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Allgemeines
![Schriftverkehr ktv Rundalle.png](/images/8/8a/Schriftverkehr_ktv_Rundalle.png)
Diese Programmfunktion dient der Erstellung von Auftraggeberrundschreiben. Je nach getätigter Auswahl werden im angegebenen Aktennummernbereich alle Akten, die laufenden Akten oder nur abgelegte Akten beachtet.
Funktionen in der Toolbar
Testdruck
Hiermit können Sie einen Testausdruck erzeugen.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Akten <1 / 98 - 50 / 98; 55 / 98>
Dient der Erfassung der Auftraggeberrundschreibenempfänger. Eingegeben werden die Aktennummern der im Aktenregister gespeicherten Akten.
Zur Eingabe der Aktennummern bestehen folgende Möglichkeiten:
- Eingabe eines Aktennummernbereichs, z. B. so: 1 / 17 - 5 / 17. Die Auftraggeberrundschreiben werden an die Empfänger, die in diesem Aktennummernbereich (sowohl in den laufenden als auch in den abgelegten Akten) als Mandanten gefunden werden, adressiert.
- Einzelne Aktennummern werden durch Semikolon getrennt eingegeben.
- Auch gemischte Eingaben sind möglich, z. B. 1 / 17 - 5 / 17; 10 / 17; 1 / 16.
Schreiben an den 1. Ansprechpartner / Schreiben an alle Ansprechpartner
Legen Sie hier fest, ob das Auftraggeberrundschreiben an den ersten Ansprechpartner oder an alle Ansprechpartner, die zu einer Adresse gespeichert sind, versendet werden soll. Standardmäßig wird das Schreiben nur an den ersten Ansprechpartner versendet.
Briefkopf <Nummer>
Aus dieser Auswahlliste können Sie den Briefkopf auswählen, mit dem die Auftraggeberrundschreiben gedruckt werden sollen.
Betreff
Der Betreff für die Auftraggeberrundschreiben kann in diesem Bereich maximal dreizeilig eingegeben werden. Die Zeilen werden jeweils mit Datei:Z enter.png beendet. Die drei Betreffzeilen ersetzen im Briefkopf Texttk[Nr.].rtf, z. B. texttk44.rtf, die Betreffplatzhalter $11, $12 und $18.
Bei gewählter Option Mit Mandantenbetreff ist die Eingabe der drei Betreffzeilen nicht möglich. Als Betreff wird in den jeweiligen der Mandantenbetreff verwendet.
Textbaustein
Wählen Sie hier den Text aus, der als Auftraggeberrundschreiben verschickt werden soll. Vorgeschlagen werden hier die Kurzbrieftexte textl [Nr.]. Alternativ können Sie auch den Dateinamen des gewünschten Textbausteins in das Eingabefeld der Auswahlliste eintragen.
Dateiauswahl Textbaustein
Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach dem Text gesucht werden, der als Serienbrief verschickt werden soll.
Grußformel
Wählen Sie hier die Grußformel aus, die im Auftraggeberrundschreiben verwendet werden soll. Alternativ können Sie auch den Dateinamen der gewünschten Grußformel in das Eingabefeld der Auswahlliste eintragen.
3 - Punkte - Button
Hiermit öffnen Sie ein Fenster, in dem die Möglichkeit besteht, die Liste der zur Verfügung stehenden Standardtexte und die Texte selbst zu bearbeiten (sog. Editiermodus). Diese Programmfunktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie Administratorrechte haben.
Dateiauswahl Grußformel
Hiermit wird das Dialogfenster Öffnen aufgerufen. Hier kann nach der Grußformel gesucht werden, die im Auftraggeberrundschreiben verwendet werden soll.
Selektionen
Grenzen Sie bei Bedarf den Empfängerkreis mit Hilfe der Selektionen weiter ein.
Name <A - M>
Im Eingabefeld Name erfolgt eine Auswahl nach dem Empfängernamen. Wird hier ein bestimmter Empfängername, z. B. Müller, eingegeben, wird ein Schreiben an alle Empfänger namens Müller erstellt, deren Adressnummer im Adressnummernbereich gemäß Eingabe im Eingabefeld Adressen vorkommt.
PLZ <10000 - 10500; 13507>
In diesem Eingabefeld kann eine weitere Eingrenzung nach einer einzugebenden Postleitzahl oder einem Postleitzahlenbereich vorgenommen werden, z. B. so: 10000 - 10500. Mehrere Postleitzahlenbereiche werden durch Semikolon getrennt, z. B. so: 10000 - 10500; 12200 - 12500.
Adresskennzeichen 1
Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Kennzeichen 1 der Programmfunktion B10 Adressfenster erfolgen.
