Druckdatei speichern (Word)

Version vom 2. Dezember 2020, 15:23 Uhr von SKunick (Diskussion | Beiträge) (Notiz)
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Allgemeines

Speichert die Druckdatei in der E-Akte und ist dann mit dieser verlinkt.Wurden die Optionen E-Akte und Druckdateinummer gewählt, wird das Dokument standardmäßig als verlinkte PDF-Datei in der E-Akte und als Entwurf in der Druckdateiverwaltung gespeichert.Speichert das Dokument als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im gewählten Textformat, in diesem Beispiel das Format DOCX und zusätzlich als PDF-Datei verlinkt in der E-Akte.Die Druckdatei wird je Benutzer - hier fortlaufend mit Jahrgang - hochgezählt.Dient der Auswahl für das Speicherformat der Druckdatei.Speichert die Druckdatei zur weiteren Bearbeitung in den Postkorb.Bei Auswahl Postkorb, kann hier zwischen dem Zentralen Postkorb oder den Benutzer-Postkörben gewählt werden.Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu druckenden Dokument übernommen.AktennotizAktenhistorieDokumentenkennzeichen können intern sein oder aus aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen.Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).Ermöglicht zum schnellen Finden in einer umfangreichen E-Akte bzw. der Druckdateiverwaltung ein Sortieren der Druckdateien nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg der Druckdatei.Als Beteiligter wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. Zum schnelleren Auffinden der Druckdatei kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur E-Akte angelegt sind.Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.Hierüber besteht die Möglichkeit, den Dokumentenstatus bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte zu bearbeiten.Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.SClipDas gespeicherte Dokument wird als Anlage dem E-Brief mit E-Rotzettel übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.Das Dokument kann über den E-Versand elektronisch, bsw. per E-Brief, E-Mail oder beA, versandt werden.Speichert die vorgenommenen Einstellungen.Das Fenster wird geschlossen.Schriftverkehr word ddspeichern.png

Die Programmfunktion Druckdatei speichern kommt zum Einsatz, wenn zahlreiche Schreiben zügig nacheinander erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Die Texte werden geschrieben und als Druckdatei gespeichert. Für die Arbeit mit Druckdateien wird vorausgesetzt, dass unter Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow auf der Karteikarte E-Akte die Druckdateiverwaltung aktiv ist. Im Eingabefeld Akte wird die Nummer der Akte eingegeben, zu der die Druckdatei erstellt werden soll, z. B. 10 / 17. Eine Übermittlung an den Postkorb und eine damit verbundene Anzeige als Sofortnachricht ist möglich.

Bei aktenbezogenen Schriftsätzen und bei der Erstellung von Druckdateien in RA-MICRO Drucken mit aktivierter Option Dokument speichern wird die Aktennummer bereits vorgeschlagen und es ist voreingestellt, dass das Dokument in der E-Akte und / oder als Druckdatei gespeichert wird.

Nach Bestätigung der erforderlichen Angaben wird die neue Druckdatei automatisch in die Druckdateiverwaltung - eine Untermenge der E-Akte - übernommen und aktenbezogen in der E-Akte verlinkt. Dort kann sie z. B. über die eingegebene Bemerkung, Schlagwort oder Rubrik oder auch mithilfe des Dokumentenkennzeichens schnell gefunden werden. Für den Fall, dass die Druckdatei nicht länger als Entwurf zur Verfügung stehen und in der Endfassung als PDF-Datei in der E-Akte gespeichert werden soll, ist die Option Druckdateinummer in der nachfolgenden Maske abzuwählen und die Option E-Akte zu wählen.

Der Vorteil von Druckdateien ist der rationelle Umgang mit gespeicherten Texten. Der Dateiname wird standardmäßig fortlaufend nummeriert und für neue Dokumente automatisch vorgeschlagen. Die Speicherung erfolgt benutzerbezogen - fortlaufend mit oder ohne Jahrgang. Wir gehen im Folgenden von der jahrgangsweisen Zählung aus. Welche Zählung verwendet wird, kann in den Einstellungen Druckdateiverwaltung voreingestellt werden, die z. B. in der E-Akte unter Einstellungen aufgerufen werden können.

Druckdatei speichern kann im Menüband von Microdoft Word (kurz MS Word), Hauptregisterkarte RA-MICRO, Gruppe Speichern, über das Kontextmenü im Dokumentfenster sowie über die Funktionsübersicht aufgerufen werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

E-Akte

Speichert die Druckdatei in der E-Akte und ist dann mit dieser verlinkt.

Bei Abwahl dieser Option und bei gleichzeitig gewählter Option Druckdateinummer steht als Speicherformat nur das Originaltextformat zur Verfügung:

Schriftverkehr word Speicherformat Text.png

Speicherformat

Wurden die Optionen E-Akte und Druckdateinummer gewählt, wird das Dokument standardmäßig als verlinkte PDF-Datei in der E-Akte und als Entwurf in der Druckdateiverwaltung gespeichert.

Standardmäßig ist das Speicherformat gemäß den Einstellungen unter E-Akte, Allgemein vorausgewählt.

Das Speicherformat kann durch Klick / Touch auf dieses Symbol geändert werden.

