E-Workflow (Einstellungen)

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E-Workflow (Einstellungen)
Kategorie: Kanzlei Support-Hotline: 030 43598 888 Support-Internetseite: https://www.ra-micro.de/support/

Allgemeines

Im folgenden sind die Einstellungen im Bereich E-Workflow erläutert. Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Funktionen im Bearbeitungsbereich

1 E-Akte

Anzeige

Die Einstellungen zur Unterkarteikarte Anzeige sind in den Einstellungen Anzeige zu finden.

Speichern

Die Einstellungen zur Unterkarteikarte Speichern sind in den Einstellungen Speichern zu finden.

Scanner

Die Einstellungen zur Unterkarteikarte Scanner sind in den Einstellungen Scanner zu finden.

Laufwerk

Die Einstellungen zur Unterkarteikarte Laufwerke sind in den Einstellungen Laufwerke zu finden.

Sonstiges

Die Einstellungen zur Unterkarteikarte Sonstiges sind in den Einstellungen Sonstiges zu finden.

OCR

Die Einstellungen zur Unterkarteikarte OCR sind in den Einstellungen OCR zu finden.

2 Postkorb

Der Postkorb ermöglicht das Bearbeiten und Zuweisen von Arbeitsanweisungen zu Dokumenten an einzelne oder mehrere Benutzer Postkörbe.

Hauptartikel → Postkorb

2.02 Bildschirmmeldung bei neuen Eingängen

Zusätzlich zu dieser Einstellung muss im Dienste Starter der Arbeitsplatz-Dienst Postkorb Nachrichten aktiviert werden. Dann wird bei Eingang neuer Dokumente oder Verfügungen im Postkorb eine Meldung am unteren rechten Bildschirmrand angezeigt. Per Klick/Touch auf die Benachrichtigung, kann der eigene Postkorb direkt geöffnet werden.

2.03 Tonsignal bei neuen Eingängen

Kommen neue Dokumente oder Verfügungen im Postkorb an, wird dies mittels eines akustischen Signals angezeigt.

2.04Leere Postkörbe anzeigen

Befinden sich in den Postkörben anderern Benutzer keine Dokumente, werden diese standardmäßig ausgeblendet, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Sollen leere Postkörbe anderer Benutzer angezeigt werden, um doch stets eine Sichtkontrolle zu haben, ist diese Einstellung zu aktivieren.

2.05 Diktate / SClips abspielen mit

Im Postkorb empfangene, verschlüsselte Sprachnachrichten in Form von wav-Audiodateien können mit dem SClip Player oder wahlweise mit dem DictaNet PC Player entschlüsselt und abgespielt werden.

Der SClip-Player steht in RA-MICRO kostenlos zur Verfügung. Für professionelle Schreibsets von Olympus, Philips oder Grundig kann der kostenpflichtige DictaNet PC Player (Lizenzierung über den RMO Store) genutzt werden.

3 Posteingang

Der Posteingang ist der elektronische Posteingang der Kanzlei. Alle elektronisch eingehenden Dokumente werden hier erfasst, Aktennummern zugeordnet und an die Postkörbe der Kanzleimitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet.

Hauptartikel → Posteingang

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Nach Änderung von Einstellungen ist ein Neustart des Posteingangs empfehlenswert.

3.02 Beim Beenden von RA-MICRO starten

Mit dieser Einstellung kann gewählt werden, ob der Posteingang beim Beenden von RA-MICRO gestartet werden soll, um bspw. vor dem Feierabend zu prüfen, ob die über den Arbeitstag eingegangene elektronische Post vollständig verarbeitet wurde.

• Um ganz sicher zu gehen, kann Immer aktiviert werden. So kann in jedem Fall eine abschließende Kontrolle erfolgen, auch wenn der Posteingang leer ist.
• Bei Vorhandensein unverarbeiteter Dokumente verursacht einen Programmstart im Gegenzug nur dann, wenn noch Dokumente im Posteingang liegen. Ist er leer, wird das Programm nicht gestartet.
• Bleibt die Auswahlliste leer, wird der Posteingang beim Beenden von RA-MICRO in keinem Fall gestartet.

