Sy.Li (Diskussion | Beiträge) |
Sy.Li (Diskussion | Beiträge) Markierung: 2017-Quelltext-Bearbeitung |
||
(111 dazwischenliegende Versionen von 4 Benutzern werden nicht angezeigt) | |||
Zeile 1: | Zeile 1: | ||
[[Hauptseite]] > [[:Category:Schriftverkehr|Schriftverkehr]] > [[Word]] > [[Druckdatei speichern]] | [[Hauptseite]] > [[:Category:Schriftverkehr|Schriftverkehr]] > [[Word]] > [[Druckdatei speichern (Word)]] | ||
==Allgemeines== | ==Allgemeines== | ||
<imagemap> | |||
Datei:Schriftverkehr_word_ddspeichern.png| | |||
Bei | rect 13 67 94 86 [[Druckdatei speichern (Word)#E-Akte|Speichert die Druckdatei in der E-Akte und ist dann mit dieser verlinkt.]] | ||
rect 150 92 170 115 [[Druckdatei speichern (Word)#Speicherformat|Wurden die Optionen E-Akte und Druckdateinummer gewählt, wird das Dokument standardmäßig als verlinkte PDF-Datei in der E-Akte und als Entwurf in der Druckdateiverwaltung gespeichert.]] | |||
rect 280 68 420 85 [[Druckdatei speichern (Word)#Druckdateinummer|Speichert das Dokument als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im gewählten Textformat, in diesem Beispiel das Format DOCX und zusätzlich als PDF-Datei verlinkt in der E-Akte.]] | |||
rect 460 63 640 87 [[Druckdatei speichern (Word)#Druckdatei|Die Druckdatei wird je Benutzer - hier fortlaufend mit Jahrgang - hochgezählt.]] | |||
rect 643 63 719 89 [[Druckdatei speichern (Word)#Speicherformat Druckdatei|Dient der Auswahl für das Speicherformat der Druckdatei.]] | |||
rect 282 97 408 118 [[Druckdatei speichern (Word)#Postkorb|Speichert die Druckdatei zur weiteren Bearbeitung in den Postkorb.]] | |||
rect 460 93 720 119 [[Druckdatei speichern (Word)#Auswahl Postkorb|Bei Auswahl Postkorb, kann hier zwischen dem Zentralen Postkorb oder den Benutzer-Postkörben gewählt werden.]] | |||
rect 282 126 470 146 [[Druckdatei speichern (Word)#als Sofortnachricht anzeigen|Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.]] | |||
rect 160 152 241 176 [[Druckdatei speichern (Word)#Akte|Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu druckenden Dokument übernommen.]] | |||
rect 240 156 260 175 [[Notizen#Allgemeines|Aktennotiz]] | |||
rect 263 156 281 174 [[Druckdatei speichern (Word)#Aktenhistorie|Aktenhistorie]] | |||
rect 10 182 155 204 [[Druckdatei speichern (Word)#Dokumentenkennzeichen|Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen.]] | |||
rect 160 182 203 203 [[Druckdatei speichern (Word)#Dokumentenkennzeichen/Weg|Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).]] | |||
rect 13 212 719 237 [[Druckdatei speichern (Word)#Auswahlliste Dokumentenkennzeichen|Ermöglicht zum schnellen Finden in einer umfangreichen E-Akte bzw. der Druckdateiverwaltung ein Sortieren der Druckdateien nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg der Druckdatei.]] | |||
rect 209 180 694 206 [[Druckdatei speichern (Word)#Beteiligter|Als Beteiligter wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.]] | |||
rect 12 245 696 332 [[Druckdatei speichern (Word)#Bemerkung / Schlagwort / Rubrik|Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden der Druckdatei kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.]] | |||
rect 11 338 470 362 [[Druckdatei speichern (Word)#Versandweg|Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.]] | |||
rect 12 368 467 392 [[Druckdatei speichern (Word)#Unterordner|Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur E-Akte angelegt sind.]] | |||
rect 13 401 444 422 [[Druckdatei_speichern_(Word)#Dokumentenstatus|Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.]] | |||
rect 695 181 717 203 [[Druckdatei speichern (Word)#Schaltfläche|Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.]] | |||
rect 696 245 718 266 [[Druckdatei speichern (Word)#Schaltfläche|Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.]] | |||
