anzeige versandt / bearbeitet werden. Er gelangt nicht in den Postausgang.

An E-Korb intern dient der kanzleiinternen Nutzung des E-Briefs, z. B. für den Fall, dass ein Entwurf zunächst an einen Sachbearbeiter gesendet wird, der diesen dann nach einer weiteren Überarbeitung als E-Brief versendet.

Hierzu setzen wir voraus, dass in den Einstellungen der E-Akte das Originalformat als Speicherformat für E-Mails gewählt wurde.

Entwurf speichern

Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.

Hauptartikel → Speichern in E-Akte

Entwurf laden

Speichert den aktuellen Stand des E-Briefes als Entwurf für eine spätere Bearbeitung.

Desktop Button erstellen

Legt einen Desktop Button des E-Briefes an. So kann der E-Brief auch außerhalb von RA-MICRO genutzt werden.

Schließen

Schließt die Maske E-Brief.

Nachricht

Hauptartikel → Karteikarte Nachricht

Menüband ausblenden

Löst das Menüband, d. h., blendet es aus. Über das Symbol kann es wieder eingeblendet werden.

Funktionen

Einfügen, Ausschneiden, Kopieren

Dient zum Einfügen von Text aus der Zwischenablage sowie zum Ausschneiden und Kopieren von Text.

Schrift

Dient der Auswahl von Schriftart und Schriftgröße sowie der Zeichen- und Absatzformatierung.

Formatierungen entfernen

Nimmt alle Textformatierungen zurück.

Markierung

Hebt den markierten Text mit der gewählten Farbe hervor.

Textfarbe

Legt die Schriftfarbe für den markierten Text fest.

Voreinstellungen

Ermöglicht eine farbliche Hervorhebung und Schnellformatierung eines zuvor gewählten Textes im E-Brief.

Allgemein

Auf der Karteikarte Optionen besteht die Möglichkeit, die Rechtschreibung von Nachrichten zu prüfen, Anlagen zu komprimieren sowie zu Kontrollzwecken Platzhalter und Tabellen einzusehen. Zusätzlich kann eine Empfangsbestätigung angefordert werden. Für den Erhalt einer Bestätigung wird vorausgesetzt, dass das E-Mail-Programm des Empfängers, beispielsweise des Mandanten oder des Gegnerbevollmächtigten, dazu die erforderlichen technischen Möglichkeiten bietet (z. B. MS Outlook). Außerdem muss der Empfänger dem Senden der angeforderten Empfangsbestätigung zustimmen. Nachrichten können mit unterschiedlicher Priorität versandt und bei Bedarf, z. B. zur Authentifizierung des Absenders, mit einem Signaturzertifikat signiert werden.

Funktionen

Rechtschreibprüfung, Automatische Rechtsschreibprüfung

Dokument prüfen

Gerade im Anwaltsbereich nimmt die elektronisch geführte Korrespondenz eine immer größere und wichtigere Rolle ein.

Die Rechtschreibprüfung im E-Brief unterstützt bei der fehlerfreien Schreibung.

Ob die Rechtschreibprüfung bereits beim Schreiben des Textes auf Fehler aufmerksam macht (automatische Rechtschreibprüfung) oder erst, wenn der Text fertiggestellt ist (manuell), kann eingestellt werden.

Auf Änderungsmöglichkeiten bei der manuellen Prüfung weist das mitgelieferte Wörterbuch hin.

Rechtschreibfehler oder nicht im Wörterbuch vorhandene Begriffe sind rot unterstrichen.

Anlagen komprimieren

Beim Versenden von E-Briefen mit vielen Anhängen schafft das Zusammenfassen und Komprimieren der zahlreichen Einzeldateien in eine Zip-Datei Platz und Ordnung.

So wird kaum Unsicherheit darüber bestehen, dass der E-Brief samt aller Anhänge beim Empfänger ankommt und es muss nicht lange gewartet werden, bis der E-Brief verschickt wird.