3.05 Fax-Kennung der Kanzlei

Hier ist die E-Mail Adresse des Fax-Servers der Kanzlei einzutragen. Im Posteingang werden sodann die per E-Mail über diesen Server eingehenden elektronischen Faxe als solche erkannt und mit dem entsprechenden Dokumentensymbol ausgewiesen. Der leere Mail Textkörper wird automatisch vom Programm entfernt.

3.06 E-Mails von folgenden Adressen werden nicht in den Posteingang importiert

E-Mails von hier hinzugefügten Absender-Adressen werden nicht in den Posteingang importiert, um unerwünschte oder private E-Mails nicht in den Kanzleikreislauf gelangen zu lassen.

Die Einstellung wird sowohl beim Import über die Quelle Importordner Outlook als auch beim Import über die Quelle E-Mail Konten berücksichtigt.

Die Adressliste wird über die Schaltfläche Hinzufügen ergänzt, über Bearbeiten können in der Liste markierte Adressen geändert und mittels Entfernen aus der Liste gelöscht werden.

3.07 Posteingang Statistik

Mit der Posteingang Statistik können Auswertungen zu den elektronischen Eingangsquellen der Kanzlei (Fax, E-Mail, beA, Scan etc.) erstellt werden. Sie sind nach Posteingang, Benutzer, Quellen und Ziel/Postkorb gruppierbar und werden als Säulen- und/oder Kreisdiagramm optisch aufbereitet.

Hauptartikel → Posteingang Statistik

4 Postausgang

Allgemein

Hauptartikel → Postausgang
Hauptartikel → beA Postausgang
Hauptartikel → E-Brief

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Nach Änderung von Einstellungen ist ein Neustart des Postausgangs empfehlenswert.

4.01 Beim Beenden von RA-MICRO starten

Mit dieser Einstellung kann gewählt werden, ob der Postausgang beim Beenden von RA-MICRO gestartet werden soll, um bspw. vor dem Feierabend zu prüfen, ob die über den Arbeitstag gesammelte elektronische Post vollständig versendet wurde.

• Um ganz sicher zu gehen, kann Immer aktiviert werden. So kann in jedem Fall eine abschließende Kontrolle erfolgen, auch wenn der Postausgang leer ist.
• Bei Vorhandensein unverarbeiteter Dokumente verursacht einen Programmstart im Gegenzug nur dann, wenn noch nicht gesendete E-Briefe oder beA Nachrichten im Postausgang liegen. Ist er leer, wird das Programm nicht gestartet.
• Bleibt die Auswahlliste leer, wird der Postausgang beim Beenden von RA-MICRO in keinem Fall gestartet.

4.02 Sicherheitsabfrage beim Löschen

Bei Nutzung der Löschfunktion für einen E-Brief im Postausgang wird, bei aktiver Einstellung, vorab eine Sicherheitsabfrage angezeigt. Dies minimiert das Risiko, eine Nachricht versehentlich zu löschen. Ist die Einstellung nicht aktiv, wird der Löschbefehl sofort ausgeführt.

4.03 Automatisch senden

Ist die Einstellung aktiv, werden E-Briefe immer automatisch über den Postausgang versendet, sobald dieser gestartet ist. Eine Speicherung in die E-Akte erfolgt ebenfalls automatisch.

Ist die Einstellung nicht aktiv, erfolgt der Versand von E-Briefen, wenn im Postausgang der Befehl über die Schaltfläche Senden manuell gegeben wird. In diesem Fall können die E-Briefe vor dem Versand noch einmal kontrolliert oder nur einzelne, zuvor markierte versendet werden.

4.04 E-Akte Speicherdialog anzeigen

Die Einstellung ist abhängig von Automatisch senden: Ist diese Einstellung nicht aktiv, kann für den manuellen Versand ausgewählt werden, ob der E-Akte Speicherdialog angezeigt werden soll, um die Metadaten für den zu speichernden E-Brief vorab anzupassen oder ggf. zu entscheiden, ob keine Speicherung zur E-Akte erfolgen bzw. bestimmte Anlagen für die Speicherung deaktiviert werden sollen (dies in Abhängigkeit von der nachfolgend beschriebenen Einstellung E-Brief Anlagen speichern).