rect 695 277 718 297 [[Druckdatei speichern (Word)#Schaltfläche|Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.]] | |||
rect 696 307 718 329 [[Druckdatei speichern (Word)#Schaltfläche|Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.]] | |||
rect 445 399 467 420 [[Druckdatei speichern (Word)#Schaltfläche|Hierüber besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte zu bearbeiten.]] | |||
rect 12 434 185 457 [[Druckdatei speichern (Word)#Senden an WebAkte|Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.]] | |||
rect 17 474 249 496 [[Druckdatei speichern (Word)#Verfügung|Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.]] | |||
rect 252 474 483 497 [[Druckdatei speichern (Word)#Notiz|Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.]] | |||
rect 486 474 718 497 [[Druckdatei speichern (Word)#Wiedervorlage|Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.]] | |||
rect 227 517 325 551 [[Druckdatei speichern (Word)#SClip|Hierüber wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. ]] | |||
rect 328 517 427 549 [[Druckdatei speichern (Word)#Rotzettel|Das gespeicherte Dokument wird als Anlage dem E-Brief mit E-Rotzettel übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.]] | |||
rect 428 517 527 550 [[Druckdatei speichern (Word)#E-Versand|Das Dokument kann über den E-Versand elektronisch, bsw. per E-Brief, E-Mail oder beA, versandt werden.]] | |||
rect 531 441 631 476 [[Druckdatei speichern (Word)#OK + Schließen|Speichert die vorgenommenen Einstellungen.]] | |||
rect 632 444 732 476 [[Druckdatei speichern (Word)#Abbruch + Schließen|Das Fenster wird geschlossen.]] | |||
desc none | |||
</imagemap> | |||
Der Vorteil von Druckdateien ist der rationelle Umgang mit gespeicherten Texten. Der Dateiname wird standardmäßig fortlaufend nummeriert und für neue Dokumente automatisch vorgeschlagen. Die Speicherung erfolgt benutzerbezogen - fortlaufend mit oder ohne Jahrgang. Wir gehen im Folgenden von der jahrgangsweisen Zählung aus. Welche Zählung verwendet wird, kann in den ''Einstellungen Druckdateiverwaltung'' voreingestellt werden, die z. B. in der ''E-Akte'' unter ''Einstellungen'' aufgerufen werden können. | Die Programmfunktion ''Druckdatei speichern'' kommt zum Einsatz, wenn zahlreiche Schreiben zügig nacheinander erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Die Texte werden geschrieben und als Druckdatei gespeichert. Für die Arbeit mit Druckdateien wird vorausgesetzt, dass unter ''Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow'' auf der Karteikarte ''E-Akte'' die ''Druckdateiverwaltung'' aktiv ist. Im Eingabefeld ''Akte'' wird die Nummer der Akte eingegeben, zu der die Druckdatei erstellt werden soll, z. B. ''10 / 17''. Eine Übermittlung an den ''Postkorb'' und eine damit verbundene Anzeige als Sofortnachricht ist möglich. <br> | ||
<br> | |||
Bei aktenbezogenen Schriftsätzen und bei der Erstellung von Druckdateien in [[RA-MICRO Drucken#Allgemeines|RA-MICRO Drucken]] mit aktivierter Option ''Dokument speichern'' wird die Aktennummer bereits vorgeschlagen und es ist voreingestellt, dass das Dokument in der ''E-Akte'' und / oder als Druckdatei gespeichert wird.<br> | |||
<br> | |||
Nach Bestätigung der erforderlichen Angaben wird die neue Druckdatei automatisch in die ''Druckdateiverwaltung'' - eine Untermenge der ''E-Akte'' - übernommen und aktenbezogen in der ''E-Akte'' verlinkt. Dort kann sie z. B. über die eingegebene Bemerkung, Schlagwort oder Rubrik oder auch mithilfe des Dokumentenkennzeichens schnell gefunden werden. Für den Fall, dass die Druckdatei nicht länger als Entwurf zur Verfügung stehen und in der Endfassung als PDF-Datei in der ''E-Akte'' gespeichert werden soll, ist die Option ''Druckdateinummer'' in der nachfolgenden Maske abzuwählen und die Option ''E-Akte'' zu wählen.<br> | |||
<br> | |||
