Einrichtung Telefon-Assistent

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Allgemeines

1. Zunächst ist zu prüfen, ob die Telefonanlage die nötigen Voraussetzungen zum Betrieb des Telefon-Assistenten erfüllt: Wichtigste Voraussetzung für den Betrieb des Telefon-Assistenten ist eine Telefonanlage, die mit einer entsprechenden Software Telefonie-Provider über einen PC verbunden ist. Von dieser Software muss die TAPI ab Version 2.0 oder höher unterstützt werden.
   
   Ferner sind diverse Einstellungen für den Telefon-Assistenten in der Windows-Systemsteuerung notwendig. Hilfestellung bietet hierzu der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder der Systembetreuer.
   
   
2. Unter Kanzlei, Allgemeine Einstellungen, 1 Allgemein ist die Einstellung 1.01 Telefon-Assistent aktivieren zu aktivieren. Im darauffolgend eingeblendeten Fenster sind die nötigen Einstellungen festzulegen.
   
   Sobald einmal die Einstellungen für den Telefon-Assistenten in Kanzlei, Allgemeine Einstellungen, 1 Allgemein festgelegt wurden, dient die Einstellung nur dazu, den Telefon-Assistenten für den jeweiligen Arbeitsplatz freizuschalten. Die Einstellungen sind danach nur noch über das Menü Einstellungen im Telefon-Assistenten zu erreichen.
   
   
3. RA-MICRO ist im Anschluss neu zu starten. Hiernach ist der Telefon-Assistenten aufrufbar und der Adressdatenbestand kann für dessen Einsatz ausgewertet werden.
   
   

Funktionen des Telefon-Assistenten:

• die Adressnummer zu einem eingehenden Anruf im Adressfenster anzeigen lassen,
• bei einem eingehenden Anruf die Telefonnotiz automatisch aufrufen lassen,
• ein Telefongespräch einleiten,
• eine Telefonwahl zur Akte durchführen,
• einen Rückruf zu erkannten Rufnummern einleiten,
• eine Liste von Rufnummern erstellen, die nicht identifiziert werden sollen,
• eine im Adressfenster oder in der Telefonliste angezeigte Telefonnummer wählen lassen oder
• eine Fehlerdiagnose mit dem Diagnoseprogramm durchführen.

Sonstiges

Telefonie-Provider

Unter einem Telefonie-Provider ist kein Dienstleistungsunternehmen zu verstehen, das etwa Telefoniedienste anbietet. Vielmehr handelt es sich um eine Software, die eine Verständigung zwischen der Telefonanlage und dem Rechner ermöglicht. Dadurch können z. B. die Daten, die eine Telefonanlage empfängt und ausgibt, an einen Rechner übermittelt werden. Der Funktionsumfang dieser Software kann dabei unterschiedlich sein. Nähere Informationen zu dem Telefonie-Provider für Ihre Telefonanlage entnehmen Sie bitte der dazugehörigen Dokumentation oder fragen Sie Ihren Telefontechniker / Systembetreuer.

TAPI

Abkürzung für Telephony Application Programming Interface (=Programmierschnittstelle für Telefonanwendungen). In den Windows-Betriebssystemen wie Windows 8 bzw. Windows 10 kann über diese Programmierschnittstelle u. a. auf Telefondienste eines Telefonservers zugegriffen werden, wodurch sich PCs und Telefonanlagen verständigen können.