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RA-MICRO Mobil AP Exporter | |||||||
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Allgemeines
Der RA-MICRO Mobil AP eignet sich insbesondere dafür, offline und mobil außerhalb der Kanzlei zu arbeiten. Hierfür werden im Mobil AP Exporter die RA-MICRO Daten (Akten, Adressen, Akten-/Forderungskonten, E-Akte usw.) für diejenigen Benutzer ausgewählt, die in der Benutzerverwaltung als Mobil AP - Benutzer gekennzeichnet wurden.
Voraussetzung hierfür ist eine gültige RMO-Kennung, die ebenfalls zum Benutzer in der Benutzerverwaltung zu speichern ist.
Steht eine stabile Internetverbindung zur Verfügung, ist es selbstverständlich möglich mit dem Mobil AP, unter Zuhilfenahme der nachfolgend aufgelisteten zusätzlichen Programme, außerhalb des Büros online zu arbeiten.
- Resilio® Sync (Firma Resilio Inc.) zum Austausch von auf dem Mobil AP und im Basis RA-MICRO geänderter Daten über das Internet (Synchronisation).
- Boxcryptor (Firma Secomba GmbH) zur Verschlüsselung der zu synchronisierenden Daten.
Der Mobil AP kann direkt über das RA-MICRO Hauptmenü sowie im Programmbereich E-Workflow gestartet werden.
Funktionen in der Toolbar
Dienste Starter
Um den automatischen Export gemäß festgelegtem Aktualisierungsintervall von im Kanzleidatenbestand geänderten Daten zum Mobil AP sicherzustellen, ist es erforderlich den Kanzlei-Dienst RA-MICRO Mobil AP Synchronisation im RA-MICRO Dienste Starter bei Benutzern zu aktivieren, die RA-MICRO regelmäßig geöffnet haben. Einer dieser Benutzer übernimmt automatisch den Export an den oder die Mobil APe. Beendet der den Dienst ausführende Benutzer das Programm, übernimmt der nächste im RA-MICRO aktive Benutzer, für den der Dienst aktiviert ist, diesen.
Sollen vom Mobil AP aus geänderte Daten (z. B. neu erstellte oder geänderte Dokumente) in den Kanzlei-Datenbestand importiert werden, ist es ebenfalls erforderlich den Kanzlei-Dienst RA-MICRO Mobil AP Synchronisation im RA-MICRO Dienste Starter zu aktivieren. Die Speicherung der aus dem Mobil AP importierten geänderten Daten erfolgt damit automatisch im Hintergrund.
Der Dienste Starter kann für die erforderliche Konfiguration über diese Schaltfläche oder im Info-Bereich der Windows Taskleiste aufgerufen werden.
Sicherheitshinweis
Aus Sicherheitsgründen können die zu synchronisierenden Daten für den Mobil AP mittels des zwischengeschalteten Programms boxcryptor der Firma Secomba GmbH verschlüsselt werden. Hilfestellung bei der Einrichtung erfolgt durch den RA-MICRO Vor-Ort-Partner.
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Mobil AP Benutzer
In der Liste werden alle RA-MICRO Benutzer angezeigt, für die in der Benutzerverwaltung der Mobil AP aktiviert wurde (Mobil AP Benutzer).
Für den ausgewählten Benutzer bzw. dessen Mobil Box gelten die nachfolgenden Einstellungen.
Mobil AP Export-Ordner
Der Speicherort des Export-Ordners für den Mobil AP wird informativ angezeigt. Er wird nach Anlage des Mobil AP mit allen notwendigen und im Folgenden ausgewählten RA-MICRO Daten bestückt und bei Datenänderungen aktualisiert.
Arbeitsplatzinstallationsdateien in Mobil AP Ordner einfügen
Ist auf dem mobilen Endgerät, auf welchem der Mobil AP genutzt werden soll, noch kein RA-MICRO installiert, empfiehlt es sich, die Installationsdateien für den Arbeitsplatz ebenfalls zu übertragen. Die in diesem Fall auszuführende RA-MICRO Verknüpfung kann sich, je nach aktiver Einstellungen im Mobil AP Exporter, an folgenden Speicherorten befinden:
Mobil AP Export-Ordner: | Mobil AP Export-Ordner & Mobil AP LAN Sync-Ordner: |
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Die jeweils gültigen Pfadangaben können der Programmoberfläche des Exporters entnommen werden. Alternativ kann die ebenfalls dort gespeicherte Datei RA-MICRO.cmd zum Start der Arbeitsplatzinstallation ausgeführt werden.
