Adressfenster 1

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Adressfenster 1
Video: Adressfenster 1 Kategorie: Adressen Tastenkombination: Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Das Adressfenster, das aus RA-MICRO heraus auch mit der Tastenkombination AltGr + a aufgerufen werden kann, dient der zentralen Erfassung neuer und der Bearbeitung vorhandener Adressen. Die Erfassung von Adressen mit RA-MICRO hat den großen Vorteil, dass Adressdaten nur einmal eingegeben werden müssen und anschließend in allen relevanten Programmbereichen genutzt werden können. Zu einer Adresse können die zuständigen Gerichte herausgesucht, Online Anfragen durchgeführt, sowie eventuelle Interessenkollisionen geprüft werden.

Jede in RA-MICRO neu gespeicherte Adresse erhält automatisch eine Adressnummer, um die eindeutige Unterscheidung zu gewährleisten. Das Programm enthält einen Adressbereich für die Speicherung selbst angelegter Adressdaten und einen weiteren Adressbereich, der für die mitgelieferten Adressdaten – z. B. von Gerichten, Behörden und Versicherungen – reserviert ist. Die Bereiche sind wie folgt unterteilt:

• Die Adressnummer 1 ist der eigenen Adresse der Kanzlei vorbehalten und sollte keinesfalls für eine andere Adresse benutzt werden.
• Die darauf folgenden Nummern bis 1.000 sollten für andere häufig genutzte Adressen, wie z. B. für die Adresse des Notariats, die Adressen der Sozietätsmitglieder oder die Adressen von Korrespondenzanwälten verwendet werden.
• Der Bereich von Adressnummer 1.001 bis 89.000 sowie von 200.000 bis 9.999.999 steht zur Speicherung der laufenden Adressdaten zur Verfügung. Wird die automatische Adressnummernvergabe verwendet, so wählt das Programm automatisch die nächste freie Nummer in diesem Bereich, wenn eine neue Adresse gespeichert wird.
• Der Adressnummernbereich von 89.001 bis 199.999 ist den mit RA-MICRO ausgelieferten Adressen vorbehalten. Dies sind z. B. die Adressdaten der Gerichte, Finanzämter und Versicherungen. Da diese Adressen von RA-MICRO regelmäßig aktualisiert und überschrieben werden, ist deren eigenhändige Änderung nicht zu empfehlen. Sollen dennoch Änderungen vorgenommen und diese vor automatischer Überschreibung durch die Pflegelieferungen gesichert werden, ist die entsprechende Adresse unter einer Adressnummer des frei verfügbaren Nummernbereichs zu kopieren. Anschließend können dort Änderungen vorgenommen werden.

Über das Menü Extras stehen die Programmfunktionen Adresse nach MS Outlook exportieren, Anschrift in die Zwischenablage kopieren und Namenslisten reorganisieren zur Verfügung.

Vor der erstmaligen Adressbearbeitung sollten die entsprechenden Einstellungen unter Kanzlei, Einstellungen Adressen überprüft werden.

Sollten bereits angelegte Adressen nicht wiedergefunden werden, empfehlen wir, die Namenslisten, mit deren Hilfe im Feld Adressnummer / Name nach Namen gesucht werden kann, zu reorganisieren. In Verbindung mit einer SQL-Installation ist eine Reorganisation nicht erforderlich und steht somit nicht zur Verfügung.

Bei der Eingabe von Firmenadressen sind insbesondere die folgenden Hinweise zu beachten.

Funktionen in der Toolbar

Adressanfrage Drucken

EMA-Anfrage

Hauptartikel → EMA-Anfrage

GewA-Anfrage

Hauptartikel → GewA-Anfrage

Anschriftenprüfung

Hauptartikel → Anschriftenprüfung

Senden an E-Brief

Datei:Z Senden an E-Brief.png
Hauptartikel → E-Brief
Sendet die Adressdaten per E-Brief standardmäßig als PDF-Anlage zur Überprüfung an die E-Mail-Adresse, die im Adressfenster im Feld E-Mail erfasst ist. Für die Übermittlung der Adresse im Grafik-Format bmp muss in den Einstellungen Adressen auf der Karteikarte Allgemein bei Adresse an E-Mail Empfänger senden die Auswahl BITMAP getroffen werden.

Senden an E-Mail Empfänger

Datei:Z Senden an E-Mail-Empfänger.png
Ist unter Kanzlei, Einstellungen, E-Workflow die Einstellung RA-MICRO E-Postausgang zusätzlich per Outlook gesetzt, steht für den Outlook-Versand der Adresse die Schaltfläche Senden zusätzlich in der Toolbar des Adressfensters zur Verfügung.

Adresse suchen

Datei:Adressfenster AdresseSuchen.png

Adresse suchen

Die Funktion Adresse suchen ermöglicht es Ihnen, über den Suchbegriff des Nachnamens hinaus nach Adressen in Ihrem Adressbestand zu suchen. Bei der Suche werden alle Daten der Adresse berücksichtigt, d.h. Sie können auch nach Bruchteilen der Adressdaten suchen, z. B. nach einem Wort aus der Adressnotiz, Bemerkungen oder einem Teil einer Telefonnummer.

