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Allgemeines
Mit Hilfe von Chiffren werden bestimmte Programmfunktionen vor unbefugtem Zugriff geschützt. Sie können nur dann geöffnet werden, wenn dem Nutzer die jeweilige Chiffre bekannt ist.
Chiffren sind bestenfalls so auszuwählen, dass sie nicht einfach ermittelt werden können. Sie sind ferner sorgfältig und nicht für jeden einsehbar aufzubewahren; z. B. im Tresor.
Die höchstrangige Chiffre wird beim Aufruf der Karteikarte 2 Chiffren hier in den Allgemeinen Einstellungen abgefragt. Die Chiffren-Prioritäten lauten wie folgt:
- Chiffre E/Ü-Rechnung ist höherrangig als die Chiffre Buchhaltung
- Chiffre Buchhaltung ist höherrangig als die Allgemeine Programmchiffre.
Wer die höchstrangige Chiffre kennt, kann alle anderen Chiffren in den Allgemeinen Einstellungen einsehen und z. B. bei Bedarf Kollegen mitteilen, die Chiffren benötigen aber vergessen haben sollten.
Zum Format der Chiffren und hinsichtlich Datenpools ist zu beachten:
- Chiffren-Länge: 2 - 6 Zeichen
- Zulässige Zeichen: Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen
- Groß- und Kleinschreibung
- Für jeden Datenpool können unterschiedliche Chiffren gespeichert werden.
Einstellungen
Allgemeine Programmchiffre
Die allgemeine Programmchiffre schützt den Aufruf von Programmfunktionen in diversen Programm-Modulen.
Achtung: Zum Deaktivieren der Allgemeinen Programmchiffre ist die Ziffer 0 einzugeben und zu speichern. Wird das Feld leer, d. h. ohne einen Wert gespeichert, werden die ersten beiden Ziffern des aktuellen Tagesdatums (z. B. 03 am 03. eines Monats) als Allgemeine Programmchiffre abgefragt.
Übersicht geschützter Programmfunktionen → Hauptartikel
Chiffre Buchhaltung
Zur Sicherung sensibler Buchhaltungsdaten kann in diesem Feld eine Chiffre gespeichert werden. Sie steht prioritär unterhalb der Chiffre E/Ü-Rechnung. Ist Letztere nicht zusätzlich bekannt, können Buchungen durchgeführt und auf die Finanzbuchhaltung zugegriffen werden, jedoch nicht auf die sensiblere E/Ü-Rechnung.
Die Chiffre Buchhaltung wirkt wiederum gegenüber der Chiffre E/Ü-Rechnung prioritär.
Wird dieselbe Programmfunktion durch beide Chiffren geschützt, wird immer die Chiffre Buchhaltung abgefragt.
Übersicht geschützter Programmfunktionen → Hauptartikel
Chiffre E-Ü Rechnung
Um die sensiblen Buchhaltungsdaten der E-Ü Rechnung bestmöglich zu sichern, sollte die Chiffre E-Ü Rechnung vergeben werden. Sie steht prioritär über der Chiffre Buchhaltung. Zusätzlich ist der Bereich 2 Chiffren in den Allgemeinen Einstellungen durch die Chiffre vor unbefugten Zugriffen geschützt.
Anwendungsbeispiel:
Die Finanzbuchhaltung mit der Chiffre Buchhaltung schützen und für die E-Ü Rechnung eine abweichenden Chiffre E-Ü Rechnung vergeben.
Übersicht geschützter Programmfunktionen → Hauptartikel
Allgemein
Der Schutz der Allgemeine Programmchiffre ist durch nachfolgende Einstellungen bei Bedarf auf weitere Programmteile erweiterbar:
Übersicht zusätzlich geschützter Programmfunktionen → Hauptartikel
Dienstprogramme
Die Schutzwirkung der Allgemeinen Programmchiffre wird auf die Programmme Kanzlei > Lizenzierung sowie Online Update erweitert.
Daten-Ordner (Hauptpool)
Ergänzend zur Möglichkeit den Programmzugang der Benutzer durch ein Passwort zu schützen (sh. Kanzlei > Benutzerverwaltung), ist die Allgemeine Programmchiffre um den Schutz des Hauptpool-Datenbestands erweiterbar. Die Allgemeine Programmchiffre wird bei aktivierter Einstellung vor dem Start des RA-MICRO Hauptpools abgefragt.
Buchhaltung
Die Schutzwirkung der Chiffre Buchhaltung wird durch die Einstellungen in diesem Bereich auf weitere Programmteile erweitert.
Aktenkonto
Die Wirkung der Chiffre Buchhaltung wird auf das gesamte Programm-Modul Aktenkonto erweitert.
Übersicht Finanzkonten/Sachkonten
Ist zusätzlich zu einer gespeicherten Buchhaltungschiffre diese Einstellung aktiv, wird diese bei Aufruf der Programmfunktionen Finanzkonten und Sachkonten abgefragt.
Kostenblatt
Die Wirkung der Chiffre Buchhaltung wird auf das gesamte Programm-Modul Kostenblatt erweitert.
Eine Ausnahme bildet das Fahrtenbuch, das nicht dem Schutz der Erweiterung unterliegt und weiterhin ohne Chiffre-Abfrage geöffnet werden kann.
OP-Liste
Die Wirkung der Chiffre Buchhaltung wird auf das gesamte Programm-Modul Offene Posten erweitert.
Eine Ausnahme bildet die Rechnungssummenliste, die nicht dem Schutz der Erweiterung unterliegt und weiterhin ohne Chiffre-Abfrage geöffnet werden kann.
Zahlungsverkehr
Die Wirkung der Chiffre Buchhaltung wird auf das gesamte Programm-Modul Zahlungen erweitert.
Eine Ausnahme bilden die Programme Überweisung und Scheck, die trotz aktiver Einstellung ohne Chiffreabfrage genutzt werden können.
E-Ü Rechnung
Die Schutzwirkung der Chiffre E-Ü Rechnung wird durch die Einstellungen in diesem Bereich auf weitere Programmteile erweitert.
Adress-Listen
Die Wirkung der Chiffre E-Ü Rechnung wird auf den Programmteil Adressliste erweitert.
Aktenregister-Listen
Ist zusätzlich zu einer Chiffre E-Ü Rechnung diese Einstellung aktiv, wird die Chiffre bei Aufruf der Programmfunktion Aktenregister abgefragt.
Druck Buchhaltungslisten
Die Wirkung der Chiffre E-Ü Rechnung wird auf den Druck der Buchhaltungslisten erweitert.
Rechnungssummenliste
Die Wirkung der Chiffre Buchhaltung wird auf die Rechnungssummenliste in den Offenen Posten erweitert.
Funktionen in der Abschlussleiste
OK und Schließen
Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.
Abbruch und Schließen
Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.