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Benutzerverwaltung | |||||||
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Allgemeines
Die RA-MICRO Benutzerverwaltung integriert an zentraler Stelle alle für die Verwendung im Programm relevanten Daten der Benutzer. Mit einer RA-MICRO Standard- oder Premium-Lizenz können bis zu 250 Benutzer angelegt werden, die außerdem verschiedenen Standorten zuordenbar sind. Mit Hilfe der RA-MICRO Rechteverwaltung können die Daten- bzw. Programmzugriffe der jeweiligen Nutzer reguliert werden. Ergänzend ist es in der Sachbearbeiterverwaltung möglich, Benutzer zur Verwendung als Akten- und / oder Wiedervorlagen-Sachbearbeiter zuzuordnen.
Um uneingeschränkt Benutzereinstellungen und Benutzerrechte zu ändern ist das Programmrecht Verwalter und um die Benutzerverwaltung zu öffnen sowie hierin ausgewählte Daten zum eigenen Benutzer zu bearbeiten (bspw. ein Start-Passwort festlegen), ist das Programmrecht Benutzerverwaltung für den angemeldeten Benutzer erforderlich.
Bestimmte Benutzerdaten sind Pflichtangaben. Hierzu zählt z. B. der Benutzername oder das Diktatzeichen. Fehlen diese Angaben, werden die jeweils auszufüllenden Pflichtfelder bei Speicherung der Benutzerverwaltung optisch hervorgehoben und ein detaillierter Programmhinweis angezeigt. Erst nach vollständiger Eingabe lässt das Programm die Speicherung zu.
Funktionen in der Toolbar
Suche
In besonders umfangreichen Benutzerlisten kann zeitsparend in diesem Feld die Benutzernummer oder der Benutzername eingetragen werden. Alle zur Eingabe passenden Treffer werden in einer verkürzten Liste angezeigt und der gesuchte Benutzer ist schnell gefunden.
Neu
Die Einrichtung mindestens eines Benutzers 1 mit dem Programmrecht Verwalter nebst seiner RMO-Zugangsdaten ist obligatorisch und erfolgt automatisch bei Installation. Alle weiteren Benutzer können mit Klick / Touch auf die Schaltfläche Neu hinzugefügt werden.
- Bei Verwendung einer RA-MICRO 1 Lizenz können zwei Benutzer angelegt werden, von denen jeweils einer die Programmberechtigung Verwalter erhält. Bei Verwendung einer RA-MICRO Voll-Lizenz ist die Anlage von bis zu 250 Benutzern möglich.
Es öffnet sich zunächst das RA-MICRO Adressfenster, in welchem die Benutzerdaten erfasst und gespeichert werden. Titel, Vor- und Nachname sowie die ggf. die in der Adresse erfasste Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse werden nach Speicherung in die Benutzerliste übernommen und können nur noch in der Adresse selbst geändert werden. Die Adressnummer wird zum Benutzer verlinkt.
Wird das Adressfenster beendet, ohne eine Adresse anzulegen, sind die Daten zum Benutzer in der Tabelle einzutragen.
- Hierbei ist zu beachten, dass die Anlage einer Adresse bei Verwendung des beA Postfachs zwingend erforderlich ist, da für die Autorisierung programmseitig unter anderem die in der Adresse zu speichernde SAFE-ID benötigt wird.
Hauptartikel → RA-MICRO Adressfenster
Hauptartikel → Informationen zur Integration der beA-Schnittstelle in den RA-MICRO E-Workflow
Löschen
In der Liste markierte Benutzer werden über die Schaltfläche Löschen nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
Mehrfachmarkierungen sind möglich, um mehr als einen Benutzer in einem Arbeitsschritt zu löschen:
- Mehrfachmarkierungen im Block können wahlweise mit den Tastenkombinationen und oder durch Gedrückthalten der Taste und Anklicken der zu löschenden Benutzer mit der Maus durchgeführt werden.
