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Allgemeines

Über die Schnittstellen können die Daten der Finanzbuchhaltung an verschiedene Programme zur weiterführenden Auswertung übergeben werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

DATEV

Diese Programmfunktion ermöglicht die Konvertierung der RA-MICRO Journalbuchungen in das DATEV-Schnittstellenformat; dadurch ist es möglich, die Buchhaltungsdaten einer beliebigen Periode per Datenträger oder Übertragung an den Steuerberater zu übermitteln.

Wenn unter RA-MICRO nur die standardmäßig vorgegebenen Konten verwendet werden und der Steuerberater darauf verzichtet, die Erlöskonten nach Steuersätzen zusammenzuführen, ist die Konvertierung nicht allzu schwierig; in allen anderen Fällen sind entweder Grundkenntnisse des DATEV-Buchhaltungssystems oder eine enge Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro erforderlich. Vor der Konvertierung sollten die Daten über das Journal daraufhin geprüft werden, ob steuerbehaftete Geschäftsvorfälle gebucht wurden, bei denen der MwSt-Betrag manuell in die Buchenmaske eingegeben wurde, da für diese Buchungen keine korrekte Datev-Konvertierung möglich ist.

Die Buchungen sind im Journal daran zu erkennen, dass in der Spalte % keine Angabe enthalten ist. Es können entsprechende Stornierungen vorgenommen werden. Im Anschluss können über Buchen die Zahlungen unter Eingabe des korrekten Steuersatzes neu erfasst werden. Zahlungen, die verschiedene Steuersätze enthalten, können über die Splittbuchung erfasst werden.

Der RA-MICRO Kontenrahmen und der DATEV-SKR 03 haben dieselbe Grundstruktur. Wenn man die Standardkonten von RA-MICRO einerseits und den unveränderten SKR 03 andererseits verwendet, sind nur wenige Konten umzuschlüsseln. Wenn man die umzuschlüsselnden Konten einmal eingegeben hat und beim nächsten Konvertierungslauf die zwischenzeitlich neu angelegten Konten übersieht, dürfte die Konvertierung im Regelfall dennoch reibungslos verlaufen.

Weiteres siehe unter → Allgemeines zur DATEV-Konvertierung

Wenn es in erster Linie darauf ankommt, eine Darstellung mit Soll und Haben zu erreichen, kann alternativ zur DATEV-Konvertierung auch die Excel-Schnittstelle eingesetzt werden, ohne den Steuerberater einschalten zu müssen.

Umschlüsselungstabellen

In dieser Maske können RA-MICRO Finanz-, Sach- und Automatikkonten für die DATEV-Konvertierung umgeschlüsselt und die entsprechende Kontenzuordnung gedruckt werden.

Finanzkonten

Als Finanzkonten sind in der Finanzbuchhaltung die Konten 1000 bis 1099 und das Konto 1300 in der Funktion eines Finanzkontos vorgesehen.

Die Konten, auf die umzuschlüsseln ist, ergeben sich in erster Linie aus den Angaben über im Vorjahr angesprochene Konten und in zweiter Linie aus dem Kontenrahmen. Es können maximal 20 Finanzkonten umgeschlüsselt werden.

Sachkonten

Das RA-MICRO Auslagenkonto 1600 ist im Regelfall umzuschlüsseln, da dieses Konto im SKR 03 standardmäßig nicht direkt bebucht werden darf (es sei denn, der Steuerberater ist von den Vorgaben abgewichen).

Die Konten, auf die umzuschlüsseln sind, ergeben sich in erster Linie aus den Angaben über im Vorjahr angesprochene Konten und in zweiter Linie aus dem Kontenrahmen.

Auf Konten im DATEV-Kontenrahmen, die Automatikkonten sind (AV oder AM vor der Kontonummer im Formular), sollte nur dann umgeschlüsselt werden, wenn die Konten bei RA-MICRO eine entsprechende Funktion haben.

Der Kontenbereich der Referatskonten ist im SKR 03 der DATEV als Zur freien Verfügung gekennzeichnet; es gibt daher keinen zwingenden Grund dafür, die Konten 8001-8099 umzuschlüsseln, und bei Buchungen mit unterschiedlichen Steuersätzen auf diesen Konten guten Grund dafür, diese Konten nicht umzuschlüsseln. Es können derzeit maximal 400 Sachkonten umgeschlüsselt werden.