Druckdateinummer

Speichert das Dokument als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im gewählten Textformat, in diesem Beispiel das Format DOCX und zusätzlich als PDF-Datei verlinkt in der E-Akte.

Bei Abwahl der Option Druckdateinummer wird als Speicherformat das in den Einstellungen der E-Akte vorgemerkte Speicherformat vorgeschlagen. Der Link auf die Druckdatei in der E-Akte wird aus der Druckdateiverwaltung entfernt und die Druckdatei in der E-Akte als Endfassung im PDF-Format gespeichert.

Druckdatei

Die Druckdatei wird je Benutzer - hier fortlaufend mit Jahrgang - hochgezählt.

Dabei wird das Jahr, z. B. 2017, zweistellig ausgegeben, z. B. so: D95-17.

Mit dem Platzhalter $DDNummer kann die Druckdateinummer im Briefkopf platziert werden.

Speicherformat Druckdatei

Dient der Auswahl für das Speicherformat der Druckdatei.

Postkorb

Speichert die Druckdatei zur weiteren Bearbeitung in den Postkorb.

Auswahl Postkorb

Bei Auswahl Postkorb, kann hier zwischen dem Zentralen Postkorb oder den Benutzer-Postkörben gewählt werden.

als Sofortnachricht anzeigen

Zeigt dem Benutzer den Eingang der Druckdatei in seinen Postkorb durch eine Sofortnachricht an.

Die Sofortnachricht steht nur in Verbindung mit Aktivierung des Postkorbs zur Verfügung.

Akte

Die Aktennummer wird in der Regel aus dem zu druckenden Dokument übernommen.

Aktennotiz

Hauptartikel → Notizen

Aktenhistorie

aktenverlauf.png

Ruft eine Historie für den schnellen Aufruf bereits verwendeter Aktennummern auf.

Dokumentenkennzeichen

Dokumentenkennzeichen können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel, hier M1 für den Mandanten 1, bestehen. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten.

Beispiele für die Ansicht eines kanzleiinternen Dokumentes sowie eines an den 1. Mandanten gerichteten Dokumentes im Explorerbaum der E-Akte:

Schriftverkehr word dkkuerzel.png

Ein Sortieren der Druckdateien nach dem Dokumentenkennzeichen ermöglicht ein schnelles Finden in einer umfangreichen E-Akte bzw. der Druckdateiverwaltung.

caption Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.

Dokumentenkennzeichen / Weg

Schriftverkehr word weg.png

Kennzeichnet den Weg des Dokuments als intern, an die Kanzlei (a) und von der Kanzlei (v).

Auswahlliste Dokumentenkennzeichen

Ermöglicht zum schnellen Finden in umfangreichen Akten ein Gruppieren der gespeicherten Dokumente nach dem hier festzulegenden Korrespondenzkürzel in Kombination mit dem zuvor gewählten Weg des Dokuments (an die Kanzlei und von der Kanzlei).

Die so gebildeten Dokumentenkennzeichen stehen nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.

Beteiligter

Als Beteiligter wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.

Bemerkung / Schlagwort / Rubrik

Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.

Zum schnelleren Auffinden der Druckdatei kann zusätzlich zu Bemerkung und Schlagwort eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.

Über die Schaltfläche Z komfobox.png können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.

Die Bemerkung wird später, falls die Druckdatei elektronisch versendet wird, als Dateibezeichnung übernommen.

Wir empfehlen daher, insbesondere die Bemerkung aussagekräftig zu formulieren.

Versandweg

Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.

Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte II nicht gesetzt ist.

Unterordner

Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese bereits zur E-Akte angelegt sind.

Dokumentenstatus

Je nach Dokumentenstatus werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.

Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten Postkörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.

Der Dokumentenstatus kann per Mausklick / Touch auf das Statussymbol - z. B. im Postkorb - geändert werden.

Schaltfläche

Z komfobox.png

Ermöglicht bei vorliegendem Programmrecht Standardtexte die Bearbeitung der jeweiligen Einträge.

Verfügung

Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.

Verfügung.ewf.png

Die Option Senden an Postkorb im Dialog Speichern in E-Akte ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die Verfügung definiert wird.

Wurde über die Option Standardempfänger für Verfügungen festlegen ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.

Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der Benutzerverwaltung voraus.

Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Notiz

Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.

Speicherdialog.Notiz.ewf.png

Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.

Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.

Wiedervorlage

Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.

Funktionen in der Abschlussleiste

SClip

Z SClip lang.png

Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung des Dokuments als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion Senden an Postkorb kann der SClip auch in den Postkorb gespeichert werden.

Rotzettel

Z Rotzettel.png

Das gespeicherte Dokument wird als Anlage dem E-Brief mit E-Rotzettel übergeben und kann mit der Kurzmitteilung an den Postausgang des Postausgangsfachs übermittelt werden.

E-Versand

Z E-Versand.png

Das Dokument kann über den E-Versand elektronisch, bsw. per E-Brief, E-Mail oder beA, versandt werden.

OK und Schließen

Z Ok 4.png

Speichert die vorgenommenen Einstellungen.

Abbruch und Schließen

Z Schließen 4.png

Das Fenster wird geschlossen.