Druckdateien

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Allgemein

Mit Hilfe des Menüs Druckdateien wird die Druckdateiverwaltung gestartet. Sie stellt eine Untermenge der Dokumente zu einer Akte bzw. zu den einzelnen Benutzern oder einem zentralen Druckdateiverzeichnis dar. Druckdateien werden jahrgangsweise unter einer fortlaufenden Nummer gespeichert. Am Jahresanfang beginnt die Zählung automatisch von vorne. Eine Umstellung der Zählung unter dem laufenden Jahr ist in den Einstellungen Druckdateiverwaltung möglich.

Die Druckdateiverwaltung ist ein seit Jahrzehnten praxisbewährtes und eingeführtes Entwurfssystem für Schriftsätze. Fortlaufend nummerierte Schriftsätze können unter ihrer Nummer beliebig oft in der Textverarbeitung geändert, als Entwurf in der Druckdateiverwaltung und als verlinkte Druckdatei in der E-Akte gespeichert werden.

In der RA-MICRO Word-Schnittstelle + (extern) gibt es dafür die Programmfunktion Druckdatei speichern. Über RA-MICRO Drucken besteht ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente als Druckdateien zu speichern.

In der KTV (Kanzlei-Textverarbeitung) steht für die Erstellung von Druckdateien im Befehlsmenü dd esc ewf.png die Programmfunktion Text in Druckdatei speichern zur Verfügung.

Die Briefdateiverwaltung stellt keinen endgültigen Speicher dar. Sie sollte im optimalen Fall am Ende des Arbeitstages leer sein. RA-MICRO "kennt" hierfür einen Automatismus: Wird eine Briefdatei über die RA-MICRO Word Datenschnittstelle bzw. in der KTV (Kanzlei-Textverarbeitung) geladen, über RA-MICRO Drucken bzw. Datei, Drucken gedruckt und zusätzlich als Druckdatei gespeichert, wird sie automatisch in die Druckdateiverwaltung verschoben.

Speichern von Druckdateien

Standardmäßig werden Textverarbeitungsdokumente im PDF-Format in die E-Akte gespeichert. PDF-Dokumente sind zwar nicht absolut fälschungssicher, gegenüber der bloßen Textspeicherung ist die Sicherheit vor Manipulationen jedoch deutlich höher.

Den Nachteil, dass PDF-Dokumente nicht mehr als Vorlage für die erneute Textverwendung genutzt werden können, wird durch die Druckdateiverwaltung kompensiert. Ferner kann Text aus einer PDF-Datei, da diese nicht grafisch, sondern als PDF / A gespeichert werden, auch immer über Markierung der wiederzuverwendenden Textteile und Speicherung in die Zwischenablage Z strg c.png extrahiert und mittels Z strg v.png in ein neues Dokument eingefügt werden.

Dokument als Druckdatei speichern:

Beispiel RA-MICRO Word-Schnittstelle:

Um ein Dokument als Druckdatei zu speichern, wird in der RA-MICRO Word Datenschnittstelle + oder in der KTV das Dokument mit Druckdatei speichern standardmäßig als Original Textverarbeitungsdokument und als verlinktes PDF-Dokument unter einer Druckdateinummer gespeichert.

ddspeichern ewf.png

Bei Wahl dieser Optionen

  • wird in der der E-Akteein Link auf die Druckdatei gespeichert und mit dem Symbol D ewf.png angezeigt. Ferner wird usätzlich zu der Word-Datei – der eigentlichen Druckdatei – eine PDF-Datei gespeichert, die den Inhalt der Druckdatei wiedergibt. In der Spalte Originalformat wird folgendes Symbol angezeigtpdf ewf.png, sofern in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte die Einstellung Classic Icon Ansicht nicht aktiv ist.

Dies soll verdeutlichen, dass Druckdateien kein Bestandteil der E-Akte sind und nach Fertigstellung zur E-Akte gespeichert werden müssen. Hierzu wird beim letzten Speichervorgang des überarbeiteten Dokumentes in der Textverarbeitung die Option Druckdateinummer deaktiviert oder über einen Rechtsklick auf das Dokument in der E-Akte bzw. in der Druckdateiverwaltung die Funktion Verlinktes Dokument in E-Akte speichern ausgeführt.

  • erfolgt zusätzlich in der E-Akte im Explorerbaum und in der Druckdateiverwaltung eine Kennzeichnung mit einem Misch-Icon:
    • MS Word: msword ewf.png ,
    • Kanzlei-Textverarbeitung (KTV): ktv ewf.png

Ein mit gelber Farbe gekennzeichnetes Icons zeigt also nur Druckdateien an (Dokumente im Entwurfsstadium).

Eine Veränderung der Druckdatei, z. B. deren Korrektur, führt nicht zu einem neuen Eintrag in der E-Akte, sondern der alte Eintrag in der E-Akte wird durch den neuen überschrieben. Hierfür wird allerdings vorausgesetzt, dass in den Einstellungen Druckdateiverwaltung bzw. den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte der Überschreibmodus gewählt wurde.

Druckdateien als Mustervorlage nutzen

Um Druckdateien zusätzlich als Mustervorlage im Originalformat nutzen zu können und dabei sofort als PDF-Dokument in der E-Akte zu speichern ist es erforderlich, das Speicherformat zu wechseln. Dies geschieht beim Speichern aus MS Word durch Klick / Touch auf das Symbol msword ewf.png, wodurch das Symbol mswordweiß ewf.png eingeblendet wird, in der KTV wird in diesem Fall statt des Symbols ktv ewf.png das Symbol ktvweiß ewf.png angezeigt.

birne.fw.png Druckdateien werden beim Speichern in der E-Akte in der Tabellenansicht, Spalte Originalformat pdf ewf.png , gesondert mit dem Symbol D ewf.png angezeigt. Die damit ausgewiesene PDF-Datei, die den Inhalt der Druckdatei wiedergibt, ist zusätzlich zu der vorhandenen bearbeitungsfähigen Druckdatei als Word- bzw. KTV-Datei vorhanden. Wird die Druckdatei geändert, ändert sich automatisch der Inhalt der PDF-Datei. Sobald die Druckdatei in der Endfassung - dann ausschließlich - als PDF-Datei gespeichert wird und ein dauerhafter Eintrag in der E-Akte entsteht, dessen Inhalt nicht mehr unmittelbar geändert werden kann, wird sie automatisch aus der Ansicht des Entwurfssystems Druckdateien entfernt.

Die Schaltfläche Aktualisieren aktualisiert die Liste der Druckdateien, z. B. für den Fall, dass die Druckdateiauswahl geändert wurde oder auch dafür, dass in der Zwischenzeit weitere Druckdateien erstellt und in die Druckdateiverwaltung aufgenommen wurden bzw. dass Druckdateien aus dem Entwurfssystem entfernt und dauerhaft in der E-Akte als Postausgangsordner gespeichert wurden.

Zur E-Akte verlinkte Druckdateien können nach dem Löschen in das E-Akte Archiv \gelöscht übertragen werden. Ein Löschen von Druckdateien im Stapel ist über das Kontextmenü der Tabelle möglich. Die regelmäßige Sammellöschung zum Jahresende wird empfohlen. Gelöschte Druckdateien werden automatisch aus der Druckdateiverwaltung entfernt, das Originalformat gelöscht und in der Endfassung als PDF-Datei in der E-Akte gespeichert.