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[[Hauptseite]] > [[:Category:Schriftverkehr|Schriftverkehr]] > [[Word]] > [[E-Versand_(Word)]] | [[Hauptseite]] > [[:Category:Schriftverkehr|Schriftverkehr]] > [[Word]] > [[E-Versand_(Word)]] | ||
==Allgemeines== | ==Allgemeines== | ||
[ | <imagemap> | ||
Datei:Schriftverkehr_word_e-versanddialog.png| | |||
rect 37 75 629 228 [[E-Versand_(Word)#Empfängerliste|Zeigt alle Beteiligte mit Link auf die Adressnummer zur Akte und ggf. den zur Adresse bereits hinterlegten E-Versand in der Spalte ''Versandweg'' an.]] | |||
rect 52 255 557 281 [[E-Versand_(Word)#beA Absender|Auswahl des beA Absenders (anwaltlicher RA-MICRO Benutzer mit SAFE-ID in der Benutzerverwaltung).]] | |||
rect 50 286 605 314 [[E-Versand_(Word)#Betreff beA Nachricht|Für die beA Nachricht kann ein individueller Betreff, z. B. ein gerichtliches Aktenzeichen, festgelegt werden.]] | |||
rect 54 320 605 349 [[E-Versand_(Word)#Unterordner beA Nachricht|Das Speichern der beA Nachricht in die E-Akte ist in einem gesonderten Unterordner möglich.]] | |||
rect 55 359 557 384 [[E-Versand_(Word)#Sendungspriorität|Für eine bessere Zuordnung auf Empfängerseite kann für Gerichte mittels Versandweg "beA" eine der aufgelisteten Kategorien gewählt werden.]] | |||
rect 561 252 611 281 [[E-Versand_(Word)#eEB|Hierüber kann ein elektronisches Empfangsbekenntnis angefordert werden.]] | |||
rect 54 388 546 431 [[E-Versand_(Word)#OCR durchsuchbar machen|Diese Option ist aktiviert, sofern ein Empfänger mit Versandweg beA gewählt und das Dokument im Textspeicher Grafiken enthält]] | |||
rect 54 434 231 463 [[E-Versand_(Word)#Versand nur mit Signatur|Hierüber kann gewählt werden, ob vor dem beA-Versand das Dokument im beA Postausgang qualifiziert signiert werden muss.]] | |||
rect 249 436 449 463 [[E-Versand_(Word)#persönlich/vertraulich|Die Option "persönlich/vertraulich" steht für Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen mit Versandweg "beA" zur Verfügung.]] | |||
rect 133 476 198 507 [[E-Versand_(Word)#Versandformat Word|Hierüber erfolgt der elektronische Versand eines Dokuments mit Anlagen im Originalformat]] | |||
rect 202 476 346 505 [[E-Versand_(Word)#Versandformat PDF/A kompatibel|Diese Einstellung ist bei Aufruf des E-Versands vorausgewählt.]] | |||
rect 54 536 606 566 [[E-Versand_(Word)#Kurzbrief|Dient der Auswahl eines Kurzbrieftextes als Nachrichteninhalt für den Versandweg E-Brief und E-Mail.]] | |||
rect 54 572 606 598 [[E-Versand_(Word)#Grußformel|Hierüber kann eine Grußformel gewählt werden, die unterhalb des Kurzbrieftextes in den Nachrichteninhalt bei Versandweg E-Brief und E-Mail eingefügt wird.]] | |||
rect 55 605 608 631 [[E-Versand_(Word)#E-Brief Absender|Hierüber wird die E-Brief Absender-Adresse ausgewählt.]] | |||
rect 525 476 637 505 [[Anlagen_E-Versand_(Word)#Allgemeines|Hierüber können Anlagen aus der E-Akte, dem Dateisystem und auch über dem Anlagenbezug für den weiteren elektronischen Versand aufgenommen werden.]] | |||
rect 668 515 1279 671 [[E-Versand_(Word)#Aktenretent drucken|Wenn in den Allgemeinen Einstellungen im Programmbereich Kanzlei die Option 1.27 Aktenretent bei E-Versand drucken gewählt ist, wird dieser Bereich eingeblendet und der Ausdruck einer Abschrift kann erfolgen.]] | |||
rect 666 83 780 112 [[E-Versand_(Word)#E-Akte|Bei Auswahl der Option E-Akte wird das aktive Dokument je nach getroffener Formatauswahl in den Einstellungen E-Workflow im Bereich E-Akte/Speichern/E-Akte Dokumente, im PDF- oder im PDF- und Originalformat zur E-Akte gespeichert.]] | |||
rect 806 83 1198 114 [[E-Versand_(Word)#Druckdateinummer|Speichert das aktive Dokument standardmäßig je Benutzer als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word auf der Karteikarte Allgemein gewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF).]] | |||
rect 808 115 1279 148 [[E-Versand_(Word)#Ordner/Dateiname|Speichert das aktive Dokument als Textdatei in das Textverzeichnis, das in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word auf der Karteikarte Allgemein gespeichert wurde in dem ebenfalls hier vorab ausgewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF). In das Eingabefeld ist lediglich der gewünschte Dateiname einzutragen. Den Speicherpfad setzt das Programm selbständig zusammen.]] | |||
rect 666 154 1279 507 [[E-Versand_(Word)#Metadaten für die Speicherung zur E-Akte|Metadaten]] | |||
rect 673 686 871 707 [[E-Versand_(Word)#Verfügung|Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.]] | |||
rect 876 687 1073 710 [[E-Versand_(Word)#Notiz|Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.]] | |||
rect 1074 687 1276 710 [[E-Versand_(Word)#Wiedervorlage|Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.]] | |||
rect 943 728 1058 762 [[E-Versand_(Word)#SClip|Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann.]] | |||
rect 1061 726 1180 764 [[E-Versand_(Word)#OK und Schließen|Der Dialog wird geschlossen und der elektronische Versand gem. Auswahl gestartet.]] | |||
rect 1180 726 1298 764 [[E-Versand_(Word)#Abbruch und Schließen|Das Fenster wird geschlossen.]] | |||
desc none | |||
</imagemap> | |||
Mithilfe dieser Programmfunktion können Dokumente nebst Anlagen als E-Brief an das RA-MICRO beA Postausgangsfach im Postausgang oder per E-Brief bzw. E-Mail einem Beteiligten zur Akte elektronisch übermittelt werden. | |||