Der Vorteil von Druckdateien ist der rationelle Umgang mit gespeicherten Texten. Der Dateiname wird standardmäßig fortlaufend nummeriert und für neue Dokumente automatisch vorgeschlagen. Die Speicherung erfolgt benutzerbezogen - fortlaufend mit oder ohne Jahrgang. Wir gehen im Folgenden von der jahrgangsweisen Zählung aus. Welche Zählung verwendet wird, kann in den ''Einstellungen Druckdateiverwaltung'' voreingestellt werden, die z. B. in der ''E-Akte'' unter ''Einstellungen'' aufgerufen werden können. <br> | |||
<br> | |||
''Druckdatei speichern'' kann im [[Word#Allgemeines|Menüband von Microsoft Word (kurz MS Word)]], Hauptregisterkarte ''RA-MICRO'', Gruppe ''Speichern'' oder über das Kontextmenü im Dokumentfenster aufgerufen werden. | |||
==Funktionen im Bearbeitungsbereich== | |||
===E-Akte=== | |||
Speichert die Druckdatei in der ''E-Akte'' und ist dann mit dieser verlinkt. | |||
Bei Abwahl dieser Option und bei gleichzeitig gewählter Option ''Druckdateinummer'' steht als Speicherformat nur das Originaltextformat zur Verfügung: | |||
== | [[Datei:Schriftverkehr_word_Speicherformat_Text.png|link=]] | ||
===Speicherformat=== | |||
Wurden die Optionen ''E-Akte'' und ''Druckdateinummer'' gewählt, wird das Dokument standardmäßig als verlinkte PDF-Datei in der ''E-Akte'' und als Entwurf in der ''Druckdateiverwaltung'' gespeichert. | |||
Standardmäßig ist das Speicherformat gemäß den ''Einstellungen'' unter ''E-Akte, Allgemein'' vorausgewählt. | |||
Das Speicherformat kann durch Klick / Touch auf dieses Symbol geändert werden. | |||
===Druckdateinummer=== | |||
Speichert das Dokument als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im gewählten Textformat, in diesem Beispiel das Format ''DOCX'' und zusätzlich als PDF-Datei verlinkt in der ''E-Akte''. | |||
Bei Abwahl der Option ''Druckdateinummer'' wird als Speicherformat das in den Einstellungen der ''E-Akte'' vorgemerkte Speicherformat vorgeschlagen. Der Link auf die Druckdatei in der ''E-Akte'' wird aus der ''Druckdateiverwaltung'' entfernt und die Druckdatei in der E-Akte als Endfassung im PDF-Format gespeichert. | |||
===Druckdatei=== | |||
Die Druckdatei wird je Benutzer - hier fortlaufend mit Jahrgang - hochgezählt. | |||
Dabei wird das Jahr, z. B. 2017, zweistellig ausgegeben, z. B. so: ''D95-17''. | |||
Mit dem Platzhalter ''$DDNummer'' kann die Druckdateinummer im Briefkopf platziert werden. | |||
===Speicherformat Druckdatei=== | |||
Dient der Auswahl für das Speicherformat der Druckdatei. | |||
===Postkorb=== | |||
Speichert die Druckdatei zur weiteren Bearbeitung in den Postkorb. | |||
===Auswahl Postkorb=== | |||
Bei Auswahl ''Postkorb'', kann hier zwischen dem ''Zentralen Postkorb'' oder den Benutzer-Postkörben gewählt werden. | |||
===als Sofortnachricht anzeigen=== | |||
Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an. | |||
Die Sofortnachricht steht nur in Verbindung mit Aktivierung des Postkorbs zur Verfügung. | |||
===Akte=== | |||
Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu druckenden Dokument übernommen. | |||
===Aktennotiz=== | |||
Hauptartikel → [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Notizen#Allgemeines Notizen] | |||
===Aktenhistorie=== | |||
[[Datei:aktenverlauf.png|link=]] | |||
Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf. | |||
===Dokumentenkennzeichen=== | |||
Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier ''M1'' für den ''Mandanten 1'', bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen ''E-Akten''. | |||
Beispiele für die Ansicht eines kanzleiinternen Dokumentes sowie eines an den 1. Mandanten gerichteten Dokumentes im ''Explorerbaum'' der ''E-Akte'': | |||
[[Datei:Schriftverkehr_word_dkkuerzel.png|link=]] | |||
Ein Sortieren der Druckdateien nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte bzw. der ''Druckdateiverwaltung''. | |||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte ''E-Akte II'' nicht gesetzt ist. | |||