Automatikkonten

Die Steuerschlüsselsperre für Automatikkonten wird in der Tabelle Automatikkonten gesetzt.

In diese Datei sind die RA-MICRO Konten aufzunehmen, von denen auf DATEV-Konten konvertiert wird, die im DATEV-Formular vor der Kontonummer ein AV oder AM aufweisen; das ist der Regelfall für Einträge in der Tabelle der Automatikkonten. Es spielt dabei keine Rolle, ob diese Konten unter RA-MICRO und unter DATEV dieselbe Kontonummer haben oder in der zweiten Spalte der Umschlüsselungstabelle der Sachkonten stehen!

Wenn die Referatskonten nicht umgeschlüsselt werden und der Steuerberater für den Kontenbereich 8000-8099 die Vorgaben des Kontenrahmens SKR 03 der DATEV unverändert gelassen hat, sind hinsichtlich der Referatskonten keine Einträge in die Tabelle der Automatikkonten erforderlich und es brauchen nur andere Einnahmekonten diesbezüglich geprüft werden.

Bei Buchungen auf RA-MICRO Einnahmekonten (Kontenklasse 8) mit einem RA-MICRO Steuersatz von 0 % wird bei den konvertierten Buchungen der DATEV-Steuerschlüssel 1 steuerfrei (mit Vorsteuerabzug) gesetzt. Im Regelfall ist dieser Steuerschlüssel bei Einnahmekonten unproblematisch; er kann für Buchungen auf bestimmten Einnahmekonten ausgeschaltet werden, wenn die angesprochenen Einnahmekonten als Automatikkonto aufgenommen werden. Das ist ein Sonderfall für Einträge in der Tabelle der Automatikkonten.

Bei der Konvertierung wird dann für diese Konten bzw. auf die DATEV-Konten, auf welche diese RA-MICRO Konten umgeschlüsselt werden, kein Steuerschlüssel geschrieben, der Steuerschlüssel ergibt sich dann aus der Automatikfunktion dieser Konten unter DATEV.

Wenn diese Funktion genutzt werden soll, muss beim Buchen darauf geachtet werden, dass auf die RA-MICRO Konten, die auf diese Konten umgeschlüsselt werden sollen, nur mit dem von der DATEV für diese Konten belegten Steuersatz gebucht werden darf.

Drucken

Druckt die ausgegebenen Daten.

OK Umschlüsselungstabellen

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch

Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.

Zeitraum

Ein beliebiger Zeitraum - auch aus Vorjahren - kann gewählt werden. Vorgegebene Zeiträume können für das laufende Jahr gewählt werden: Monate, Quartale oder das gesamte Jahr. Zeiträume aus Vorjahren werden über die beiden Datumsfelder links daneben bestimmt.

ASCII-Datei

Es wird eine CSV-Datei für die DATEV-Übermittlung erstellt, die die Daten der Finanzbuchhaltung enthält. Es wird außerdem eine Protokolldatei mit übersendet, die Angaben über die Anzahl der konvertierten Datensätze und Zusatzinformationen für den Steuerberater enthält. Die CSV-Datei entspricht einem DATEV Standard Importformat.

DATEV pro

Diese Schnittstelle steht für den Import der Daten in DATEV pro bzw. Buchhaltungsprogrammen mit analogem Schnittstellenformat zur Verfügung. Es wird auch hier eine CSV-Datei erstellt, die die Daten der Finanzbuchhaltung enthält sowie eine Protokolldatei mit den Angaben über die Anzahl der konvertierten Datensätze und Zusatzinformationen für den Steuerberater. Die CSV-Datei entspricht einem DATEV pro Standard Importformat.

Ausgabepfad

Ein beliebiges Verzeichnis kann gewählt werden, in das gespeichert werden kann. Der Pfad auf dem ausgewählten Laufwerk wird unter dem Dropdown-Menü angezeigt.

OK DATEV

Speichert die eingegebenen Daten und beendet die Programmfunktion.