Mobil AP Export aktiv
In den Mobil AP Ordner werden die im Bereich Auswahl laufende RA-MICRO Datenexporte zum Mobil AP des Benutzers ausgewählten Daten exportiert. Folgende Vorschlagswerte werden zusätzlich mit dem Aktivieren der Einstellung gesetzt:
- Akten / Wiedervorlagen
- Adressen
- E-Akten des aktuellen und der letzten beiden Jahrgänge
Ändern sich Daten im Basis RA-MICRO (z. B. Anlage einer neuen Akte, neuer Adressen oder Dokumente), werden diese geänderten Daten bei aktiver Einstellung regelmäßig automatisch an den Mobil AP Export-Ordner kopiert. Damit ist sichergestellt, dass auf dem Mobil AP, je nach ausgewähltem Aktualisierungsintervall, jederzeit der aktuelle Datenbestand der Kanzlei abgebildet wird.
Ist die Einstellung aktiv, wird zusätzlich der Mobil AP Import aktiviert. Diese Kombination ist obligatorisch und kann nicht geändert werden.
Mobil AP Import aktiv
Werden auf dem Mobil AP Daten geändert (z. B. Erfassung von Zeithonoraren), werden sie automatisch zurück ins Basis RA-MICRO übertragen, sofern diese Einstellung aktiv ist. Zur weiteren Verarbeitung in der Kanzlei ist es hier erforderlich, den Kanzlei Dienst RA-MICRO Mobil AP Synchronisation bei mindestens einem Benutzer, der RA-MICRO regelmäßig startet und offen lässt, zu aktivieren.
Der Mobil AP Import kann auch unabhängig vom Mobil AP Export aktiviert werden; bspw. dann, wenn nicht regelmäßig aktuelle RA-MICRO Daten auf dem mobilen Endgerät benötigt aber zeitnah an das Basis RA-MICRO übermittelt werden sollen.
Ist oben genannter Kanzlei Dienst aktiv, ist zu beachten, dass die an den Mobil AP exportierten und hier geänderten Daten nicht zu alt sind, da die automatische Verarbeitung durch den Dienst im Kanzleidatenbestand keine Versionskontrolle der zu speichernden Daten vornimmt.
Mobil AP freigeben
Um den Datenex- und -import zwischen Mobil AP und Kanzleidatenbestand außerhalb des Büros über das Internet zu nutzen, ist es möglich, den Mobil AP Export-Ordner mittels der vorab zu installierenden Synchronisationssoftware Resilio® Sync (Firma Resilio Inc.) freizugeben. Zusätzlich sollte der Ordner zuvor aus sicherheitstechnischen Gründen verschlüsselt werden. Hierfür ist das Verschlüsselungsprogramm Boxcryptor (Firma Secomba GmbH) zu nutzen. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.
Mobil AP löschen
Ein Klick / Touch auf das Mülleimer-Symbol löscht den Inhalt des Mobil AP Export-Ordners des Benutzers nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage.
Es wird lediglich der Inhalt des Mobil AP Export-Ordners im Kanzleidatenbestand und auf dem mobilen Endgerät gelöscht. Letzteres sofern der Export bzw. die Datensynchronisation via Resilio Sync aktiv ist. Die RA-MICRO Software auf dem mobilen Endgerät ist separat zu deinstallieren, sofern sie hier nicht mehr verwendet werden soll.
Mobil AP angelegt/anlegen
Existiert zum ausgewählten Benutzer bereits ein Mobil AP, kann die Einstellung nicht geändert werden. Lediglich informativ wird angezeigt, dass der Mobil AP angelegt ist.
Steht für den ausgewählten Benutzer noch kein Mobil AP zur Verfügung, ist die Einstellung klickbar, wird jedoch standardmäßig auch vorgeschlagen. Sie sorgt dafür, dass die Standardeinstellungen für die Anlage des Mobil APs automatisch als Vorschlagswerte aktiviert werden.