Adresskennzeichen 2
Hier kann als weitere Selektion des Empfängerkreises eine Eingabe gemäß Eingabefeld Kennzeichen 2 der Programmfunktion B10 Adressfenster erfolgen.
Bemerkung
Hier erfolgt die Eingabe einer Bemerkung, wie sie im Adressen-Window zur Adresse im Eingabefeld Bemerkung erfasst ist.
Mit Mandantenbetreff
Bei Wahl dieser Option werden die Eingabefelder für den Betreff ausgeblendet. Die Auftraggeberrundschreiben werden mit den jeweiligen Mandantenbetreffs zur Akte gedruckt.
Referat
Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Referaten selektieren.
Sachbearbeiter
Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Sachbearbeitern selektieren.
Aktenkennzeichen
Hier können Sie nach den im Aktenregister zu den Akten vergebenen Aktenkennzeichen selektieren.
Fortschrittsbalken
Hier erscheint ein blauer Balken, wenn Sie auf geklickt haben. Dieser Balken zeigt den Fortschritt bei der Adresssuche an.
Gefundene Adressen
![Schriftverkehr ktv Rundalle2.png](/images/4/40/Schriftverkehr_ktv_Rundalle2.png)
Liste der gefundenen Adressen
Durch Mausklick auf den Spaltentitel der Aktenliste können die Empfänger der Auftraggeberrundschreiben nach Aktennummer, Postleitzahl, Nachnamen oder Bemerkung laut B10 Adressfenster sortiert werden. Einzelne Adressen können vom Versand ausgeschlossen werden, indem das Häkchen
in der betreffenden Adresszeile mit einem Mausklick entfernt wird.
Über der Aktenliste wird stets die Anzahl der gefundenen Adressen sowie die Anzahl der möglichen Faxe und E-Mails angezeigt.
Durch Mausklick auf kann die Auswahl der Empfänger der Auftraggeberrundschreiben wiederholt werden.
Als E-Mail versenden, wenn E-Mail-Adresse vorhanden
Ist bei Wahl der Option Als E-Mail versenden eine E-Mail-Adresse vorhanden, werden die Auftraggeberrundschreiben nach Mausklick auf Datei:Schriftverkehr ktv Button Start2.png an die Empfänger gemailt, für die eine E-Mail-Adresse im Adressen-Window gespeichert wurde.
Vorausgesetzt wird hierbei, dass der RA-MICRO Vor-Ort-Partner ein E-Mail-System auf Ihrem System eingerichtet hat.
als Text / als Dateianlage / RTF / PDF
Wählen Sie hier, ob das Auftraggeberrundschreiben per E-Mail als Text oder als Dateianhang versendet werden soll. Wenn Sie sich für Dateianlage entscheiden, können Sie noch festlegen, ob der Text als RTF oder PDF gespeichert werden soll.
Als Fax versenden, wenn Faxnr. vorhanden
Bei Wahl dieser Option werden Auftraggeberrundschreibn nach Mausklick auf Datei:Schriftverkehr ktv Button Start2.png an die Empfänger gefaxt, für die eine Faxnummer im Adressen-Window gespeichert wurde.
Vorausgesetzt wird hierbei, dass der RA-MICRO Vor-Ort-Partner ein Faxsystem auf Ihrem System eingerichtet hat.
Nach Faxversand unterbrechen
Wählen Sie hier, ob das Auftraggeberrundschreiben nach Faxversand unterbrochen werden soll.
Protokoll drucken
Bei Wahl dieser Option erhalten Sie nach Ausdruck der Auftraggeberrundschreiben ein Übersicht-Protokoll.
In E-Akte speichern
Bei Auswahl dieser Option wird zu jeder Akte das entsprechende RTF-Dokument in die E-Akte gespeichert. Das Dokument wird aber nur einmal als Muster gespeichert.
Funktionen in der Abschlussleiste
Zurück
Wechselt auf die Seite zur Auswahl der Empfänger für das Auftraggeberrundschreiben zurück.
Weiter
Startet die Abfrage entsprechend der vorgenommenen Auswahl und zeigt eine Liste der gefundenen Adressen an.
Löschen
Datei:schriftverkehr ktv Button Löschen.png
Hiermit werden zuvor in der Auswahlliste mit der Maus markierte Empfänger der Auftraggeberrundschreiben aus der Auswahl der Empfänger gelöscht.
Start
Datei:Schriftverkehr ktv Button Start2.png
Hiermit werden die Auftraggeberrundschreiben ausgedruckt bzw., wenn eine Faxnummer oder E-Mail-Adresse zur Adresse gespeichert und ein Fax- bzw. E-Mail-system eingerichtet ist, an den Empfänger gefaxt / gemailt.
Abbruch + Schließen
Hiermit wird das Erstellen der Auftraggeberrundschreiben abgebrochen.