Abbruch DATEV

Beendet die Programmfunktion. Eine Speicherung erfolgt nicht.

ELSTER (Elektronische USt-Voranmeldung)

Aus dieser Maske heraus kann die elektronische Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Finanzamt übermittelt werden.

Zu beachten ist, dass bei der Übermittlung auf eine Internet-Verbindung zurückgegriffen wird, die bereits hergestellt sein muss. Wenn über die Angaben in der Steueranmeldung hinaus weitere oder abweichende Angaben oder Sachverhalte berücksichtigt werden sollen, tragen Sie bitte diese in das Freitextfeld ein. Gleiches gilt, wenn bei den in der Steueranmeldung erfassten Angaben bewusst eine von der Verwaltungsauffassung abweichende Rechtsauffassung zugrunde gelegt wurde oder Sie einen Antrag auf Dauerfristverlängerung zurücknehmen möchten. Sofern der Platz im Feld nicht ausreicht, sind diese Angaben in einer von Ihnen zu erstellenden gesonderten Anlage zu machen, welche mit der Überschrift „Ergänzende Angaben zur Steueranmeldung“ zu kennzeichnen und dem Finanzamt gesondert zu übermitteln oder zu übersenden ist. Wenn Sie der Steueranmeldung lediglich ergänzende Aufstellungen oder Belege beifügen wollen, ist nicht hier, sondern in Zeile 15 eine Eintragung vorzunehmen.

EXCEL

Diese Programmfunktion der Finanzbuchhaltung I ermöglicht selbstgestaltete Auswertungen der Journalbuchungen.

Voraussetzungen der Excel-Schnittstelle

Wenn die Grundeinstellung Einnahmen-Überschuss-Rechnung über Datenpool gewählt ist, werden die Datenpools auf dem aktuellen Laufwerk zur Auswahl gestellt, sonst arbeitet die Schnittstelle bezogen auf den eingestellten Datenpool.

Es wird Excel 97, Excel 2000 oder Excel XP vorausgesetzt, ohne dass wir das Funktionieren unter früheren Excel-Versionen ausschließen. Die Excel-Schnittstelle darf keinesfalls von Arbeitsplätzen aufgerufen werden, an denen Excel nicht ordnungsgemäß installiert ist.

Im Unterverzeichnis \Steuer\ des Hauptpools \RA\ oder des aktiven Datenpools muss eine Excel-Vorlage liegen, die mindestens die vier Arbeitsblätter Tabelle1 bis Tabelle4 mit diesen Bezeichnungen umfasst. Es wird die Vorlage fibuau.xlt zur Verfügung gestellt, die bereits einige Formatierungen enthält. Es sind jedoch auch selbsterstellte leere Vorlagen möglich; die Zellen des Arbeitsblatts Tabelle4 sollten im Zahlenformat mit 2 Dezimalstellen und 1000er-Trennzeichen formatiert und der Name der Vorlage ein geeignetes Muster für einen Dateinamen sein. Bereits die Vorlage kann um Arbeitsblätter für eigene weitergehende Auswertungen erweitert werden; sie muss aber dann unter einem anderen Namen als fibuau.xlt gespeichert werden, soll ein Überschreiben durch spätere Fassungen unserer Vorlage verhindert werden. Wenn im gewählten Pool keine Buchungsdaten vorhanden sind, wird die Verarbeitung abgebrochen.

Sinn und Zweck der Excel-Schnittstelle

Die Excel-Schnittstelle wandelt Daten der Finanzbuchhaltung I in eine Darstellung nach Soll und Haben um und gibt sie in einem Format aus, das eine Weiterverarbeitung ermöglicht. Eine Übernahme in eigene Auswertungen ermöglichen insbesondere die vergebenen → Feldnamen.

Begrenzungen der Excel-Schnittstelle

Die Excel-Schnittstelle ändert nichts an der Verarbeitungslogik der Finanzbuchhaltung I, die von Einnahmen und Ausgaben ausgeht.