Adresshistorie

Datei:Adressfenster Adresshistorie.png

Adresshistorie

Mit der Historie können die Änderungen einer Adresse verfolgt und die Ermittlungsberichte der Online-Anfragen eingesehen werden. Folgende Änderungen in der Adresse werden protokolliert:

1. Straße
2. Landeskennzeichen
3. Postleitzahl und Ort
4. Postfachnummer
5. Postleitzahl und Ort Postfach
6. Änderung der Bankverbindung

Hiervon ausgenommen ist der Adressnummernbereich 89001 bis 199999. Die Schaltfläche Adresshistorie des Adressfensters ist für diesen Bereich deaktiviert. Dieser Adressnummernbereich wird von RA-MICRO zur Verfügung gestellt, und wenn erforderlich durch ein Datenupdate aktualisiert.

Extras

• Adresse nach MS Outlook exportieren kann eine zuvor im Adressfenster aufgerufene Adresse schnell nach MS Outlook und von dort zur weiteren Übernahme auf marktübliche Smartphones exportieren.

• Anschrift in die Zwischenablage kopieren übernimmt die zuvor in das Adressfenster aufgerufene Adresse in die Zwischenablage, um sie anschließend in andere Windows-Programme übernehmen zu können.

Gerichtsorte

Hauptartikel → Gerichtsorte
Hierüber wird die Maske Gerichtsorte aufgerufen, die auf drei Karteikarten alle Gerichtszweige anzeigt, die der im Adressfenster aufgerufenen Adresse örtlich zugeordet sind. Angezeigt werden alle örtlich zuständigen Zivil-, Arbeits-, Sozial-, Verwaltungs- und Finanzgericht sowie alle Sonderzuständigkeiten.

Funktionen im Bearbeitungsfeld

Eingabe Adressnummer/Name

Damit die gewünschte Adresse angezeigt wird, ist die Adressnummer einzugeben und mit Enter zu bestätigen. Ist die Adressnummer nicht bekannt, kann auch die Suchfunktion des Eingabefeldes genutzt werden. Für die Suche nach Behördenadressen können folgende Abkürzungen verwendet werden:

• AG Amtsgericht
• LG Landgericht
• FA Finanzamt
• GFG Gutachterausschuss für Grundstückswerte
• Bsp.: Nach Eingabe FA B werden alle Finanzämter in Städten angezeigt, die mit B beginnen.

Zurück

Wurde im Feld Adressnummer/Name die Adresse durch Eingabe eines Namens(-teils) ermittelt, kann über den Zurück-Pfeil das Suchergebnis erneut angezeigt werden. Eine erneute Suche ist nicht erforderlich.

Neu

Leert das Adressfenster zum Speichern einer neuen Adresse.

Kopieren

Um eine Adresse zu kopieren, ist zunächst im Adressfenster Kopieren zu wählen. Die Maske Adressfenster - Adresse kopieren wird aufgerufen. Die Programmfunktion Adresse kopieren ermöglicht es, die zu einer Adressnummer gespeicherten Adressdaten unter einer anderen Adressnummer zu speichern.

Löschen

Um eine einzelne Adresse zu löschen, ist im Adressfenster zunächst Löschen zu wählen. Damit wird die Maske Adressfenster - Adresse löschen aufgerufen.

Zum Löschen mehrerer Adressen ist Programmfunktion Adressen löschen zu nutzen.

Wird mit Klick/Touch auf Ok oder Löschen die Meldung Adresse kann nicht gelöscht werden angezeigt, ist in den Einstellungen Adressen auf der Karteikarte Allgemein die Einstellung Vor Löschung geschützter Adressnummernbereich aktiviert.

Akten

Wird eine Adresse als Beteiligtenadresse zu einer Akte gespeichert, erstellt RA-MICRO eine Verknüpfung zwischen Adresse und Akte. Die Anzahl der Verknüpfungen zu laufenden und abgelegten Akten ist auf der Schaltfläche für den Aktenbezug - hier 67 laufende und 0 abgelegte Akten - zu sehen.

Details zum Aktenbezug sowie zu den verknüpften Aktendaten und die Möglichkeit, die Akteninfo aufzurufen, sind im Aktenbezug einsehbar.

Eingabemaske

Hauptartikel → Eingabemaske

Funktionen in der Abschlussleiste

Erweiterte Datenerfassung zur Adressnummer mittels WDM Benutzer Masken

Hauptartikel → Textbaustein-WDM

RA-MICRO Online Adress- u. Personen Recherchen

Hauptartikel → Online Recherchen

RA-MICRO Online Adress- u. Personen Recherchen Hilfe

Öffnet Internetbrowser mit Hilfe

RA-MICRO Online Adress- u. Personen Recherchen Mediathek

Öffnet Internetbrowser mit Mediathek

Speichern

Sollen mehrere Adressen erfasst werden, ist die Schaltfläche Speichern zu wählen. Die Adresse wird gespeichert, das Adressfenster bleibt geöffnet.