- Mehrfachmarkierung einzelner Zeilen mit Benutzern, die nicht direkt untereinander in einem Block aufgelistet sind, können durch Gedrückthalten der Taste und Anklicken der zu löschenden Benutzer mit der Maus ausgeführt werden.
E-Mail Konten
Aufruf der RA-MICRO E-Mail-Kontenverwaltung, um bspw. einen neu angelegten Benutzer direkt in den E-Workflow der Kanzlei zu integrieren.
Hauptartikel → RA-MICRO E-Mail Konten
Hauptartikel → RA-MICRO E-Workflow
Ansicht
Die Benutzerliste kann von jedem Benutzer individuell gestaltet werden. Dazu gehört die farbliche Gestaltung der einzelnen Tabellenzeilen, das optische Hervorheben von Benutzern mit Verwalter-Recht sowie eine Auswahlmöglichkeit für einzublendende Tabellenspalten.
Rechteverwaltung
Hauptartikel → Rechteverwaltung
Sachbearbeiter
Hauptartikel → Sachbearbeiter anlegen, bearbeiten und löschen
Benutzerstatistik
Hauptartikel → Benutzerstatistik
Funktionen im Bearbeitungsbereich
Liste der RA-MICRO Benutzer
RMO Kunden-Nummer / RMO Benutzer-Nr. / RMO Passwort
Hier sind die zum Benutzer gehörenden RMO Zugangsdaten einzutragen. So ist es dem Benutzer bspw. möglich, direkt aus dem Adressfenster verschiedene Adress- und Bonitätsrecherchen zu Personen und Firmen durchzuführen oder die RMO VS Dienste zu nutzen. Außerdem kann dem Benutzer ein Mobil AP zugeordnet werden, mit Hilfe dessen es ihm möglich ist, außerhalb der Kanzlei mit dem Programm zu arbeiten.
- Die RMO Zugangsdaten werden nach der Registrierung im RA-MICRO Online Store per E-Mail übermittelt.
Hauptartikel → RA-MICRO Online Anfragen aus dem Adressfenster
Hauptartikel → Einrichtung des Mobil AP
Benutzername
Der Benutzername wird, neben der dazugehörigen Benutzernummer, in allen RA-MICRO Programmteilen in den Benutzerauswahllisten angezeigt und sollte, insbesondere in größeren Kanzleien mit sehr vielen Mitarbeitern, dementsprechend eindeutig gewählt werden.
- Das Programm schlägt bei Neuanlage eines Benutzers automatisch eine Kombination aus dem ersten Buchstaben des Vornamens und dem vollen Nachnamen vor, sobald das leere Feld Benutzername angeklickt wird.
Ben.-Nr.
Die Benutzernummer wird fortlaufend bis 255 gezählt (bei Einzelarbeitsplatz-Lizenzen bis 2). Lücken in der Nummernfolge, die durch das Löschen von Benutzern entstehen, werden bei Neuanlage eines Benutzers vorrangig wieder vorgeschlagen, können jedoch im Moment der Anlage geändert werden. Nach Speicherung der Benutzerverwaltung ist dies nicht mehr möglich.
Foto
Hauptartikel → Foto zum Benutzer auswählen
Notiz
Zum Benutzer können Notizen erstellt werden. Sie werden ausschließlich in der Benutzerverwaltung für Benutzer mit den Programmrechten Verwalter oder Benutzerverwaltung angezeigt. Zusätzlich informiert ein Tooltip über den Inhalt der Notiz:
Standort
Überörtlich organisierte Kanzleien können ihre Mitarbeiter zur besseren Übersicht selbst zu benennenden Standorten zuordnen. Der Standortname wird in das leere Eingabefeld in der Benutzerliste eingetragen und steht hiernach zur weiteren Verwendung in der Tabellenspalte Standort zur Verfügung.