Um ein typisches Beispiel zu nennen: Die Anschaffung eines Pkws wird hier als eine Ausgabe behandelt, die nicht in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung einfließt. Die Abschreibung auf den Pkw wird als eine Ausgabe, die in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung einfließt, und als eine Minderung der Ausgabe für die Anschaffung des Pkws behandelt. Damit stehen zwar die Anschaffung des Pkws auf dem Anlagekonto und die Abschreibung auf dem Kostenkonto im Soll, auf dem Anlagekonto für den Pkw wirkt sich die Abschreibung aber nicht als Habenbuchung, sondern als Minderung der Sollbuchung aus.

Auch werden in der Regel Brutto-Einnahmen und Ausgaben angezeigt; es erfolgt nur dann eine Aufteilung, wenn die Ausgabe nicht sofort abzugsfähig ist, die Vorsteuer aber schon, wie es bei der Anschaffung eines Pkws der Fall ist. Die zusätzlich übergebenen Umsatzsteuerangaben können in der Regel nicht den Kontenbeständen entnommen werden.

Die Excel-Schnittstelle geht vom RA-MICRO - Kontenrahmen aus. Wenn der Kontenrahmen an die Bedürfnisse der Kanzlei angepasst wurde, muss eventuell auch die Excel-Arbeitsmappe angepasst werden; dazu werden Verknüpfungen mit Feldnamen genutzt. Der RA-MICRO Vor-Ort-Partner wird angesprochen, falls die Kanzlei nicht selbst in der Lage sind, die Arbeitsmappe anzupassen.

Funktionsumfang der Excel-Schnittstelle

Die Excel-Schnittstelle umfasst vier Auswertungen jeweils für die Vormonate und die laufende Periode:

• eine → Sachkonten-Saldenliste mit Eröffnungsbeständen zum Jahresanfang, Verkehrszahlen Soll und Haben für den jeweiligen Zeitraum und Salden zum Ende des jeweiligen Zeitraums,
• eine aus der Sachkonten-Saldenliste abgeleitete → Einnahmen-Überschuss-Rechnung,
• eine aus der Sachkonten-Saldenliste abgeleitete → Vermögensübersicht und → Umsatzsteuerangaben.

Vorbereitende Arbeiten

Bevor eine Übergabe an Excel durchgeführt wird, ist eine Kontrolle der bestehenden Daten sinnvoll. Dazu wird unter RA-MICRO eine → [neue Seite anlegen und füllen Sachkonten-Saldenliste] aufgerufen und Konten ohne Bewegung nicht angezeigt; wir empfehlen, die Sachkonten-Saldenliste regelmäßig abzustimmen.

Wenn die Anfangsbestände aller Bestandskonten nicht vollständig erfasst wurden, kann keine vollständige Vermögensaufstellung vorliegen; Erfolgskonten der Kontenklassen 4 und 8 dürfen keine Anfangsbestände haben. Mit der Programmfunktion → Kontenplan werden fehlende Eröffnungsbestände nachgetragen und danach ein fehlender Betrag als Anfangskapital eingestellt.

Eine → Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Kontrolle der Einnahmen-Überschuss-Rechnung unter Excel wird ausgedruckt; im Ergebnis müssen beide miteinander übereinstimmen.

In der Finanzbuchhaltung sind Konten nur in den Kontenklassen 0, 1, 4, 8 und 9 vorgesehen. Unter Excel sind Konten anderer Kontenklassen zwar in der Sachkonten-Saldenliste enthalten, werden aber für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Vermögensaufstellung nicht verarbeitet.

Zum Programmablauf der Excel-Schnittstelle

Die Programmfunktion braucht einige Zeit, um die Daten an Excel zu übergeben; es erscheinen unterschiedliche Fortschrittsanzeigen.

Vor Programmstart wird ein eventuell geöffnetes Excel geschlossen und während des Programmablaufs nicht selber Excel aufgerufen; sonst wird riskiert, dass Excel unkontrolliert in die geöffnete Arbeitsmappe schreibt.

Kontrolle der Excel-Auswertung

Bei der Übergabe an Excel werden verschiedene Kontrollen vom Programm vorgenommen und entsprechende Hinweise ausgegeben. Eine manuelle Kontrolle kann durch Vergleichen der Zahlen in Excel mit denen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung Der Finanzbuchhaltung von RA-MICRO erfolgen.