Gleichzeitig kann eine Speicherung des Dokuments zur E-Akte und/oder Druckdatei- bzw. Dokumentenverwaltung erfolgen sowie ein Aktenretent für die Handakte gedruckt werden. | |||
Im Adressfenster kann zum Versandweg ''E-Brief, E-Mail, Outlook'' mit RA-MICRO Krypt zusätzlich die Standard- oder Passwortverschlüsselung gewählt werden. Dokumente und Anhänge werden dann über den E-Versand verschlüsselt gesendet. | |||
==Funktionen im Bearbeitungsbereich== | ==Funktionen im Bearbeitungsbereich== | ||
=== | ===Empfängerliste=== | ||
Zeigt alle Beteiligte mit Link auf die Adressnummer zur Akte und ggf. den zur Adresse bereits hinterlegten E-Versand in der Spalte ''Versandweg'' an.<br /> | |||
Für Beteiligte, die nicht zur Auswahl stehen, ist in der Adresse keine E-Mail und/oder SAFE-ID hinterlegt. Über die in Klammern aufgeführte Adressnummer kann das [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Adressfenster#Allgemeines Adressfenster] des Beteiligten aufgerufen und in diesem eine E-Mail Adresse oder ein E-Versand hinterlegt werden. | |||
Nach Aktualisierung der Empfängerliste über [[Datei:E-Versand_Refresh.png|link=]] steht der Beteiligte zur Auswahl als Empfänger zur Verfügung. | |||
Bei Vorhandensein einer SAFE-ID im Adressfenster, z. B. bei Gerichtsadressen, wird in der Spalte ''Versandweg'' entsprechend ''beA'' ausgewiesen. | |||
===beA Absender=== | |||
Auswahl des beA Absenders (anwaltlicher RA-MICRO Benutzer mit SAFE-ID in der Benutzerverwaltung). | |||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] ''beA Absender'' kann nur gewählt werden, wenn ein Empfänger mit Versandweg ''beA'' in der Empfängerliste ausgewählt ist. | |||
<br /> | <br /> | ||
[ | |||
===Betreff beA Nachricht=== | |||
Für die beA Nachricht kann ein individueller Betreff, z. B. ein gerichtliches Aktenzeichen, festgelegt werden. | |||
===Unterordner beA Nachricht=== | |||
Das Speichern der beA Nachricht in die ''E-Akte'' ist in einem gesonderten Unterordner möglich. <br /> | |||
Bislang wurden die beA Nachrichten automatisch in den Hauptordner der ''E-Akte'' gespeichert. | |||
===Sendungspriorität=== | |||
Für eine bessere Zuordnung auf Empfängerseite kann für Gerichte mittels Versandweg "beA" eine der aufgelisteten Kategorien gewählt werden. | |||
===eEB=== | |||
Durch Anwahl von ''eEB'' kann ein ''elektronisches Empfangsbekenntnis'' angefordert werden. | |||
Hauptartikel → [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Informationen_zur_Integration_der_beA_Schnittstelle#elektronisches_Empfangsbekenntnis_.28eEB.29 eEB] | |||
===OCR durchsuchbar machen=== | |||
Bei Aufruf des E-Versands ist die Option ''Dieses Dokument enthält Grafik. Im Postausgang ...'' aktiviert, sofern ein Empfänger mit Versandweg ''beA'' gewählt und wenn das Dokument im Textspeicher Grafiken enthält (z B. ein Briefkopf-Logo). Wenn das Dokument nicht durchsuchbar gemacht werden | |||
muss, z. B. Logos und künstlerisch gestaltete Buchstaben, kann dies abgewählt werden. Sind in dem erstellten Dokument keine Grafiken | |||
enthalten, ist die Option nicht gesetzt, kann jedoch optional gewählt werden.<br /> | |||
<br /> | <br /> | ||
'''Hinweis:'''<br /> | |||
Damit die OCR Durchsuchbarkeit gewählt werden kann muss unter ''Kanzlei/Modul Einstellungen/E-Workflow/E-Akte/OCR'' die Einstellung ''OCR Erkennung aktivieren'' gewählt sein, damit die OCR-Software aktiviert wird. | |||
Mit der Aktivierung wird gleichzeitig die Einstellung ''OCR Erkennung im beA-Postausgang'' aktiviert. | |||
===Versand nur mit Signatur=== | |||
Hierüber kann gewählt werden, ob vor dem beA-Versand das Dokument im ''beA Postausgang'' qualifiziert signiert werden muss. | |||
Die Signatur-Anforderung bezieht sich lediglich auf das Schriftsatz-Dokument, Anlagen werden nicht berücksichtigt. | |||
===persönlich/vertraulich=== | |||
Die Option "persönlich/vertraulich" steht für Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen mit Versandweg "beA" zur Verfügung. | |||
Damit können per beA Hinweise auf Verstöße gegen Berufspflichten gemäß § 25 BORA in vertraulicher Form von Anwalt zu Anwalt übermittelt werden. | |||
===Versandformat Word=== | |||
Hierüber erfolgt der elektronische Versand eines Dokuments mit Anlagen im Originalformat als E-Mail, E-Brief oder im PDF-Format als beA Nachricht. | |||
Gemäß § 2 ERVV sind bei beA-Versand nur PDF und TIFF zulässig. | |||
===Versandformat PDF/A kompatibel=== | |||
Diese Einstellung ist bei Aufruf des E-Versands vorausgewählt. | |||
Der elektronische Versand eines Dokuments mit Anlagen erfolgt im PDF-Format als E-Mail, E-Brief oder an den beA Postausgang. | |||
===Kurzbrief=== | ===Kurzbrief=== | ||
Dient der Auswahl eines Kurzbrieftextes als Nachrichteninhalt für den Versandweg E-Brief und E-Mail. | Dient der Auswahl eines Kurzbrieftextes als Nachrichteninhalt für den Versandweg E-Brief und E-Mail. | ||
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Hierüber kann eine Grußformel gewählt werden, die unterhalb des Kurzbrieftextes in den Nachrichteninhalt bei Versandweg E-Brief und E-Mail eingefügt wird. | Hierüber kann eine Grußformel gewählt werden, die unterhalb des Kurzbrieftextes in den Nachrichteninhalt bei Versandweg E-Brief und E-Mail eingefügt wird. | ||
<br /> | <br /> | ||
=== | |||
===E-Brief Absender=== | |||