Hauptartikel → Speichern in E-Akte

Ist die Einstellung aktiv wird, wie beim automatischen Senden, jeder E-Brief automatisch bei Versand zur E-Akte gespeichert. Die Metadaten des gespeicherten E-Briefs können erforderlichenfalls in der E-Akte nachbearbeitet werden.

Hauptartikel → Dokument-Metadaten

4.05 E-Brief Anlagen speichern

Ist die Einstellung aktiv, werden die Anlagen des E-Briefs beim manuellen Versand im E-Akte Speicherdialog bereits zum Speichern vorgeschlagen. Werden Anlagen nicht benötigt, können sie beim Speichern abgewählt werden, z. B. um Speicherplatz einzusparen. Die Anlagen werden nicht extrahiert, wird der E-Brief lt. Einstellung auch im Originalformat gespeichert, sondern verbleiben ausschließlich als Bestandteil des E-Brief Containers.

Beim automatischen Versand werden die Anlagen immer extrahiert und zusammen mit dem E-Brief Container und/oder der erzeugten PDF-Datei zur E-Akte gespeichert.

4.07 ERVB-Informationen im beA Postausgang

Im beA Postausgang werden die Informationen zur Durchsuchbarkeit, Schrifteinbettung und zum PDF/A Format der Dokumente in zusätzlichen Informationsspalten angezeigt.

4.08 beA-konforme autom. Dateinamenkorrektur

Dateinamen elektronischer Dokumente, die per beA versendet werden, unterliegen folgenden Vorgaben der BRAK. Die Länge der Dateinamen inkl. Dateiendungen darf max. 90 Zeichen umfassen. Es sind alle Buchstaben des deutschen Alphabets und alle Ziffern zulässig. Es dürfen Unterstriche und Minus-Zeichen verwendet werden. Punkte sind nur als Trennung zwischen dem Dateinamen und der Dateiendung zulässig. Leerzeichen sind nicht erlaubt. Mit dieser Einstellung wird der Dateiname im beA Postausgang automatisch an die o.g. Vorgaben angepasst.

Signatur

4.09 Im beA Postausgang alle Anlagen signieren

Im beA Postausgang werden über die Programmfunktion Signieren die Dateianlagen einer Nachricht mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) versehen. Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, ob nur die als Schriftsatz gekennzeichneten Anlagen oder ob alle Anlagen mit einer qeS versehen werden sollen.

4.10 Signaturprogramm beA Postausgang

Mit dieser Einstellung kann festgelegt werden, welches Signaturprogramm für die Funktion Signieren im beA Postausgang verwendet werden soll. Mit der Option Intern wird die Signaturfunktion der in RA-MICRO integrierten beA-Schnittstelle der BRAK genutzt (keine gesonderte Installation erforderlich). Bei Nutzung dieser Signaturfunktion gibt es Besonderheiten.

Die interne beA Signaturfunktion bietet über die KSW-Schnittstelle keine Stapelsignatur an. Für jedes zu signierende Dokument ist die PIN der Signaturkarte einzeln einzugeben.

Mit der Option Extern wird die Signaturfunktion des gesondert zu installierenden Programmes „SecSigner“ verwendet.

Betreff

4.11 Betreff für E-Mails / E-Briefe

Für einen einheitlichen Betreff von E-Mails und E-Briefen kann der Betreff nach Aktivierung dieser zentralen Einstellung (Verwalterrecht ist erforderlich) in Inhalt und Reihenfolge durch max. 4 zur Akte hinterlegten Daten poolübergreifend definiert werden.

Eine Vorschau ermöglicht einen Ausblick auf den zusammengestellten Betreff.

Bei Benutzern ohne Verwalterrecht wird die Einstellung nebst Unterpunkte sowie die Vorschau ausgegraut dargestellt.

1. Position - 4. Position

Der Inhalt des Betreffs kann mithilfe der folgenden 4 Auswahlmöglichkeiten festgelegt werden:

• Aktenkurbezeichnung
• Aktenlangbezeichnung
• Aktennummer
• Betreffzeile_1
• Betreffzeile_2
• Betreffzeile_3

5 WebAkte

Die Zugangsdaten für die WebAkte können eingestellt werden.

Um die Schnittstelle zur WebAkte der Firma e.Consult AG in RA-MICRO nutzen zu können, sind die WebAkte-Zugangsdaten hier zu speichern.