Gleichzeitig wird oberhalb der Benutzerliste ein Menüband eingeblendet, mit Hilfe dessen die Benutzerliste nach dem jeweils ausgewählten Standort gefiltert werden kann. Hinter dem Standortnamen wird informativ die Anzahl der dem Standort zugewiesenen RA-MICRO Benutzer angezeigt.
Nicht mehr benötigte Standortnamen können über das Kreuz in der Auswahlliste entfernt werden. Endgültig gelöscht wird er mit Speicherung der Benutzerverwaltung.
Titel
Der Titel wird entweder aus der Adresse, die zum Benutzer gespeichert wurde, gezogen und informativ angezeigt oder er kann, wurde bei Anlage des Benutzers keine Adresse gespeichert, manuell in das Feld eingetragen bzw. hierin geändert werden.
Vorname
Der Vorname des RA-MICRO Benutzers wird entweder aus der Adresse, die zum Benutzer gespeichert wurde, gezogen und informativ angezeigt oder er kann, wurde bei Anlage des Benutzers keine Adresse gespeichert, manuell in das Feld eingetragen bzw. hierin geändert werden.
- Aus der Kombination von Vor- und Nachnamen schlägt das Programm automatisch einen Benutzernamen vor, sobald das leere Feld Benutzername angeklickt wird.
Nachname
Der Nachname des RA-MICRO Benutzers wird entweder aus der Adresse, die zum Benutzer gespeichert wurde, gezogen und informativ angezeigt oder er kann, wurde bei Anlage des Benutzers keine Adresse gespeichert, manuell in das Feld eingetragen bzw. hierin geändert werden.
- Aus der Kombination von Vor- und Nachnamen schlägt das Programm automatisch einen Benutzernamen vor, sobald das leere Feld Benutzername angeklickt wird.
Adress-Nr.
Das Adressfenster wird automatisch gestartet, sobald ein neuer Benutzer über die Schaltfläche Neu hinzugefügt wird. Alle Daten zum Benutzer können direkt im Adressfenster eingetragen werden. Nach Speicherung der Adresse werden sie in der Benutzerliste angezeigt.
- Geändert werden können die aus der Adresse entnommenen Benutzerdaten nur in der Adresse selbst, nicht über die Benutzerliste.
Um die Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) der BRAK zu nutzen, ist die Anlage einer Adresse für den jeweiligen RA-MICRO Benutzer obligatorisch. Anderenfalls und soll dem Benutzer keine eigene Adresse zugeordnet werden, kann das Adressfenster ohne Eingaben geschlossen und die erforderlichen Eingaben direkt in der Benutzerliste vorgenommen werden.
Hauptartikel → RA-MICRO Adressfenster
Hauptartikel → Informationen zur Integration der beA Schnittstelle in RA-MICRO
Start-Passwort
Das Start-Passwort des Benutzers zur Eingabe im RA-MICRO Login beim Start des RA-MICRO Hauptmenüs kann bis zu 20 Zeichen lang sein. Ein sicheres Passwort sollte aus mindestens 8 Zeichen und aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen.
- Groß- und Kleinschreibung werden nicht beachtet.
Hauptartikel → Einstellungen zum Login-Fenster
Diktatzeichen
Das Diktatzeichen des Benutzers wird automatisch in Programmfunktionen wie beim Speichern in die RA-MICRO E-Akte und, sofern der entsprechende Formular- oder Briefkopfplatzhalter im Formular bzw. Dokument enthalten ist, im Aktenvorblatt oder in der Kanzlei-Textverarbeitung bzw. der RA-MICRO Schnittstelle zu Microsoft Word in den Schriftsatz eingelesen. Es kann aus bis zu 5 beliebigen Zeichen bestehen. Ein zweistelliger programmseitiger Vorschlag für das Diktatzeichen wird bei Benutzerneuanlage aus den Anfangsbuchstaben des Vor- und Zunamens gebildet.
- Es ist nicht möglich, ein Diktatzeichen doppelt zu vergeben.
