RA-MICRO Mobil AP Exporter: Unterschied zwischen den Versionen

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Version vom 2. Oktober 2019, 13:31 Uhr

Hauptseite > E-Workflow > RA-MICRO Mobil AP Exporter

RA-MICRO Mobil AP Exporter


Kategorie: E-Workflow
Support-Hotline: 030 43598 888
Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/




Allgemeines

Dienste Starter aufrufen, um die Mobil AP Synchronisation zu startenAus Sicherheitsgründen können die zu synchronisierenden Daten für den Mobil AP mittels des zwischengeschalteten Programms boxcryptor der Firma Secomba GmbH verschlüsselt werden. Hilfestellung bei der Einrichtung erfolgt durch den RA-MICRO Vor-Ort-Partner.Auswahl eines Benutzers, für den in der RA-MICRO Benutzerverwaltung der Mobil AP aktiviert wurde, um denselben anzulegen, zu ändern oder zu löschen.Der Speicherort des Export-Ordners für den Mobil AP wird informativ angezeigt.RA-MICRO Arbeitsplatz-Installationsdateien in den Mobil AP Ordner einfügen, um sie für die Einrichtung des mobilen Endgerätes zu nutzen.Datenexport vom Basis RA-MICRO zum Mobil AP aktivierenDatenimport vom Mobil AP zum Basis RA-MICRO aktivierenMobil AP Export-Ordner zur Synchronisation über das Internet mit Resilio Sync freigebenInhalt des Mobil AP Export-Ordners löschenMobil AP anlegen aktivieren bzw. als informative Anzeige, ob zum ausgewählten Benutzer bereits ein Mobil AP existiertLAN Sync-Ordner für einen Mobil AP auf Endgeräten, die auch in der Kanzlei als Arbeitsplatz verwendet werden.Auswahl der RA-MICRO Daten, die dem Benutzer auf dem Mobil AP zur Verfügung stehen sollenAkten- und Wiedervorlagedaten zur mobilen Nutzung exportierenAdressdaten zur mobilen Nutzung exportierenAktenkonten zur mobilen Nutzung exportierenDaten zur mobilen Nutzung der OP-Liste exportierenDaten zur mobilen Nutzung der Forderungskonten exportierenE-Akte - Daten laufender und Archive abgelegter Akten ab einem bestimmten Zeitraum zur mobilen Nutzung exportierenKalendertermine und Fristen zur mobilen Nutzung exportierenDaten zur mobilen Nutzung des Zeithonorars, der Reisekosten und des Fahrtenbuchs exportierenDruckdateien der ausgewählten Benutzer zur mobilen Nutzung exportierenZeitintervall festlegen, in welchem geänderte Daten zwischen dem Kanzlei-Datenbestand und den mobilen Arbeitsplätzen aktualisiert werden sollenKonsolenfenster, die den Status des Exportfortschritts darstellen, ein- bzw. ausblendenSpeichert bzw. schließt die Einstellungenmobil ap exporter IV.png


Datenaustausch/-synchronisation zwischen Kanzleidatenbestand und zwei Mobil Arbeitsplätzen

Der RA-MICRO Mobil AP eignet sich insbesondere dafür, offline und mobil außerhalb der Kanzlei zu arbeiten. Hierfür werden im Mobil AP Exporter die RA-MICRO Daten (Akten, Adressen, Akten-/Forderungskonten, E-Akte usw.) für diejenigen Benutzer ausgewählt, die in der Benutzerverwaltung als Mobil AP - Benutzer gekennzeichnet wurden.
Voraussetzung hierfür ist eine gültige RMO-Kennung, die ebenfalls zum Benutzer in der Benutzerverwaltung zu speichern ist.

Steht eine stabile Internetverbindung zur Verfügung, ist es selbstverständlich möglich mit dem Mobil AP, unter Zuhilfenahme des Programms Resilio® Sync (Firma Resilio Inc.) zum Austausch von auf dem Mobil AP und im Basis RA-MICRO geänderter Daten über das Internet (Synchronisation), außerhalb des Büros online zu arbeiten.

Der Mobil AP kann direkt über das RA-MICRO Hauptmenü sowie im Programmbereich E-Workflow gestartet werden.