===Dokumentenkennzeichen / Weg=== | |||
[[Datei:Schriftverkehr_word_weg.png|link=]] | |||
Kennzeichnet den Weg des Dokuments als ''intern'', ''an die Kanzlei (a)'' und ''von der Kanzlei (v)''. | |||
===Auswahlliste Dokumentenkennzeichen=== | |||
Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Gruppieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei). | |||
Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte ''E-Akte II'' nicht gesetzt ist. | |||
===Beteiligter=== | |||
Als Beteiligter wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten. | |||
===Bemerkung / Schlagwort / Rubrik=== | |||
Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. | |||
Zum schnelleren Auffinden der Druckdatei kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. | |||
Über die Schaltfläche [[Datei:Z_komfobox_2.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden. | |||
Die Bemerkung wird später, falls die Druckdatei elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen. | |||
Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren. | |||
===Versandweg=== | |||
Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per ''E-Brief'', direkt - per Boten etc. | |||
Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den ''E-Workflow Einstellungen'' auf der Karteikarte ''E-Akte II'' nicht gesetzt ist. | |||
===Unterordner=== | |||
Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur ''E-Akte'' angelegt sind. | |||
===Dokumentenstatus=== | |||
Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der ''E-Akte'' bzw. dem ''Postkorb'' in der Reihenfolge ''Überfällig, in Bearbeitung'' und ''Erledigt'' aufgelistet. | |||
Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten Postkörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters. | |||
Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im ''Postkorb'' - geändert werden. | |||
===Schaltfläche=== | |||
[[Datei:Z_komfobox_2.png|link=]] | |||
Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht ''Standardtexte'' die Bearbeitung der jeweiligen Einträge. | |||
===Senden an WebAkte=== | |||
''Senden an WebAkte'' ist nur möglich, wenn die Akte einer [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/WebAkte WebAkte] zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann. | |||
Die Kennung muss zusätzlich in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''WebAkte'' hinterlegt werden. | |||
===Verfügung=== | |||
Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden. | |||
[[Datei:Verfügung.ewf.png]] | |||
Die Option ''Senden an Postkorb'' im Dialog ''Speichern in E-Akte'' ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Verfügung Verfügung] definiert wird. | |||
Wurde über die Option ''Standardempfänger für Verfügungen festlegen'' ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen. | |||
Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rechteverwaltung_(Benutzerverwaltung) Benutzerverwaltung] voraus. | |||
Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden. | |||
===Notiz=== | |||
Wichtige Informationen zum Dokument können per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Notiz Notiz] aufgenommen werden. | |||
[[Datei:Speicherdialog.Notiz.ewf.png]] | |||
Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich. | |||
Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden. | |||
===Wiedervorlage=== | |||
Über diese Funktion wird das Fenster [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Wiedervorlagen Wiedervorlagen] aufgerufen. | |||
==Funktionen in der Abschlussleiste== | ==Funktionen in der Abschlussleiste== | ||
===SClip=== | |||
[[Datei:Z SClip_2.png|link=]] | |||