Hierüber wird die E-Brief Absender-Adresse ausgewählt. | |||
=== | |||
Wenn in den ''Allgemeinen Einstellungen'' im Programmbereich ''Kanzlei'' die Option ''1. | ===Anlagen=== | ||
Hauptartikel → [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Anlagen_E-Versand_(Word) Anlagen] | |||
===Aktenretent drucken=== | |||
Wenn in den ''Allgemeinen Einstellungen'' im Programmbereich ''Kanzlei'' die Option ''1.29 Aktenretent bei E-Versand drucken'' gewählt ist, wird dieser Bereich eingeblendet und der Ausdruck einer Abschrift kann erfolgen. | |||
Ist die Option ''1.29 Aktenretent bei E-Versand drucken'' nicht gewählt, wird der Bereich ausgeblendet. | |||
<br /> | <br /> | ||
===Speichern=== | ===Speichern=== | ||
====E-Akte==== | ====<u>E-Akte</u>==== | ||
Bei Auswahl der Option ''E-Akte'' wird das aktive Dokument je nach getroffener Formatauswahl in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Allgemeines ''Einstellungen E-Workflow''] im Bereich ''E-Akte/Speichern'', im PDF- oder im PDF- und Originalformat zur [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte#Allgemeines ''E-Akte''] gespeichert. Das Dokument ist damit nicht mehr ohne Weiteres überschreibbar (Endfassung). | Bei Auswahl der Option ''E-Akte'' wird das aktive Dokument je nach getroffener Formatauswahl in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Allgemeines ''Einstellungen E-Workflow''] im Bereich ''E-Akte/Speichern/E-Akte Dokumente'', im PDF- oder im PDF- und Originalformat zur [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte#Allgemeines ''E-Akte''] gespeichert. Das Dokument ist damit nicht mehr ohne Weiteres überschreibbar (Endfassung). | ||
<br /> | <br /> | ||
====Druckdateinummer==== | |||
====<u>Druckdateinummer</u>==== | |||
Speichert das aktive Dokument standardmäßig je Benutzer als ''Druckdatei'' unter einer fortlaufenden Nummer im in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Einstellungen_Textverarbeitung_MS_Word#Karteikarte_Allgemein ''Einstellungen Textverarbeitung MS Word''] auf der Karteikarte ''Allgemein'' gewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF). <br /> | Speichert das aktive Dokument standardmäßig je Benutzer als ''Druckdatei'' unter einer fortlaufenden Nummer im in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Einstellungen_Textverarbeitung_MS_Word#Karteikarte_Allgemein ''Einstellungen Textverarbeitung MS Word''] auf der Karteikarte ''Allgemein'' gewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF). <br /> | ||
Der Dateiname setzt sich aus ''D[Benutzernummer]\[lfd.Nr.]-[Speicherjahr].[Dateiendung]'' zusammen; z. B. D23\793-18.docx. <br /> | Der Dateiname setzt sich aus ''D[Benutzernummer]\[lfd.Nr.]-[Speicherjahr].[Dateiendung]'' zusammen; z. B. D23\793-18.docx. <br /> | ||
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Die Druckdatei kann akten- und benutzerbezogen in der Druck- bzw. in der Dokumentenverwaltung aufgerufen werden. Sie hat den Status eines „Entwurfs“, da sie immer wieder geändert und überschrieben werden kann. <br /> | Die Druckdatei kann akten- und benutzerbezogen in der Druck- bzw. in der Dokumentenverwaltung aufgerufen werden. Sie hat den Status eines „Entwurfs“, da sie immer wieder geändert und überschrieben werden kann. <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
Ist zusätzlich zu ''Druckdateinummer'' die Option [[E-Versand_(Word)#E-Akte|''E-Akte'']] aktiv, wird die Druckdatei <u>zusätzlich</u> in die E-Akte gespeichert und kann somit auch in diesem Programmteil angezeigt werden. Wird eine so gespeicherte Druckdatei wieder in Word aufgerufen, geändert und erneut gedruckt, hierbei dann jedoch die Option ''E-Akte'' deaktiviert, wird diese letzte Version der Druckdatei, je nach getroffener Formatauswahl in den ''Einstellungen E-Workflow'' | Ist zusätzlich zu ''Druckdateinummer'' die Option [[E-Versand_(Word)#E-Akte|''E-Akte'']] aktiv, wird die Druckdatei <u>zusätzlich</u> in die E-Akte gespeichert und kann somit auch in diesem Programmteil angezeigt werden. Wird eine so gespeicherte Druckdatei wieder in Word aufgerufen, geändert und erneut gedruckt, hierbei dann jedoch die Option ''E-Akte'' deaktiviert, wird diese letzte Version der Druckdatei, je nach getroffener Formatauswahl in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Allgemeines ''Einstellungen E-Workflow''] im Bereich ''E-Akte'', zur ''E-Akte'' gespeichert und die Verlinkung zur originalen Druckdatei gelöst (Endfassung). Diese ist weiterhin in der Druck- bzw. Dokumentenverwaltung als Entwurf aufrufbar, wird in der E-Akte jedoch nicht mehr angezeigt. <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption]] Die Druckdatei kann auch als Endfassung gespeichert werden, indem das Speicherformat-Symbol angeklickt wird. Das Icon, das das Dokument nach der Speicherung erhält, passt sich auf Klick der Fassung des Dokuments an: <br /> | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Die Druckdatei kann auch als Endfassung gespeichert werden, indem das Speicherformat-Symbol angeklickt wird. Das Icon, das das Dokument nach der Speicherung erhält, passt sich auf Klick der Fassung des Dokuments an: <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
* [ | * [[Datei:Schriftverkehr_word_pdf-verlinkt.png|link=]] Druckdatei als Entwurf in der E-Akte | ||