Auch bei langsamen Internetverbindungen wird Zeit gespart.

Die vorgesehene Komprimierung der Anlagen wird in der Statusleiste des E-Briefes durch das Symbol dargestellt.

Die Komprimierung erfolgt automatisch beim Versand des E-Briefes an das E-Ausgangsfach.

Die komprimierten Dateien werden dem E-Brief bei Übermittlung an das E-Ausgangsfach als Anlagedatei Anlagen.zip hinzugefügt.

Alle Platzhalter anzeigen

Markiert die im E-Brief vorhandenen Platzhalter.

Tabellen anzeigen

Zeigt im E-Brief verwendete Tabellen an.

Bestätigung anfordern

Ermöglicht die Anforderung einer Empfangsbestätigung durch den Empfänger. E-Briefe, für die eine Bestätigung angefordert wurde, werden nach Klick/Touch auf die Schaltfläche im Ordner auf EB wartend des E-Ausgangsfaches abgelegt, solange sie noch nicht bestätigt wurden.

Der Erhalt einer Empfangsbestätigung ist u. a. davon abhängig, ob das E-Mail-Programm über die dazu erforderlichen technischen Möglichkeiten, wie z. B. MS Outlook, verfügt und der Empfänger den Empfang bestätigt.

Wichtigkeit

Ermöglicht den Versand des E-Briefes mit unterschiedlicher Priorität.

Nachricht signieren

Für die sichere Authentifizierung einer Nachricht steht die Schaltfläche

zur Verfügung, mit dem der häufig als Übersendungsanschreiben von Dokumenten genutzte E-Brief selbst signiert werden kann.

Signaturzertifikat

Bei mehreren installierten Zertifikaten kann gewählt werden, welches für die Signatur des E-Briefes verwendet werden soll.

RA-MICRO "merkt" sich das gewählte Zertifikat für die nächste Zertifizierung eines E-Briefes.

Ein Zertifikat ist entweder auf einer vorhandenen Signaturkarte gespeichert oder muss bei einem Provider oder einem Trustcenter bestellt werden.

Wird bereits eine Signatursoftware genutzt, liegt das Zertifikat in der Regel bereits im Zertifikatsspeicher vor.

Gleiches gilt, wenn bereits mittels des bisher verwendeten E-Mail-Standardclients eine Signaturfunktion genutzt wurde.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Senden

Sendet den E-Brief nach Fertigstellung an den Postausgang.

Im Postausgang wird der E-Brief je nach Voreinstellung dann entweder automatisch oder manuell versandt. Weitere Informationen stehen im Postausgang unter Einstellungen zur Verfügung.

Zur Genehmigung

Hier wird der Sachbearbeiter festgelegt, dem der E-Brief zur Genehmigung vorgelegt werden muss. Das geschieht im Genehmigungsordner des Postausganges.

Der E-Brief kann im zentralen Postausgang vom zuständigen Sachbearbeiter genehmigt oder nochmals bearbeitet werden. Zur besseren Übersichtlichkeit wird der gewählte Sachbearbeiter im E-Brief hinter dem Absender in der Zeile Von: dargestellt:

Zum Speichern in den Genehmigungsordner wird im E-Brief die Schaltfläche  durch den Button ersetzt.

Der E-Brief "merkt" sich den Genehmigungsordner und schlägt diesen beim nächsten Aufruf wieder vor.

So kann dem nicht autorisierten Versand eines E-Briefs mit dem Briefkopf der Kanzlei vorgebeugt werden.

Von:

Hier stehen alle in den E-Mail Konten aktivierten Konten zur Verfügung.

Eine Änderung in der Konten-Aktivierung ist erst nach einem Neustart von RA-MICRO wirksam.

An:

Hier gewählte Benutzer werden zum internen Versand in die Zeile An: übernommen. Die Nachricht wird über den Postausgang versandt und im Empfänger-Postkorb empfangen.