Über diese Schaltfläche wird der ''SClip'' Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung des Dokuments als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion ''Senden an Postkorb'' kann der SClip auch in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] gespeichert werden. | |||
===Rotzettel=== | |||
[[Datei:Z Rotzettel_2.png|link=]] | |||
Das gespeicherte Dokument wird als Anlage dem E-Brief mit [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rotzettel#Allgemein E-Rotzettel] | |||
übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden. | |||
===E-Versand=== | |||
[[Datei:Z E-Versand.png|link=]] | |||
Das Dokument kann über den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Versand#Allgemeines E-Versand] elektronisch, bsw. per E-Brief, E-Mail oder beA, versandt werden. | |||
===OK und Schließen=== | |||
[[Datei:Z_Ok_7.png|link=]] | |||
Speichert die vorgenommenen Einstellungen. | |||
===Abbruch und Schließen=== | |||
[[Datei:Z_Schließen_7.png|link=]] | |||
Das Fenster wird geschlossen. | |||
[[Category:Schriftverkehr]] | [[Category:Schriftverkehr]] |
Aktuelle Version vom 16. Juli 2024, 15:55 Uhr
Hauptseite > Schriftverkehr > Word > Druckdatei speichern (Word)
Allgemeines
![Schriftverkehr word ddspeichern.png](/images/b/b8/Schriftverkehr_word_ddspeichern.png)
Die Programmfunktion Druckdatei speichern kommt zum Einsatz, wenn zahlreiche Schreiben zügig nacheinander erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Die Texte werden geschrieben und als Druckdatei gespeichert. Für die Arbeit mit Druckdateien wird vorausgesetzt, dass unter Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow auf der Karteikarte E-Akte die Druckdateiverwaltung aktiv ist. Im Eingabefeld Akte wird die Nummer der Akte eingegeben, zu der die Druckdatei erstellt werden soll, z. B. 10 / 17. Eine Übermittlung an den Postkorb und eine damit verbundene Anzeige als Sofortnachricht ist möglich.
Bei aktenbezogenen Schriftsätzen und bei der Erstellung von Druckdateien in RA-MICRO Drucken mit aktivierter Option Dokument speichern wird die Aktennummer bereits vorgeschlagen und es ist voreingestellt, dass das Dokument in der E-Akte und / oder als Druckdatei gespeichert wird.
Nach Bestätigung der erforderlichen Angaben wird die neue Druckdatei automatisch in die Druckdateiverwaltung - eine Untermenge der E-Akte - übernommen und aktenbezogen in der E-Akte verlinkt. Dort kann sie z. B. über die eingegebene Bemerkung, Schlagwort oder Rubrik oder auch mithilfe des Dokumentenkennzeichens schnell gefunden werden. Für den Fall, dass die Druckdatei nicht länger als Entwurf zur Verfügung stehen und in der Endfassung als PDF-Datei in der E-Akte gespeichert werden soll, ist die Option Druckdateinummer in der nachfolgenden Maske abzuwählen und die Option E-Akte zu wählen.
Der Vorteil von Druckdateien ist der rationelle Umgang mit gespeicherten Texten. Der Dateiname wird standardmäßig fortlaufend nummeriert und für neue Dokumente automatisch vorgeschlagen. Die Speicherung erfolgt benutzerbezogen - fortlaufend mit oder ohne Jahrgang. Wir gehen im Folgenden von der jahrgangsweisen Zählung aus. Welche Zählung verwendet wird, kann in den Einstellungen Druckdateiverwaltung voreingestellt werden, die z. B. in der E-Akte unter Einstellungen aufgerufen werden können.
Druckdatei speichern kann im Menüband von Microsoft Word (kurz MS Word), Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern oder über das Kontextmenü im Dokumentfenster aufgerufen werden.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
E-Akte
Speichert die Druckdatei in der E-Akte und ist dann mit dieser verlinkt.
Bei Abwahl dieser Option und bei gleichzeitig gewählter Option Druckdateinummer steht als Speicherformat nur das Originaltextformat zur Verfügung:
Speicherformat
Wurden die Optionen E-Akte und Druckdateinummer gewählt, wird das Dokument standardmäßig als verlinkte PDF-Datei in der E-Akte und als Entwurf in der Druckdateiverwaltung gespeichert.