* [ | * [[Datei:Schriftverkehr_word_pdf-archiviert.png|link=]] Druckdatei als Endfassung in der E-Akte | ||
<br /> | |||
Aus einer bestehenden Druckdatei kann eine neue Druckdatei erzeugt werden, indem über die Auswahlliste der Eintrag <NEU> ausgewählt wird.<br /> | |||
<br /> | <br /> | ||
====Ordner/Dateiname==== | ====<u>Ordner/Dateiname</u>==== | ||
[[Datei:Schriftverkehr_word_ordner-dateiname_eversand.png|link=]] | [[Datei:Schriftverkehr_word_ordner-dateiname_eversand.png|link=]] | ||
Speichert das aktive Dokument als Textdatei in das Textverzeichnis, das in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Einstellungen_Textverarbeitung_MS_Word#Karteikarte_Allgemein ''Einstellungen Textverarbeitung MS Word''] auf der Karteikarte ''Allgemein'' gespeichert wurde in dem ebenfalls hier vorab ausgewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF). In das Eingabefeld ist lediglich der gewünschte Dateiname einzutragen. Den Speicherpfad setzt das Programm selbständig zusammen. <br /> | Speichert das aktive Dokument als Textdatei in das Textverzeichnis, das in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Einstellungen_Textverarbeitung_MS_Word#Karteikarte_Allgemein ''Einstellungen Textverarbeitung MS Word''] auf der Karteikarte ''Allgemein'' gespeichert wurde in dem ebenfalls hier vorab ausgewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF). In das Eingabefeld ist lediglich der gewünschte Dateiname einzutragen. Den Speicherpfad setzt das Programm selbständig zusammen. <br /> | ||
Alternativ kann über den Dreipunktebutton [[Datei: | Alternativ kann über den Dreipunktebutton [[Datei:ebrief.grußformel.dreipunktebutton.ewf.png|link=]] ein vom Standard-Textverzeichnis abweichender Speicherort ausgewählt werden. | ||
Das Dokument im Textverzeichnis kann aktenbezogen in der ''Dokumentenverwaltung'' aufgerufen werden. Es hat den Status eines „Entwurfs“, da es immer wieder geändert und überschrieben werden kann. <br /> | Das Dokument im Textverzeichnis kann aktenbezogen in der ''Dokumentenverwaltung'' aufgerufen werden. Es hat den Status eines „Entwurfs“, da es immer wieder geändert und überschrieben werden kann. <br /> | ||
Zeile 66: | Zeile 152: | ||
Ist zusätzlich zu ''Ordner / Dateiname'' die Option [[E-Versand_(Word)#E-Akte|''E-Akte'']] aktiv, wird das Dokument <u>zusätzlich</u> in die ''E-Akte'' gespeichert und kann somit auch in diesem Programmteil angezeigt werden. Wird eine so gespeicherte Datei wieder in Word aufgerufen, geändert und erneut gedruckt, hierbei dann jedoch die Option ''E-Akte'' deaktiviert, wird diese letzte Version des Dokuments, je nach getroffener Formatauswahl in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Allgemeines ''Einstellungen E-Workflow''] im Bereich ''E-Akte'', zur ''E-Akte'' gespeichert und die Verlinkung zur originalen Datei gelöst (Endfassung). Diese ist weiterhin in der Dokumentenverwaltung als Entwurf aufrufbar, wird in der ''E-Akte'' jedoch nicht mehr angezeigt. <br /> | Ist zusätzlich zu ''Ordner / Dateiname'' die Option [[E-Versand_(Word)#E-Akte|''E-Akte'']] aktiv, wird das Dokument <u>zusätzlich</u> in die ''E-Akte'' gespeichert und kann somit auch in diesem Programmteil angezeigt werden. Wird eine so gespeicherte Datei wieder in Word aufgerufen, geändert und erneut gedruckt, hierbei dann jedoch die Option ''E-Akte'' deaktiviert, wird diese letzte Version des Dokuments, je nach getroffener Formatauswahl in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Allgemeines ''Einstellungen E-Workflow''] im Bereich ''E-Akte'', zur ''E-Akte'' gespeichert und die Verlinkung zur originalen Datei gelöst (Endfassung). Diese ist weiterhin in der Dokumentenverwaltung als Entwurf aufrufbar, wird in der ''E-Akte'' jedoch nicht mehr angezeigt. <br /> | ||
<br /> | <br /> | ||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption]] Das Dokument im Textverzeichnis kann auch als Endfassung gespeichert werden, indem das Speicherformat-Symbol angeklickt wird. Das Icon, das das Dokument nach der Speicherung erhält, passt sich auf Klick der Fassung des Dokuments an: <br /> | [[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Das Dokument im Textverzeichnis kann auch als Endfassung gespeichert werden, indem das Speicherformat-Symbol angeklickt wird. Das Icon, das das Dokument nach der Speicherung erhält, passt sich auf Klick der Fassung des Dokuments an: <br /> | ||
<br /> | |||
* [[Datei:Schriftverkehr_word_pdf-verlinkt.png|link=]] Dokument im Textverzeichnis als Entwurf in der E-Akte | |||
* [[Datei:Schriftverkehr_word_pdf-archiviert.png|link=]] Dokument im Textverzeichnis als Endfassung in der E-Akte <br /> | |||
<br /> | <br /> | ||
===Metadaten für die Speicherung zur E-Akte=== | ===Metadaten für die Speicherung zur E-Akte=== | ||
<imagemap> | |||
Datei:Schriftverkehr_word_metadaten_eversand.png| | |||
rect 160 12 310 42 [[E-Versand_(Word)#Akte|Wurde das aktive Dokument zu einer Akte erzeugt, wird die zu Dokument gehörende Aktennr. hier vorgeschlagen.]] | |||
rect 159 50 619 76 [[E-Versand_(Word)#Kennzeichen|Kennzeichen (DKz) können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel des Beteiligten in der Akte.]] | |||
rect 158 84 619 112 [[E-Versand_(Word)#Beteiligter|Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.]] | |||
rect 159 121 619 147 [[E-Versand_(Word)#Bemerkung|Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.]] | |||