Funktionen in der Toolbar

Dienste Starter

Um den automatischen Export gemäß festgelegtem Aktualisierungsintervall von im Kanzleidatenbestand geänderten Daten zum Mobil AP sicherzustellen, ist es erforderlich den Kanzlei-Dienst RA-MICRO Mobil AP Synchronisation im RA-MICRO Dienste Starter bei Benutzern zu aktivieren, die RA-MICRO regelmäßig geöffnet haben. Einer dieser Benutzer übernimmt automatisch den Export an den oder die mobilen Arbeitsplätze. Beendet der den Dienst ausführende Benutzer das Programm, übernimmt der nächste im RA-MICRO aktive Benutzer, für den der Dienst aktiviert ist, diesen.

Sollen vom Mobil AP aus geänderte Daten (z. B. neu erstellte oder geänderte Dokumente) in den Kanzlei-Datenbestand importiert werden, ist es ebenfalls erforderlich den Kanzlei-Dienst RA-MICRO Mobil AP Synchronisation im RA-MICRO Dienste Starter zu aktivieren. Die Speicherung der aus dem Mobil AP importierten geänderten Daten erfolgt damit automatisch im Hintergrund.

Der Dienste Starter kann für die erforderliche Konfiguration über diese Schaltfläche oder im Info-Bereich der Windows Taskleiste aufgerufen werden.

Sicherheitshinweis

Aus Sicherheitsgründen können die zu synchronisierenden Daten für den Mobil AP mittels des zwischengeschalteten Programms boxcryptor der Firma Secomba GmbH verschlüsselt werden. Hilfestellung bei der Einrichtung erfolgt durch den RA-MICRO Vor-Ort-Partner.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

Mobil AP Benutzer

In der Liste werden alle RA-MICRO Benutzer angezeigt, für die in der Benutzerverwaltung der Mobil AP aktiviert wurde (Mobil AP Benutzer).

Für den ausgewählten Benutzer bzw. dessen Mobil Box gelten die nachfolgenden Einstellungen.

Mobil AP Export-Ordner

Der Speicherort des Export-Ordners für den Mobil AP wird informativ angezeigt. Er wird nach Anlage des Mobil AP mit allen notwendigen und im Folgenden ausgewählten RA-MICRO Daten bestückt und bei Datenänderungen aktualisiert.

Arbeitsplatzinstallationsdateien in Mobil AP Ordner einfügen

Ist auf dem mobilen Endgerät, auf welchem der Mobil AP genutzt werden soll, noch kein RA-MICRO installiert, empfiehlt es sich, die Installationsdateien für den Arbeitsplatz ebenfalls zu übertragen. Die in diesem Fall auszuführende RA-MICRO Verknüpfung kann sich, je nach aktiver Einstellungen im Mobil AP Exporter, an folgenden Speicherorten befinden:

Mobil AP Export-Ordner: Mobil AP Export-Ordner & Mobil AP LAN Sync-Ordner:
datpath inst.png lan inst.png

Die jeweils gültigen Pfadangaben können der Programmoberfläche des Exporters entnommen werden. Alternativ kann die ebenfalls dort gespeicherte Datei RA-MICRO.cmd zum Start der Arbeitsplatzinstallation ausgeführt werden.

inst verknuepfg.png

Mobil AP Export aktiv

In den Mobil AP Ordner werden die im Bereich Auswahl laufende RA-MICRO Datenexporte zum Mobil AP des Benutzers ausgewählten Daten exportiert. Folgende Vorschlagswerte werden zusätzlich mit dem Aktivieren der Einstellung gesetzt:

  • Akten / Wiedervorlagen
  • Adressen
  • E-Akten des aktuellen und der letzten beiden Jahrgänge

Ändern sich Daten im Basis RA-MICRO (z. B. Anlage einer neuen Akte, neuer Adressen oder Dokumente), werden diese geänderten Daten bei aktiver Einstellung regelmäßig automatisch an den Mobil AP Export-Ordner kopiert. Damit ist sichergestellt, dass auf dem Mobil AP, je nach ausgewähltem Aktualisierungsintervall, jederzeit der aktuelle Datenbestand der Kanzlei abgebildet wird.

Ist die Einstellung aktiv, wird zusätzlich der Mobil AP Import aktiviert. Diese Kombination ist obligatorisch und kann nicht geändert werden.

