Einstellungen Chiffren

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Allgemeines

Mit Hilfe von Chiffren werden bestimmte Programmfunktionen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können nur dann geöffnet werden, wenn dem Nutzer die jeweilige Zahlenkombination bekannt ist.

Chiffren sind bestenfalls so auszuwählen, dass sie nicht einfach ermittelt werden können. Sie sind ferner sorgfältig und nicht für jeden einsehbar aufzubewahren; z. B. im Tresor.

Die höchstrangige Chiffre wird beim Aufruf der Karteikarte 2 Chiffren hier in den Allgemeinen Einstellungen abgefragt. Die Chiffren-Prioritäten lauten wie folgt:

• Chiffre E/Ü-Rechnung ist höherrangig als die Chiffre Buchhaltung
• Chiffre Buchhaltung ist höherrangig als die Allgemeine Programmchiffre.

Wer die höchstrangige Chiffre kennt, kann alle anderen Chiffren in den Allgemeinen Einstellungen einsehen und z. B. bei Bedarf Kollegen mitteilen, die Chiffren benötigen aber vergessen haben sollten.

Zum Format der Chiffren und hinsichtlich Datenpools ist zu beachten:

• Chiffren-Länge: 2 - 6 Zeichen
• Zulässige Zeichen: Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen
• Groß- und Kleinschreibung
• Für jeden Datenpool können unterschiedliche Chiffren gespeichert werden.

Einstellungen

Allgemeine Programmchiffre

Die allgemeine Programmchiffre schützt den Aufruf von Programmfunktionen in diversen Programm-Modulen.

Achtung: Zum Deaktivieren der Allgemeinen Programmchiffre ist die Ziffer 0 einzugeben und zu speichern. Wird das Feld leer, d. h. ohne einen Wert gespeichert, werden die ersten beiden Ziffern des aktuellen Tagesdatums (z. B. 03 am 03. eines Monats) als Allgemeine Programmchiffre abgefragt.

Übersicht geschützter Programmfunktionen → Hauptartikel

Chiffre Buchhaltung

Zur Sicherung sensibler Buchhaltungsdaten kann in diesem Feld eine Chiffre gespeichert werden. Sie steht prioritär unterhalb der Chiffre E/Ü-Rechnung. Ist Letztere nicht zusätzlich bekannt, können Buchungen durchgeführt und auf die Finanzbuchhaltung zugegriffen werden, jedoch nicht auf die sensiblere E/Ü-Rechnung.

Die Chiffre Buchhaltung wirkt wiederum gegenüber der Chiffre E/Ü-Rechnung prioritär.

Wird dieselbe Programmfunktion durch beide Chiffren geschützt, wird immer die Chiffre Buchhaltung abgefragt.

Übersicht geschützter Programmfunktionen → Hauptartikel

Chiffre E-Ü Rechnung

Um die sensiblen Buchhaltungsdaten bestmöglich zu sichern, sollte die Chiffre E-Ü Rechnung vergeben werden. Sie steht prioritär über der Chiffre Buchhaltung.

Anwendungsbeispiel:
Die Finanzbuchhaltung mit der Chiffre Buchhaltung schützen und für die E-Ü Rechnung eine abweichenden Chiffre E-Ü Rechnung vergeben.

Zusätzlich ist der Bereich 2 Chiffren in den Allgemeinen Einstellungen durch die Chiffre vor unbefugten Zugriffen geschützt.

Allgemein

Der Schutz der Allgemeine Programmchiffre ist durch nachfolgende Einstellungen bei Bedarf auf weitere Programmteile erweiterbar:

Übersicht zusätzlich geschützter Programmfunktionen → Hauptartikel

Dienstprogramme

Die Schutzwirkung der Allgemeinen Programmchiffre wird auf die Programmme Kanzlei > Lizenzierung sowie Online Update erweitert.

Daten-Ordner (Hauptpool)

Ergänzend zur Möglichkeit den Programmzugang der Benutzer durch ein Passwort zu schützen (sh. Kanzlei > Benutzerverwaltung), ist die Allgemeine Programmchiffre um den Schutz des Hauptpool-Datenbestands erweiterbar. Die Allgemeine Programmchiffre wird bei aktivierter Einstellung vor dem Start des RA-MICRO Hauptpools abgefragt.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.