rect 159 154 620 180 [[E-Versand_(Word)#Schlagwort|Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.]] | |||
rect 159 186 620 215 [[E-Versand_(Word)#Rubrik|Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.]] | |||
rect 160 227 619 250 [[E-Versand_(Word)#Versandweg|Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.]] | |||
rect 158 259 617 286 [[E-Versand_(Word)#Unterordner|Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.]] | |||
rect 160 295 617 326 [[E-Versand_(Word)#Status|Je nach Status werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.]] | |||
rect 161 331 591 355 [[E-Versand_(Word)#Senden an Postkorb|Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den Postkorb]] | |||
rect 160 360 279 382 [[E-Versand_(Word)#Sofortnachricht|Bei Anwahl erhält der Benutzer, welchem das Dokument in den Postkorb gesendet wird, eine Sofortnachricht in Form einer Slider-Meldung über den Eingang eines neuen Dokuments in seinem Postkorb]] | |||
desc none | |||
</imagemap> | |||
====Akte==== | ====<u>Akte</u>==== | ||
Wurde das aktive Dokument zu einer Akte erzeugt (bspw. über den Aufruf *A[Aktennr.] [externer Link]), wird die zu Dokument gehörende Aktennr. hier vorgeschlagen. Anderenfalls kann eine abweichende Aktennr. eingetragen oder nach der passendend Akte mittels Namenssuche gesucht werden. | Wurde das aktive Dokument zu einer Akte erzeugt (bspw. über den Aufruf *A[Aktennr.] [externer Link]), wird die zu Dokument gehörende Aktennr. hier vorgeschlagen. Anderenfalls kann eine abweichende Aktennr. eingetragen oder nach der passendend Akte mittels Namenssuche gesucht werden. | ||
====Kennzeichen==== | ====<u>Kennzeichen</u>==== | ||
Kennzeichen (DKz) können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel des Beteiligten in der Akte. ''M1'' steht bspw. für den Mandanten 1, ''G2'' für den zweiten Gegner der Akte usw. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten. | Kennzeichen (DKz) können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel des Beteiligten in der Akte. ''M1'' steht bspw. für den Mandanten 1, ''G2'' für den zweiten Gegner der Akte usw. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten. | ||
====Beteiligter==== | ====<u>Beteiligter</u>==== | ||
Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten. | |||
====<u>Bemerkung</u>==== | |||
Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen. | |||
====<u>Schlagwort</u>==== | |||
Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. | |||
Über die Schaltfläche [[Datei:ebrief.grußformel.dreipunktebutton.ewf.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere Auswahl gespeichert werden. | |||
Änderungen können auch später im Kontextmenü der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Dokument-Metadaten Dokument-Metadaten] vorgenommen werden. | |||
====<u>Rubrik</u>==== | |||
Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden. | |||
Über die Schaltfläche [[Datei:ebrief.grußformel.dreipunktebutton.ewf.png|link=]] können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden. | |||
Änderungen können auch später im Kontextmenü der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Dokument-Metadaten Dokument-Metadaten] vorgenommen werden. | |||
====<u>Versandweg</u>==== | |||
Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Brief E-Brief], direkt - per Boten etc. | |||
Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung ''Classic Icon Ansicht'' in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Workflow_(Einstellungen) E-Workflow Einstellungen] auf der Karteikarte ''E-Akte'' nicht aktiviert ist. | |||
====<u>Unterordner</u>==== | |||
Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll. | |||
Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/E-Akte E-Akte] angelegt und in den ''Einstellungen E-Workflow'' die Option [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/E-Akte_Anzeige_(Einstellungen)#Allgemeines ''Unterordner verwenden''] gewählt wurde. | |||
====<u>Status</u>==== | |||
Je nach Status werden die Dokumente in der ''E-Akte'' bzw. dem ''Postkorb'' in der Reihenfolge ''Überfällig, in Bearbeitung'' und ''Erledigt'' aufgelistet. | |||
Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten Postkörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters. | |||
Der Status kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im ''Postkorb'' - geändert werden. | |||
====<u>Senden an Postkorb</u>==== | |||
Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb]. | |||
[[Datei:birne.fw.png|link=]] Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb]eines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] des aktuellen Benutzers. | |||
====<u>Sofortnachricht</u>==== | |||
Bei Anwahl erhält der Benutzer, welchem das Dokument in den Postkorb gesendet wird, eine Sofortnachricht in Form einer Slider-Meldung über den Eingang eines neuen Dokuments in seinem [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb]. | |||
====<u>Verfügung</u>==== | |||
Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden. | |||
[[Datei:Verfügung.ewf.png]] | |||
Die Option ''Senden an Postkorb'' im Dialog ''Speichern in E-Akte'' ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Verfügung Verfügung] definiert wird. | |||