Mobil AP LAN Sync Ordner (Arbeitsplatz-PC)
Wird das mobile Endgerät auch in der Kanzlei als Arbeitsplatz verwendet, ist diese Einstellung zu aktivieren. Damit wird neben dem serverseitigen Mobil AP Export-Ordner zusätzlich ein lokaler Synchronisations-Ordner unter dem Profil des aktuellen Windows-Benutzers angelegt oder wahlweise auf dem lokalen RA-MICRO Installationslaufwerk. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.
Auswahl laufende RA-MICRO Datenexporte zum Mobil AP des Benutzers
In diesem Bereich werden die RA-MICRO Daten zum Export auf den Mobil AP ausgewählt, die für den Benutzer für die Arbeit außerhalb der Kanzlei relevant sind. Dabei sollte der Speicherplatz auf dem mobilen Endgerät im Auge behalten werden. Gespart werden kann hier bspw. wenn nur die E-Akten zu den unterwegs zu bearbeitenden Jahrgängen übertragen werden.
Akten / Wiedervorlagen
Die Aktendaten nebst ggf. vorhandener Wiedervorlagen werden bei Aktivierung exportiert. Die Aktenstammdaten sind für die mobile Arbeit erforderlich und können auf dem Mobil AP nicht geändert werden. Sie dienen in diesem Zusammenhang vorrangig als Datengrundlage für die Programme, die im Umfang des Mobil APs enthalten sind.
Es ist notwendig den Parallelbetrieb Dateiformat für Mobil AP Export in der SQL-Modulverwaltung (Aufruf über das Technische Supportmodul) zu aktivieren, werden Akten und Adressen in Verbindung mit einem SQL-Server genutzt. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.
Adressen
Der Adressdatenbestand wird exportiert, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Die Adressdaten sind für die mobile Arbeit erforderlich und können auf dem Mobil AP nicht geändert werden. Sie dienen in diesem Zusammenhang vorrangig als Datengrundlage für die Programme, die im Umfang des Mobil APs enthalten sind.
Es ist notwendig den Parallelbetrieb Dateiformat für Mobil AP Export in der SQL-Modulverwaltung (Aufruf über das Technische Supportmodul) zu aktivieren, werden Akten und Adressen in Verbindung mit einem SQL-Server genutzt. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.
Aktenkonten
Exportierte Aktenkonten können außerhalb der Kanzlei auf dem Mobil AP im Aktenkonto Fenster über die Akteninfo aufgerufen werden.
Offene Posten
Die OP-Liste ist im Mobil AP nutzbar, wenn diese Daten exportiert werden. Die Daten können hier gefiltert, die Liste gedruckt oder gespeichert werden. Ferner steht die Mahnstatistik zur Verfügung.
Der Mahnlauf selbst kann auf dem Mobil AP nicht durchgeführt werden.
Forderungskonten
Exportierte Forderungskonten können außerhalb der Kanzlei auf dem Mobil AP im Foko Fenster über die Akteninfo aufgerufen werden.
E-Akten / Abgelegte archivierte E-Akten
Um Speicherplatz auf dem mobilen Endgerät einzusparen ist es zusätzlich möglich, den Export der für die Arbeit benötigten E-Akten auf den Mobil AP auf bestimme Jahrgänge zu beschränken. Genauso verhält es sich hinsichtlich der abgelegten und archivierten E-Akten. Wahlweise ist der Export auch dieser Daten auf bestimmte Jahrgänge begrenzbar, sofern die Einstellung Abgelegte archivierte E-Akten zusätzlich aktiviert und ein Zeitraum ausgewählt wird.
Hauptartikel → Archivierung E-Akte (Einstellungen)
Kalender / Fristen
ZH I / Auslagenerfassungen
Druckdateiordner Benutzer
Aktualisierungsintervall
Mobil AP Export-Jobs anzeigen
Funktionen in der Abschlussleiste
OK und Schließen
Legt den Mobil AP an bzw. speichert die geänderten Einstellungen und das Fenster wird geschlossen. Hiernach ist ein Neustart des RA-MICRO Hauptmenüs erforderlich.
Abbruch und Schließen
Das Fenster wird ohne Speicherung geänderter Mobil AP Export-Einstellungen geschlossen.