Hauptartikel → Übersicht über die Briefkopfplatzhalter der RA-MICRO Schnittstelle zu Microsoft Word
Hauptartikel → Übersicht über die Briefkopfplatzhalter der Kanzlei-Textverarbeitung
Hauptartikel → Direktdruckbriefköpfe und Aktenvorblätter bearbeiten
Hauptartikel → Speichern in E-Akte
SB-Kürzel
Mit Klick auf den Link in der Spalte SB-Kürzel in der Benutzerverwaltung kann die Sachbearbeiterverwaltung aufgerufen werden.
Screenshot einfügen
Über den Button Datei:BV Neu 2.png kann ein neuer Sachbearbeiter hinzugefügt werden. In der Spalte Benutzer-Nr. kann derjenige Benutzer gewählt werden, der dem Sachbearbeiter zugewiesen werden soll. Dazu ist es erforderlich, Vor- und Nachname zu hinterlegen. Das Sachbearbeiterkürzel wird automatisch gebildet. Ferner ist festzulegen, für welchen Bereich der Sachbearbeiter tätig ist. Bei der Neuanlage eines Sachbearbeiters wird grundsätzlich ein Sachbearbeiterkürzel für sämtliche Bereiche verwendet, um die Übersichtlichkeit und Struktur zu verbessern. Mit kann ein markierter Sachbearbeiter gelöscht werden.
Es wird empfohlen, Sachbearbeiter nicht zu löschen, da in diesem Fall keine sachbearbeiterbezogenen Auswertungen mehr möglich sind. Bestehende Zuordnungen gelöschter Sachbearbeiter zu Akten, Wiedervorlagen und Buchhaltungsdaten werden entfernt.
Wurde in der Vergangenheit mit unterschiedlichen Sachbearbeiterkürzeln für die Bereiche Akten, Wieder¬vorlagen und Kalender gearbeitet, werden diese übernommen und können bei Bedarf bearbeitet werden.
Telefon
In der Spalte Telefon kann die Durchwahl des jeweiligen Benutzers gespeichert werden.
In der Spalte E-Mail ist die Eintragung einer E-Mail-Adresse für den Benutzer ersichtlich. Abweichend davon und wenn E-Mail-Konten unter E-Mail Konten hinterlegt wurden, werden diese hier zur Auswahl vorgeschlagen.
Mobil AP
Go App
Durch Eingabe der für den Benutzer identischen RMO Benutzerdaten in der RA-MICRO GO RA App, kann die Funktion Go App in der Benutzerverwaltung aktiviert werden. Durch Genehmigung des Mobilgerätes in der Benutzerverwaltung durch den Verwalter, wird die RA-MICRO Go Schnittstelle für die angemeldeten Geräte aktiviert.
Die Aktivierung der Go App Schnittstelle zu einem iPad als Erstgerät ist kostenlos. Für ein zweites Mobilgerät oder iPhone ist der Abschluss eines Go Mobil AP Abonnement im RA-MICRO Online Store erforderlich.
(Screenshot wird nachgereicht)
Go App Gerät 1
Go App Gerät 2
Referendar AP
Rechte
Über die Spalte Rechte können die Rechte eines Benutzers auf einen anderen Mitarbeiter schnell und einfach übertragen werden. Das kann z. B. vorteilhaft sein, wenn mehreren Mitarbeitern das gleiche Profil zugewiesen werden soll. Dazu ist zuerst der Benutzer in der Tabelle zu wählen, dessen Einstellungen auf andere Benutzer übertragen werden sollen. Über das Symbol der Spalte Rechte können via Drag-and-drop die Rechte eines Benutzers auf den anderen übertragen werden.
Benutzer E-Akte
Funktionen in der Abschlussleiste
Excel Export
Die Liste wird nach Excel exportiert.
OK und Schließen
Die Änderungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Abbruch und Schließen
Der Vorgang wird ohne zu Speichern beendet.