Wurde über die Option ''Standardempfänger für Verfügungen festlegen'' ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen. | |||
Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Rechteverwaltung_(Benutzerverwaltung) Benutzerverwaltung] voraus. | |||
Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden. | |||
====<u>Notiz</u>==== | |||
Wichtige Informationen zum Dokument können per [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Notiz Notiz] aufgenommen werden. | |||
[[Datei:Speicherdialog.Notiz.ewf.png]] | |||
Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich. | |||
Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden. | |||
====<u>Wiedervorlage</u>==== | |||
Über diese Funktion wird das Fenster [https://onlinehilfen.ra-micro.de/index.php/Wiedervorlagen Wiedervorlagen] aufgerufen. | |||
==Funktionen in der Abschlussleiste== | ==Funktionen in der Abschlussleiste== | ||
===SClip=== | |||
[[Datei:Z SClip lang.png|link=]] | |||
Über diese Schaltfläche wird der ''SClip'' Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung des Dokuments als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion ''Senden an Postkorb'' kann der SClip auch in den [https://onlinehilfen.ra-micro.de/wiki2/index.php/Postkorb Postkorb] gespeichert werden. | |||
===OK und Schließen=== | |||
[[Datei:Z_Ok_6.png|link=]] | |||
Der Dialog wird geschlossen und der elektronische Versand gem. Auswahl gestartet. | |||
===Abbruch und Schließen=== | |||
[[Datei:Z_Schließen_6.png|link=]] | |||
Das Fenster wird geschlossen. | |||
[[Category:Schriftverkehr]] | [[Category:Schriftverkehr]] | ||
<!-- | |||
=== DERZEIT NICHT IM DIALOG ENTHALTEN=== | |||
===Vorschlag=== | |||
Hierüber kann ein Vorschlag für den elektronischen Versandweg gewählt werden, der für sämtliche Empfänger, die keinen Versandweg besitzen in der Empfängerliste übernommen wird.<br /> | |||
<br /> | |||
[[Datei:birne.fw.png|boarder|caption|link=]] Für Beteiligte, für die E-Versand in der Adresse gewählt ist, kann der vordefinierte Versandweg nicht überschrieben werden. | |||
<br /> | |||
<!-- | |||
===Markierung=== | |||
Für den Ausdruck einer Abschrift für das Handaktenexemplar kann der Aufdruck einer ''Markierung'' erfolgen. | |||
<br /> | |||
-> |
Aktuelle Version vom 24. Juni 2024, 16:39 Uhr
Hauptseite > Schriftverkehr > Word > E-Versand_(Word)
Allgemeines
![Schriftverkehr word e-versanddialog.png](/images/3/31/Schriftverkehr_word_e-versanddialog.png)
Mithilfe dieser Programmfunktion können Dokumente nebst Anlagen als E-Brief an das RA-MICRO beA Postausgangsfach im Postausgang oder per E-Brief bzw. E-Mail einem Beteiligten zur Akte elektronisch übermittelt werden.
Gleichzeitig kann eine Speicherung des Dokuments zur E-Akte und/oder Druckdatei- bzw. Dokumentenverwaltung erfolgen sowie ein Aktenretent für die Handakte gedruckt werden.
Im Adressfenster kann zum Versandweg E-Brief, E-Mail, Outlook mit RA-MICRO Krypt zusätzlich die Standard- oder Passwortverschlüsselung gewählt werden. Dokumente und Anhänge werden dann über den E-Versand verschlüsselt gesendet.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Empfängerliste
Zeigt alle Beteiligte mit Link auf die Adressnummer zur Akte und ggf. den zur Adresse bereits hinterlegten E-Versand in der Spalte Versandweg an.
Für Beteiligte, die nicht zur Auswahl stehen, ist in der Adresse keine E-Mail und/oder SAFE-ID hinterlegt. Über die in Klammern aufgeführte Adressnummer kann das Adressfenster des Beteiligten aufgerufen und in diesem eine E-Mail Adresse oder ein E-Versand hinterlegt werden.
Nach Aktualisierung der Empfängerliste über steht der Beteiligte zur Auswahl als Empfänger zur Verfügung.
Bei Vorhandensein einer SAFE-ID im Adressfenster, z. B. bei Gerichtsadressen, wird in der Spalte Versandweg entsprechend beA ausgewiesen.
beA Absender
Auswahl des beA Absenders (anwaltlicher RA-MICRO Benutzer mit SAFE-ID in der Benutzerverwaltung).
beA Absender kann nur gewählt werden, wenn ein Empfänger mit Versandweg beA in der Empfängerliste ausgewählt ist.
Betreff beA Nachricht
Für die beA Nachricht kann ein individueller Betreff, z. B. ein gerichtliches Aktenzeichen, festgelegt werden.
Unterordner beA Nachricht
Das Speichern der beA Nachricht in die E-Akte ist in einem gesonderten Unterordner möglich.
Bislang wurden die beA Nachrichten automatisch in den Hauptordner der E-Akte gespeichert.
Sendungspriorität
Für eine bessere Zuordnung auf Empfängerseite kann für Gerichte mittels Versandweg "beA" eine der aufgelisteten Kategorien gewählt werden.
eEB
Durch Anwahl von eEB kann ein elektronisches Empfangsbekenntnis angefordert werden.
Hauptartikel → eEB
OCR durchsuchbar machen
Bei Aufruf des E-Versands ist die Option Dieses Dokument enthält Grafik. Im Postausgang ... aktiviert, sofern ein Empfänger mit Versandweg beA gewählt und wenn das Dokument im Textspeicher Grafiken enthält (z B. ein Briefkopf-Logo). Wenn das Dokument nicht durchsuchbar gemacht werden
muss, z. B. Logos und künstlerisch gestaltete Buchstaben, kann dies abgewählt werden. Sind in dem erstellten Dokument keine Grafiken
enthalten, ist die Option nicht gesetzt, kann jedoch optional gewählt werden.
Hinweis:
Damit die OCR Durchsuchbarkeit gewählt werden kann muss unter Kanzlei/Modul Einstellungen/E-Workflow/E-Akte/OCR die Einstellung OCR Erkennung aktivieren gewählt sein, damit die OCR-Software aktiviert wird.