Mobil AP Import aktiv

Werden auf dem Mobil AP Daten geändert (z. B. Erfassung von Zeithonoraren), werden sie automatisch zurück ins Basis RA-MICRO übertragen, sofern diese Einstellung aktiv ist. Zur weiteren Verarbeitung in der Kanzlei ist es hier erforderlich, den Kanzlei Dienst RA-MICRO Mobil AP Synchronisation bei mindestens einem Benutzer, der RA-MICRO regelmäßig startet und offen lässt, zu aktivieren.

birne.fw.png Ist oben genannter Kanzlei Dienst aktiv, ist zu beachten, dass die an den Mobil AP exportierten und hier geänderten Daten nicht zu alt sind, da die automatische Verarbeitung durch den Dienst im Kanzleidatenbestand keine Versionskontrolle der zu speichernden Daten vornimmt.

Mobil AP freigeben

Um den Datenex- und -import zwischen Mobil AP und Kanzleidatenbestand außerhalb des Büros über das Internet zu nutzen, ist es möglich, den Mobil AP Export-Ordner mittels der vorab zu installierenden Synchronisationssoftware Resilio® Sync (Firma Resilio Inc.) freizugeben. Zusätzlich sollte der Ordner zuvor aus sicherheitstechnischen Gründen verschlüsselt werden. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.

Mobil AP löschen

Ein Klick / Touch auf das Mülleimer-Symbol löscht den Inhalt des Mobil AP Export-Ordners des Benutzers nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage.

birne.fw.png Es wird lediglich der Inhalt des Mobil AP Export-Ordners im Kanzleidatenbestand und auf dem mobilen Endgerät gelöscht. Letzteres sofern der Export bzw. die Datensynchronisation via Resilio Sync aktiv ist. Die RA-MICRO Software auf dem mobilen Endgerät ist separat zu deinstallieren, sofern sie hier nicht mehr verwendet werden soll.

Mobil AP angelegt/anlegen

Existiert zum ausgewählten Benutzer bereits ein Mobil AP, kann die Einstellung nicht geändert werden. Lediglich informativ wird angezeigt, dass der Mobil AP angelegt ist.

map var1.png

Steht für den ausgewählten Benutzer noch kein Mobil AP zur Verfügung, ist die Einstellung klickbar, wird jedoch standardmäßig auch vorgeschlagen. Sie sorgt dafür, dass die Standardeinstellungen für die Anlage des Mobil APs automatisch als Vorschlagswerte aktiviert werden.

map var2.png

Mobil AP LAN Sync Ordner (Arbeitsplatz-PC)

Wird das mobile Endgerät auch in der Kanzlei als Arbeitsplatz verwendet, ist diese Einstellung zu aktivieren. Damit wird neben dem serverseitigen Mobil AP Export-Ordner zusätzlich ein lokaler Synchronisations-Ordner unter dem Profil des aktuellen Windows-Benutzers angelegt oder wahlweise auf dem lokalen RA-MICRO Installationslaufwerk. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.

Auswahl laufende RA-MICRO Datenexporte zum Mobil AP des Benutzers

In diesem Bereich werden die RA-MICRO Daten zum Export auf den Mobil AP ausgewählt, die für den Benutzer für die Arbeit außerhalb der Kanzlei relevant sind. Dabei sollte der Speicherplatz auf dem mobilen Endgerät im Auge behalten werden. Gespart werden kann hier bspw. wenn nur die E-Akten zu den unterwegs zu bearbeitenden Jahrgängen übertragen werden.

Akten / Wiedervorlagen

Die Aktendaten nebst ggf. vorhandener Wiedervorlagen werden bei Aktivierung exportiert. Die Aktenstammdaten sind für die mobile Arbeit erforderlich und können auf dem Mobil AP nicht geändert werden. Sie dienen in diesem Zusammenhang vorrangig als Datengrundlage für die Programme, die im Umfang des Mobil APs enthalten sind.

birne.fw.png Es ist notwendig den Parallelbetrieb Dateiformat für Mobil AP Export in der SQL-Modulverwaltung (Aufruf über das Technische Supportmodul) zu aktivieren, werden Akten und Adressen in Verbindung mit einem SQL-Server genutzt. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.

Adressen

Der Adressdatenbestand wird exportiert, wenn diese Einstellung aktiviert ist. Die Adressdaten sind für die mobile Arbeit erforderlich und können auf dem Mobil AP nicht geändert werden. Sie dienen in diesem Zusammenhang vorrangig als Datengrundlage für die Programme, die im Umfang des Mobil APs enthalten sind.

birne.fw.png Es ist notwendig den Parallelbetrieb Dateiformat für Mobil AP Export in der SQL-Modulverwaltung (Aufruf über das Technische Supportmodul) zu aktivieren, werden Akten und Adressen in Verbindung mit einem SQL-Server genutzt. Die Einrichtung nimmt der RA-MICRO Vor-Ort-Partner oder Systemadministrator vor.