Adressierung

Dient, vergleichbar mit anderen E-Mail-Programmen, der Adressierung des E-Briefes.

Wurden bereits Nachrichten an E-Mail-Empfänger versandt, werden diese gespeichert. Zur Bereinigung dieser E-Mail-Listen sind z. B. die Anfangsbuchstaben einer E-Mail-Adresse in das Feld An: oder auch das nachfolgende Feld Cc: einzugeben. Nicht gewünschte Einträge in der angezeigten Liste können durch Druck auf die Taste  gelöscht werden. Die Änderung der Adressliste wird allerdings nur gespeichert, wenn die Nachricht anschließend versandt wurde.

In der abgebildeten Grafik ist z. B. die E-Mail-Adresse des Mandanten M1 zur gewählten Akte 3 / 16 zu sehen. Die E-Mail-Adresse der im Beteiligtenbaum gewählten Beteiligten werden automatisch in diese Adresszeile eingetragen, wenn diese zur jeweiligen Adresse hinterlegt ist.

Zusätzlich können auch aktenunabhängige E-Mail-Adressen hinzugefügt werden. Jeder Empfänger bekommt in diesem Fall einen inhaltlich identischen E-Brief.

Um zwischen den E-Briefen der Empfänger im Feld An: zu wechseln, ist mit dem Mauszeiger auf die gewünschte E-Mail-Adresse zu klicken.

Klick auf das Symbol  bietet die Möglichkeit, die Nachricht für einen einzugebenden Adressaten zu modifizieren. Eine Kopie der Urfassung des E-Briefes wird aufgerufen und kann anschließend geändert werden.

CC:

Ein Cc-Versand, d. h. der Versand einer Kopie der Urfassung an einen E-Mail-Empfänger, ist möglich, wenn:

• im Feld An: nur eine E-Mail-Adresse vorhanden ist.

Zusätzlich dürfen die weiteren Optionen

• Dieser Empfänger bekommt alle anderen E-Briefe als Abschrift und
• Diese Nachricht zum Signieren in den Signaturordner speichern

für einen erfolgreichen Cc-Versand bei keinem Empfänger im Feld An: gesetzt sein.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kann ein Cc-Versand vorgenommen werden.

Betreff:

Bei aktenbezogenen Nachrichten wird automatisch die Aktenkurzbezeichnung als Betreff vorgeschlagen. Wurden Gebühren- und Kostenrechnungen an den E-Brief als Anlage übermittelt, bildet der E-Brief den Betreff aus der Rechnungsnummer.

Häufig genutzte Betreffzeilen können als Vorlage durch Klick auf Speichern gespeichert werden. Vorhandene Vorlagen werden mit geöffnet und durch Klick übernommen. Mit den Pfeiltasten  und  gewählte Betreffzeilen können mit  gelöscht werden.

Die bevorzugte Betreffzeile kann durch einen grünen Stern favorisiert werden. Der markierte Betreff wird anschließend immer als Betreff vorgeschlagen, sobald eine Akte oder ein Empfänger gewählt wurde.

Gespeicherte Betreffvorschläge können durch bloße Eingabe der Anfangsbuchstaben gewählt werden. Der E-Brief vervollständigt die Betreffzeile automatisch.

Der Betreff kann Platzhalter enthalten, die nicht benutzerbezogen sind, z. B. den Platzhalter{$AZABSENDER}. Platzhalter werden im E-Brief automatisch ersetzt, sofern die jeweilige Information in der zuvor gewählten Akte vorhanden ist.

Betreffplatzhalter, die nicht benutzerbezogen sind, müssen in der Betreffzeile in geschweifte Klammern {} gesetzt werden.