Mit der Aktivierung wird gleichzeitig die Einstellung OCR Erkennung im beA-Postausgang aktiviert.
Versand nur mit Signatur
Hierüber kann gewählt werden, ob vor dem beA-Versand das Dokument im beA Postausgang qualifiziert signiert werden muss. Die Signatur-Anforderung bezieht sich lediglich auf das Schriftsatz-Dokument, Anlagen werden nicht berücksichtigt.
persönlich/vertraulich
Die Option "persönlich/vertraulich" steht für Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen mit Versandweg "beA" zur Verfügung.
Damit können per beA Hinweise auf Verstöße gegen Berufspflichten gemäß § 25 BORA in vertraulicher Form von Anwalt zu Anwalt übermittelt werden.
Versandformat Word
Hierüber erfolgt der elektronische Versand eines Dokuments mit Anlagen im Originalformat als E-Mail, E-Brief oder im PDF-Format als beA Nachricht. Gemäß § 2 ERVV sind bei beA-Versand nur PDF und TIFF zulässig.
Versandformat PDF/A kompatibel
Diese Einstellung ist bei Aufruf des E-Versands vorausgewählt. Der elektronische Versand eines Dokuments mit Anlagen erfolgt im PDF-Format als E-Mail, E-Brief oder an den beA Postausgang.
Kurzbrief
Dient der Auswahl eines Kurzbrieftextes als Nachrichteninhalt für den Versandweg E-Brief und E-Mail.
Grußformel
Hierüber kann eine Grußformel gewählt werden, die unterhalb des Kurzbrieftextes in den Nachrichteninhalt bei Versandweg E-Brief und E-Mail eingefügt wird.
E-Brief Absender
Hierüber wird die E-Brief Absender-Adresse ausgewählt.
Anlagen
Hauptartikel → Anlagen
Aktenretent drucken
Wenn in den Allgemeinen Einstellungen im Programmbereich Kanzlei die Option 1.29 Aktenretent bei E-Versand drucken gewählt ist, wird dieser Bereich eingeblendet und der Ausdruck einer Abschrift kann erfolgen.
Ist die Option 1.29 Aktenretent bei E-Versand drucken nicht gewählt, wird der Bereich ausgeblendet.
Speichern
E-Akte
Bei Auswahl der Option E-Akte wird das aktive Dokument je nach getroffener Formatauswahl in den Einstellungen E-Workflow im Bereich E-Akte/Speichern/E-Akte Dokumente, im PDF- oder im PDF- und Originalformat zur E-Akte gespeichert. Das Dokument ist damit nicht mehr ohne Weiteres überschreibbar (Endfassung).
Druckdateinummer
Speichert das aktive Dokument standardmäßig je Benutzer als Druckdatei unter einer fortlaufenden Nummer im in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word auf der Karteikarte Allgemein gewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF).
Der Dateiname setzt sich aus D[Benutzernummer]\[lfd.Nr.]-[Speicherjahr].[Dateiendung] zusammen; z. B. D23\793-18.docx.
Die Druckdatei kann akten- und benutzerbezogen in der Druck- bzw. in der Dokumentenverwaltung aufgerufen werden. Sie hat den Status eines „Entwurfs“, da sie immer wieder geändert und überschrieben werden kann.
Ist zusätzlich zu Druckdateinummer die Option E-Akte aktiv, wird die Druckdatei zusätzlich in die E-Akte gespeichert und kann somit auch in diesem Programmteil angezeigt werden. Wird eine so gespeicherte Druckdatei wieder in Word aufgerufen, geändert und erneut gedruckt, hierbei dann jedoch die Option E-Akte deaktiviert, wird diese letzte Version der Druckdatei, je nach getroffener Formatauswahl in den Einstellungen E-Workflow im Bereich E-Akte, zur E-Akte gespeichert und die Verlinkung zur originalen Druckdatei gelöst (Endfassung). Diese ist weiterhin in der Druck- bzw. Dokumentenverwaltung als Entwurf aufrufbar, wird in der E-Akte jedoch nicht mehr angezeigt.
Die Druckdatei kann auch als Endfassung gespeichert werden, indem das Speicherformat-Symbol angeklickt wird. Das Icon, das das Dokument nach der Speicherung erhält, passt sich auf Klick der Fassung des Dokuments an:
Druckdatei als Entwurf in der E-Akte
Druckdatei als Endfassung in der E-Akte
Aus einer bestehenden Druckdatei kann eine neue Druckdatei erzeugt werden, indem über die Auswahlliste der Eintrag <NEU> ausgewählt wird.
Ordner/Dateiname
Speichert das aktive Dokument als Textdatei in das Textverzeichnis, das in den Einstellungen Textverarbeitung MS Word auf der Karteikarte Allgemein gespeichert wurde in dem ebenfalls hier vorab ausgewählten Textformat (DOCX, DOC oder RTF). In das Eingabefeld ist lediglich der gewünschte Dateiname einzutragen. Den Speicherpfad setzt das Programm selbständig zusammen.
Alternativ kann über den Dreipunktebutton ein vom Standard-Textverzeichnis abweichender Speicherort ausgewählt werden.
Das Dokument im Textverzeichnis kann aktenbezogen in der Dokumentenverwaltung aufgerufen werden. Es hat den Status eines „Entwurfs“, da es immer wieder geändert und überschrieben werden kann.
Ist zusätzlich zu Ordner / Dateiname die Option E-Akte aktiv, wird das Dokument zusätzlich in die E-Akte gespeichert und kann somit auch in diesem Programmteil angezeigt werden. Wird eine so gespeicherte Datei wieder in Word aufgerufen, geändert und erneut gedruckt, hierbei dann jedoch die Option E-Akte deaktiviert, wird diese letzte Version des Dokuments, je nach getroffener Formatauswahl in den Einstellungen E-Workflow im Bereich E-Akte, zur E-Akte gespeichert und die Verlinkung zur originalen Datei gelöst (Endfassung). Diese ist weiterhin in der Dokumentenverwaltung als Entwurf aufrufbar, wird in der E-Akte jedoch nicht mehr angezeigt.