Drucken

Für den Druck von Adress-Daten aus dem Adressfenster kann über die Maske Druckoptionen die nach Betätigung der Schaltfläche Drucken aufgerufen wird, eine entsprechende Druckerauswahl getroffen werden. Außerdem kann festgelegt werden, ob die erfassten Vertreteradressen zusätzlich mit gedruckt werden sollen.

Ok + Schließen

Die Adresse wird gespeichert, das Adressfenster geschlossen. Wurde die Änderung einer bestehenden Adresse vorgenommen, wird in der Abschlussleiste des Adressfensters links unten ein roter Hinweis auf diese Änderung angezeigt.

Abbruch + Schließen

Programm wird geschlossen

Weitere Funktionen und Erklärungen

Adressimport aus Excel-Dateien

Über diese Programmfunktion besteht die Möglichkeit, Adresstabellen im Excel-Format in den Adressbestand von RA-MICRO zu importieren. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Adressimport aus Excel-Dateien ist hier zu finden.

In der Excel-Tabelle müssen die einzelnen Datenspalten mit Überschriften versehen werden, damit für den Import ein Zuordnungsschema zwischen RA-MICRO Adressfeldern und Spaltenbezeichnung der Excel-Tabelle angelegt werden kann.
Enthält die Excel-Tabelle auch eine Spalte mit Adressnummern, können diese in RA-MICRO beibehalten werden, wenn die Option Adressnummer beibehalten aktiv ist.

Der Adressimport überschreibt keine bereits in RA-MICRO gespeicherten Adressnummern, sondern vergibt in diesem Fall eine neue Adressnummer.

Welche Adressnummern für die importierten Adressen vergeben wurden, können Sie der Protokolldatei, aufrufbar über Extras - Adressimport rückgängig, oder dem Ausdruck der Protokolldatei entnehmen. Ein Druck erfolgt nach dem Import automatisch, wenn Sie die Option Protokoll nach Import drucken gewählt haben.

Damit diese Option genutzt werden kann, muss im Schema dem Datenfeld Adressnummer die richtige Spalte mit den Adressnummern aus der Excel-Tabelle zugewiesen werden.

Schritt für Schritt Anleitung: Adressimport aus Excel-Dateien Anleitung

Namenslisten reorganisieren

Die Namenslistenreorganisation aktualisiert die Verknüpfung der Adressen zu den Akten (wird im Adressfenster angezeigt) und die Listen, die in den gelben Eingabefeldern Adressnummer/Nachname und Aktennummer bei der Suche nach dem Namen Unterstützung bieten.

Die Namenslistenreorganisation hat keine Auswirkungen auf den Adress- und Aktenbestand, es werden keine Veränderungen in den Adress- und Aktendaten vorgenommen, diese werden lediglich zur Erstellung der Namenslisten und der Verknüpfungen gelesen.

Eine Namenslistenreorganisation sollte monatlich bis vierteljährlich durchgeführt werden, ausschlaggebend ist die Menge der Daten, die gespeichert und gelöscht wird.

Unter SQL ist eine Namenslistenreorganisation nicht erforderlich.

Durchführung: Die Namenslistenreorganisation kann nur durch einen Benutzer in RA-MICRO durchgeführt werden, alle anderen Benutzer müssen RA-MICRO schließen. Die Namenslistenreorganisation sollte am schnellsten Rechner durchgeführt werden. Ein Bildschirmschoner sollte während dieser Zeit nicht verwendet werden.

Die Namenslistenreorganisation darf nicht unterbrochen werden, sollte es doch - z. B. durch technische Probleme - zu einem Abbruch kommen, muss sie erneut durchgeführt werden.

Die Namenslistenreorganisation wirkt poolbezogen, d. h., sie muss für jeden Datenpool gesondert durchgeführt werden.

Adressexport

Um Adressdaten auch in anderen Anwendungen außerhalb von RA-MICRO verwenden zu können, können direkt aus dem Adressfenster über das Menü Extras Adressen in MS Outlook exportiert werden.

Schon bei der Anlage von Adressen sollte an eine sinnvolle Vergabe von Selektionsmöglichkeiten gedacht werden. So könnten z. B. alle Adressen, die später als Kontakte nach MS Outlook übernommen bzw. für Outlook gepflegt werden sollen, von Anfang an mit Outlook als Kennzeichen 2 markiert werden.

Dies erleichtert später ggf. die Auswahl der in MS Outlook zu exportierenden RA-MICRO Adressen.

Weitere Informationen über den Adressexport nach MS Outlook sind hier erhältlich:

Adressexport nach Microsoft Outlook (Outlook) Darüber hinaus besteht auch die Möglichkeit, Adresslisten in eine Excel-Tabelle zu exportieren. Weitere Informationen sind hier erhältlich:

Export einer Adressliste mit Hilfe des Adressfensters über Extras, Adressliste.

Kollisionsvorprüfung

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Firmenadressen und Vertreter richtig erfassen

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