Das WebAkte-Abo kann über den RA-MICRO Online Store erworben werden. Die erforderlichen Zugangsdaten werden hiernach zur Verfügung gestellt.

Die WebAkte ermöglicht den kompletten Versand von E-Akten oder auch einzelner Dokumente, um so beispielsweise den Mandanten über einen separat verschlüsselten Web-Zugang über den Aktensachstand zu informieren. Ferner ermöglicht die WebAkte die Kommunikation mit Haftpflicht- und Rechtsschutzversicherungen.

Hauptartikel → WebAkte
Hauptartikel → Senden an Kfz-Schadenversicherung
Hauptartikel → Senden an Rechtsschutzversicherung

Zugangsdaten

Die Zugangsdaten, bestehend aus einem Benutzernamen, einem Kennwort und der Kanzlei-ID, die Firma e.Consult zur Verfügung stellt, schalten die WebAkte-Funktionalitäten in RA-MICRO frei. Auf eine fehlerfreie Eingabe ist zu achten.

Werden Benutzername oder Kennwort über den administrativen Web-Zugang geändert, müssen diese geänderten Daten ebenfalls an dieser Stelle angepasst werden.

6 RA-MICRO Apps

Einstellungen RA-MICRO Apps

6.01 Aktenanforderung von RA-MICRO App / E-Akte App ausführen

Mit der Einstellung kann eine Auswahl getroffen werden, in welcher Form die angeforderten Akten aus der App übertragen werden sollen.

Manuell: Geht eine Aktenanforderung aus der RA-MICRO APP / E-Akte App ein, erhält der Benutzer mit Verwalterrecht eine entsprechende Programmabfrage. Daraufhin stimmt der Benutzer in RA-MICRO dem Versand der aus der App angeforderten Akte zu oder lehnt die Anforderung ab.

Automatisch: Es ist keine Zustimmung erforderlich, die Anforderung wird sofort ausgeführt.

Keine: Etwaige Aktenanforderungen aus der RA-MICRO APP / E-Akte App bleiben grundsätzlich unbeantwortet.

Die Einrichtung der E-Akte APP ist im Hauptartikel E-Akte APP, die der RA-MICRO APP im Artikel RA-MICRO APP einrichten beschrieben.

6.02 Mandant pro Tag

Über die RA-MICRO App / E-Akte App können alle oder einzelne Akten zu einem Mandanten angefordert werden, um diese auf dem Mobilgerät einzusehen.
Mit Hilfe dieser Sicherheitseinstellung kann der Abruf von Akten auf max. 10 beschränkt werden, um die Nutzung des Datenvolumens auf mobilen Geräten nicht unnötig zu strapazieren.

6.02 Akten pro Tag

Über die RA-MICRO App / E-Akte App können alle oder einzelne Akten zu einem Mandanten angefordert werden, um diese auf dem Mobilgerät einzusehen.
Mit Hilfe dieser Sicherheitseinstellung kann der Abruf von Akten auf max. 10 beschränkt werden, um die Nutzung des Datenvolumens auf mobilen Geräten nicht unnötig zu strapazieren.

6.05 Kanzleipasswort

Das Kanzleipasswort verschlüsselt die E-Akten Archive auf dem Archivlaufwerk und sollte an einem sicheren Ort aufbewahrt werden.

Einstellungen in roter Schrift stellen zentrale Einstellungen dar. Sie wirken sich in RA-MICRO im gesamten Netzwerk aus, während lokale Einstellungen, die in blauer Schrift angezeigt werden, allein zum jeweiligen Benutzer gespeichert werden.

Das Passwort hat folgende Voraussetzungen zu erfüllen:

• Mindestens acht Zeichen
• Mindestens eine Ziffer
• Ein Kleinbuchstabe
• Ein Großbuchstabe
• Ein Sonderzeichen der Tastatur

Das gespeicherte Passwort wird grundsätzlich mit ******* verdeckt angezeigt.

Zeigt einem Benutzer mit Verwalterrecht das gespeicherte Passwort in Klarschrift an.

Funktionen in der Abschlussleiste

OK und Schließen

Die geänderten Einstellungen werden gespeichert und das Fenster wird geschlossen.

Abbruch und Schließen

Die Einstellungen werden ohne Speicherung der Änderungen geschlossen.