Das Dokument im Textverzeichnis kann auch als Endfassung gespeichert werden, indem das Speicherformat-Symbol angeklickt wird. Das Icon, das das Dokument nach der Speicherung erhält, passt sich auf Klick der Fassung des Dokuments an:
Dokument im Textverzeichnis als Entwurf in der E-Akte
Dokument im Textverzeichnis als Endfassung in der E-Akte
Metadaten für die Speicherung zur E-Akte
![Schriftverkehr word metadaten eversand.png](/images/3/3c/Schriftverkehr_word_metadaten_eversand.png)
Akte
Wurde das aktive Dokument zu einer Akte erzeugt (bspw. über den Aufruf *A[Aktennr.] [externer Link]), wird die zu Dokument gehörende Aktennr. hier vorgeschlagen. Anderenfalls kann eine abweichende Aktennr. eingetragen oder nach der passendend Akte mittels Namenssuche gesucht werden.
Kennzeichen
Kennzeichen (DKz) können intern sein oder aus der Kombination des Weges des Dokuments an die Kanzlei bzw. von der Kanzlei und dem Korrespondenzkürzel des Beteiligten in der Akte. M1 steht bspw. für den Mandanten 1, G2 für den zweiten Gegner der Akte usw. Sie dienen zum schnellen Finden und Gruppieren von Dokumenten in umfangreichen E-Akten.
Beteiligter
Als Empfänger wird standardmäßig der Mandant vorgeschlagen. Zur Auswahl stehen zusätzlich alle gespeicherten Aktenbeteiligten.
Bemerkung
Als Bemerkung wird die Herkunftsbezeichnung des Dokumentes vorgeschlagen.
Schlagwort
Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung ein Schlagwort zur Kategorisierung gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere Auswahl gespeichert werden.
Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.
Rubrik
Zum schnelleren Auffinden des Dokumentes kann zusätzlich zur Bemerkung eine farbige Rubrik gewählt und dem Dokument zugeordnet werden.
Über die Schaltfläche können Vorgaben zusätzlich zu den freien Eingaben im jeweiligen Textfeld selbst erstellt und für die spätere schnelle Auswahl gespeichert werden.
Änderungen können auch später im Kontextmenü der E-Akte über die Dokument-Metadaten vorgenommen werden.
Versandweg
Hier kann hinterlegt werden, wie der Versand des Dokumentes erfolgt - per E-Brief, direkt - per Boten etc.
Die Hinterlegung des Versandweges steht nur zur Verfügung, wenn die Einstellung Classic Icon Ansicht in den E-Workflow Einstellungen auf der Karteikarte E-Akte nicht aktiviert ist.
Unterordner
Dient der Wahl des Unterordners, unter dem das Dokument gespeichert werden soll.
Unterordner stehen nur zur Verfügung, wenn diese zur jeweiligen E-Akte angelegt und in den Einstellungen E-Workflow die Option Unterordner verwenden gewählt wurde.
Status
Je nach Status werden die Dokumente in der E-Akte bzw. dem Postkorb in der Reihenfolge Überfällig, in Bearbeitung und Erledigt aufgelistet.
Überfällige Dokumente stehen an erster Stelle und erhalten auch bei gut ausgelasteten Postkörben die sofortige Aufmerksamkeit des Bearbeiters.
Der Status kann per Mausklick/Touch auf das Statussymbol - z. B. im Postkorb - geändert werden.
Senden an Postkorb
Übermittelt das Dokument nach Bestätigung an den Postkorb.
Bereits hier kann festgelegt werden, ob das Dokument an den Zentralen Posteingang oder an den Postkorbeines Benutzers gesandt werden soll. Vorgeschlagen wird der Postkorb des aktuellen Benutzers.
Sofortnachricht
Bei Anwahl erhält der Benutzer, welchem das Dokument in den Postkorb gesendet wird, eine Sofortnachricht in Form einer Slider-Meldung über den Eingang eines neuen Dokuments in seinem Postkorb.
Verfügung
Zu dem zu speichernden Dokument können Verfügungen an mehrere Benutzer-Postkörbe mit unterschiedlichen Verfügungstexten erstellt werden.
Die Option Senden an Postkorb im Dialog Speichern in E-Akte ist in der Konstellation nicht verfügbar, da die Speicherung des Dokuments über die Verfügung definiert wird.
Wurde über die Option Standardempfänger für Verfügungen festlegen ein Standardempfänger definiert, wird dieser Standardempfänger immer vorgeschlagen.
Über Verfügungstexte bearbeiten können individuelle Texte hinzugefügt werden. Die Bearbeitung setzt das vorhandene Verwalterrecht in der Benutzerverwaltung voraus.
Die Verfügungen können bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.
Notiz
Wichtige Informationen zum Dokument können per Notiz aufgenommen werden.
Das Einfügen von Screenshots aus der Zwischenablage ist mit der Tastenkombination Strg+v möglich.
Die Notiz kann bis zur Speicherung des Dokuments verändert werden.
Wiedervorlage
Über diese Funktion wird das Fenster Wiedervorlagen aufgerufen.
Funktionen in der Abschlussleiste
SClip
Über diese Schaltfläche wird der SClip Recorder aufgerufen, mit dem eine Sprachnachricht aufgenommen werden kann. Diese Sprachnachricht wird nach Speicherung des Dokuments als Anlage in der E-Akte dargestellt. Durch Auswahl eines Benutzers über die Funktion Senden an Postkorb kann der SClip auch in den Postkorb gespeichert werden.
OK und Schließen
Der Dialog wird geschlossen und der elektronische Versand gem. Auswahl gestartet.
Abbruch und Schließen
Das Fenster wird geschlossen.