Standardmäßig ist das Speicherformat gemäß den Einstellungen unter E-Akte, Allgemein vorausgewählt.
Das Speicherformat kann durch Klick / Touch auf dieses Symbol geändert werden.
Druckdateinummer
Speichert das Dokument als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im gewählten Textformat, in diesem Beispiel das Format DOCX und zusätzlich als PDF-Datei verlinkt in der E-Akte.
Bei Abwahl der Option Druckdateinummer wird als Speicherformat das in den Einstellungen der E-Akte vorgemerkte Speicherformat vorgeschlagen. Der Link auf die Druckdatei in der E-Akte wird aus der Druckdateiverwaltung entfernt und die Druckdatei in der E-Akte als Endfassung im PDF-Format gespeichert.
Druckdatei
Die Druckdatei wird je Benutzer - hier fortlaufend mit Jahrgang - hochgezählt.
Dabei wird das Jahr, z. B. 2017, zweistellig ausgegeben, z. B. so: D95-17.
Mit dem Platzhalter $DDNummer kann die Druckdateinummer im Briefkopf platziert werden.
Speicherformat Druckdatei
Dient der Auswahl für das Speicherformat der Druckdatei.
Postkorb
Speichert die Druckdatei zur weiteren Bearbeitung in den Postkorb.
Auswahl Postkorb
Bei Auswahl Postkorb, kann hier zwischen dem Zentralen Postkorb oder den Benutzer-Postkörben gewählt werden.
als Sofortnachricht anzeigen
Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.
Die Sofortnachricht steht nur in Verbindung mit Aktivierung des Postkorbs zur Verfügung.
Akte
Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu druckenden Dokument übernommen.
Aktennotiz
Hauptartikel → Notizen
Aktenhistorie
Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.
Dokumentenkennzeichen
Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten.
Beispiele für die Ansicht eines kanzleiinternen Dokumentes sowie eines an den 1. Mandanten gerichteten Dokumentes im Explorerbaum der E-Akte:
Ein Sortieren der Druckdateien nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte bzw. der Druckdateiverwaltung.
Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.
Dokumentenkennzeichen / Weg
Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).
Auswahlliste Dokumentenkennzeichen
Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Gruppieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).
Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.
Beteiligter
Als Beteiligter wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.
Bemerkung / Schlagwort / Rubrik
Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.
Zum schnelleren Auffinden der Druckdatei kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.
Die Bemerkung wird später, falls die Druckdatei elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.
Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.
Versandweg
Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.
Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.
Unterordner
Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur E-Akte angelegt sind.
Dokumentenstatus
Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.
Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten Postkörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.
Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im Postkorb - geändert werden.
Schaltfläche
Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.
Senden an WebAkte
Senden an WebAkte ist nur möglich, wenn die Akte einer WebAkte zugeordnet ist und eine WebAkten-Lizenz der Firma e.Consult vorliegt, die im RA-MICRO Online Store erworben werden kann.
Die Kennung muss zusätzlich in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte WebAkte hinterlegt werden.
Verfügung
Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.
Die Option Senden an Postkorb im Dialog Speichern in E-Akte ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die Verfügung definiert wird.
Wurde über die Option Standardempfänger für Verfügungen festlegen ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.
Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der Benutzerverwaltung voraus.
Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.
Notiz
Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.
Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.
Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.
Wiedervorlage
Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.
Funktionen in der Abschlussleiste
SClip
Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung des Dokuments als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion Senden an Postkorb kann der SClip auch in den Postkorb gespeichert werden.
Rotzettel
Das gespeicherte Dokument wird als Anlage dem E-Brief mit E-Rotzettel übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.
E-Versand
Das Dokument kann über den E-Versand elektronisch, bsw. per E-Brief, E-Mail oder beA, versandt werden.
OK und Schließen
Speichert die vorgenommenen Einstellungen.
Abbruch und Schließen
Das Fenster wird geschlossen.