Hauptartikel → Platzhalter

Betrefflogiken im E-Brief

Wenn eine der genannten Betrefflogiken in den E-Brief Betreff aufgenommen werden, so werden diese automatisch

1. vom E-Eingangsfach ausgelesen und die Spalten werden entsprechend automatisch gefüllt.
2. beim direkten Speichern in die E-Akte berücksichtigt.

„Ihre Aktennummer: <AktenNr>“, „Unsere Aktennummer: <AktenNr>“, „Ihr Sachbearbeiter: <SB>“, „Unser Sachbearbeiter: <SB>“

Eine oder eine Kombination aus diesen Betreff-Feldern werden als EWF-Nachricht erkannt. Beispiel: Ihre Aktennummer: 12345/17 Unser Sachbearbeiter: KT

Anlagen:

Die Zeile Anlagen ist nur sichtbar, wenn Anlagen wie RA-MICRO Dokumente, z. B. Schriftsätze, Gebührenrechnungen usw. an den E-Brief übergeben oder wenn sie per Drag & Drop oder über Datei bzw. Datei aus E-Akte dem E-Brief beigefügt wurden.

Ist der E-Brief eine beA Nachricht (Absender und Empfänger bestehen aus SAFE-IDs), steht über Klick / Touch auf den Button Anlagen die Möglichkeit zur Verfügung, Anlagen als Schriftsatz zu kennzeichnen:

Grün markierte Anlagen sind als Schriftsatz gekennzeichnet. Nicht grün markierte Dateien gelten als Anlagen zum Schriftsatz.

weiterer E-Brief

Jeder Empfänger im Feld An: bekommt standardmäßig eine Kopie des E-Briefes.

Soll einem Empfänger ein gesonderter Text gesandt werden, ist er zu wählen, um seine E-Brief Kopie zu bearbeiten.

weiterer Empfänger:

Nach Bestätigung der Eingabe mit  wird der neue Empfänger automatisch im Feld An: ergänzt und eine Kopie des E-Briefes zur weiteren Bearbeitung erstellt.

weitere Optionen

Angezeigter Empfänger:

Bei mehreren Empfängern kann gewählt werden, welche Nachricht zur Bearbeitung angezeigt werden soll.

Nachricht an diesen Empfänger zum Signieren in den Signaturordner speichern

Diese Option dient zur Signierung von Anlagen. Bei Aktivierung wird die Nachricht an den angezeigten Empfänger zur Signierung der Anlagen in den zuvor festgelegten Signaturordner des Postausganges gespeichert.

Diese Option wird bei Nachrichten an Gerichte automatisch vom E-Brief vorgeschlagen, da bestimmende Schriftsätze nach herrschender Rechtsmeinung immer zu signieren sind.

Bearbeitungsfeld

Im Bearbeitungsfeld kann der Text des E-Briefes bearbeitet werden.

Abhängig vom gewählten Briefkopf sind Texte, Formatierungen und Platzhalter bereits vorhanden und werden gefüllt, wenn die entsprechenden Felder in der gewählten Akte vorhanden sind. Der Text ist im Bearbeitungsfenster so zu sehen, wie er später beim Empfänger ankommen wird.

Über die Schaltfläche

auf der Registerkarte Nachricht können Textbausteine verwendet werden.

Textänderungen können mittels der Symbole  bzw.  in der Symbolleiste des E-Briefes oder der Tastenkombinationen Strg + Z bzw. Strg + Y rückgängig gemacht bzw. wiederhergestellt werden.

Funktionen in der Statusleiste

Die Statusleiste enthält u. a. Informationen über den Zoom-Faktor. Die Ansicht der Deckungsanfrage und dessen Ausdruck können bei Bedarf vergrößert oder verkleinert werden.

Des Weiteren wird über die Größe von mitgelieferten Anlagedateien sowie über den Versandweg wie Signaturordner, EGVP oder direkte Übermittlungen an Versicherungen (E-RVS) informiert. Die Statusleiste weist außerdem auf verschlüsselte / komprimierte Anlagen hin.