Aktenkonten

Exportierte Aktenkonten können außerhalb der Kanzlei auf dem Mobil AP im Aktenkonto Fenster über die Akteninfo aufgerufen werden.

Offene Posten

Die OP-Liste ist im Mobil AP nutzbar, wenn diese Daten exportiert werden. Die Daten können hier gefiltert, die Liste gedruckt oder gespeichert werden. Ferner steht die Mahnstatistik zur Verfügung.

Der Mahnlauf selbst kann auf dem Mobil AP nicht durchgeführt werden.

Forderungskonten

Exportierte Forderungskonten können außerhalb der Kanzlei auf dem Mobil AP im Foko Fenster über die Akteninfo aufgerufen werden.

E-Akten / Abgelegte archivierte E-Akten

Um Speicherplatz auf dem mobilen Endgerät einzusparen ist es zusätzlich möglich, den Export der für die Arbeit benötigten E-Akten auf den Mobil AP auf bestimme Jahrgänge zu beschränken. Genauso verhält es sich hinsichtlich der abgelegten und archivierten E-Akten. Wahlweise ist der Export auch dieser Daten auf bestimmte Jahrgänge begrenzbar, sofern die Einstellung Abgelegte archivierte E-Akten zusätzlich aktiviert und ein Zeitraum ausgewählt wird.

Hauptartikel → Archivierung E-Akte (Einstellungen)

Kalender / Fristen

Mit dieser Einstellung wird die Synchronisation des Kalender + zwischen dem Kanzlei-Datenbestand und dem Mobil AP sowie der Export der Fristenliste an den Mobil AP aktiviert. Kalender-Termine sind auch im Mobil AP bearbeitbar und werden durch die Synchronisation mit dem Kanzlei-Datenbestand abgeglichen.

Die Fristenliste wird auf dem Mobil AP im Kalender + angezeigt, sobald in dessen Einstellungen die Anzeige derselben aktiviert wird. Eine Bearbeitung der Fristen ist im Mobil AP nicht möglich.

ZH I / Auslagenerfassungen

Zeithonorar- und Auslagenerfassungen (Reisekosten sowie Fahrtenbuch) werden an den Mobil AP exportiert und geänderte bzw. hier neu erfasste Kosten dieser Art wieder in den RA-MICRO Kanzlei-Datenbestand importiert.

Druckdateiordner Benutzer

Druckdateien werden standardmäßig je Benutzer gespeichert. Sie können mit Hilfe dieser Einstellung nebst Benutzerauswahl in den Mobil AP exportiert und hier in der E-Akte im Bereich Druckdateien angezeigt werden.

Druckdateien können im Mobil AP geändert und neu erstellt werden. Ist im Dienste Starter der Kanzlei Dienst RA-MICRO Mobil AP Synchronisation aktiv, werden die Änderungen automatisch in den Kanzlei-Datenbestand übertragen, so dass sich die Nutzung des Mobil APs auch als externer Schreibplatz empfiehlt.

Hauptartikel → Druckdateien speichern am Beispiel der RA-MICRO Word-Schnittstelle

Aktualisierungsintervall

Zum Festlegen des Zeitintervalls, in welchem der Ex- und Import geänderter Daten zwischen dem Kanzlei-Datenbestand und der aktiven mobilen Arbeitsplätze erfolgen soll.

Mobil AP Export-Jobs anzeigen

Anzeige des Export-Status

Wird die Einstellung zum jeweiligen Benutzer entfernt, werden die Konsolenfenster, welche die Ex- und Importvorgänge auf dem Arbeitsplatz des RA-MICRO Benutzers in der Kanzlei detailliert darstellen, ausgeblendet.

Anderenfalls werden sie minimiert mit dem RA-MICRO Hauptmenü gestartet und können bei Bedarf in den Vordergrund geholt werden, um bspw. den Fortschritt des Kopiervorgangs zu prüfen.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Z Ok.png
Legt den Mobil AP an bzw. speichert die geänderten Einstellungen und das Fenster wird geschlossen. Hiernach ist ein Neustart des RA-MICRO Hauptmenüs erforderlich.

Abbruch und Schließen

Z Schließen.png
Das Fenster wird ohne Speicherung geänderter Mobil AP Export-Einstellungen geschlossen.